Digital Assistant
BPMN-regelbasiert
Arbeitet strikt nach Compliance- und Prozessvorgaben (BPMN 2.0 & Process Engine) – perfekt für strukturierte Regelwerke und geführte Sachbearbeitung, auch in Hochsicherheitsbereichen.
Digitale Fachkräfte
Digitale Fachkräfte sind konfigurierbare, KI-gestützte Software-Kollegen, die definierte Aufgaben eines Stellenprofils übernehmen – als Assistant, Agent oder Worker. Rund um die Uhr, skalierbar und DSGVO-konform.
Grundlagen
Was ist eine digitale Fachkraft?
Eine digitale Fachkraft ist ein konfigurierbarer, KI-gestützter Software-Kollege, der klar definierte Aufgaben eines Stellenprofils übernimmt – von der Sachbearbeitung über die Rechnungs- und Dokumentenprüfung bis hin zu komplexen, wissensintensiven Vorgängen.
KI und BPMN 2.0 – die perfekte Symbiose
Statt starrer Bots modellieren wir Ihre Abläufe auf Basis des offenen Standards BPMN 2.0 und ergänzen sie gezielt um KI. Jeder einzelne Schritt bleibt dabei nachvollziehbar, prüfbar und jederzeit anpassbar – ganz ohne Blackbox und ohne Anbieter-Knebelung.
Assistant, Agent oder Worker
Je nach Aufgabe arbeitet die digitale Fachkraft als Assistant (regelbasiert), als Agent (KI-gestützt) oder als Worker (autonom). Dabei bindet sie sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme wie ERP, CRM oder HR ein – rund um die Uhr, beliebig skalierbar und DSGVO-konform.
So schließt sie konkrete Lücken im Team
- Übernimmt liegengebliebene Routine – zuverlässig und ohne Rückstau.
- Hält Fristen und Qualität zuverlässig ein.
- Schafft Freiraum für Aufgaben, die menschliches Urteilsvermögen brauchen.
- Wächst als produktives Teammitglied mit Ihren Anforderungen mit.
Assistant · Agent · Worker
Drei Automatisierungsgrade – passend zur jeweiligen Aufgabe.
Digital Agent
KI-gestützt
Versteht unstrukturierte Daten, E-Mails und Verträge mittels LLMs, übernimmt komplexe Prüfungen und Entscheidungen – autonome Aufgaben in Ergänzung bestehender Systeme.
Digital Worker
Autonome KI-Orchestrierung
Löst ganze Vorgänge autonom und verbindet einzelne AI-Agents als Teams – autonomer Datentransfer zwischen Legacy-Systemen und Web-APIs ohne Medienbrüche.
KI-Orchestrierung
AI Agents integrieren und orchestrieren
Digitale Fachkräfte binden spezialisierte KI-Agenten ein und steuern sie über BPMN 2.0 zu einem nachvollziehbaren Gesamtprozess.
Integration in BPMN 2.0
AI Agents werden direkt in den offenen Standard BPMN 2.0 eingebunden. So werden KI-Schritte Teil eines modellierten, prüfbaren Gesamtprozesses – nachvollziehbar und ohne Blackbox statt isolierter Insellösung.
Orchestrierung als Team
Mehrere spezialisierte AI Agents arbeiten als abgestimmtes Team zusammen, dirigiert von der digitalen Fachkraft. Die Orchestrierung erfolgt transparent und im Einklang mit dem EU AI Act – der Mensch behält die volle Kontrolle.
Prompt-Tresor
KI-Prompts werden zentral versioniert und im Prompt-Tresor sicher verwahrt. Jede Änderung ist nachvollziehbar, Zugriffe sind geschützt – für dauerhaft konsistente, qualitätsgesicherte und compliant KI-Ergebnisse.
Von der Stellenanzeige zur digitalen Fachkraft
In fünf Schritten zum produktiven digitalen Kollegen.
Beispiele aus der Praxis
Über alle Branchen hinweg – von Verwaltung bis Produktion.
Audit Assistant
Prüfung & Zulassung
- Technische, medizinische & juristische Gutachten
- Individuelle Fragenkataloge (BPMN 2.0)
- Risiko- & Gefährdungsbeurteilungen
Umsetzbar als
AssistantAgent
Automatisierungbis zu62 %
Border Assistant
Grenzschutz & Behörden
- Strukturierte Fall- & Personenerfassung
- Digitalisierung aller benötigten Dokumente
- Dokumenten- & Identitätsprüfung
Umsetzbar als
Assistant
Automatisierungbis zu64 %
Contract Assistant
Vertragsmanagement
- Automatische Dokumentenerstellung in Word, PDF & HTML aus Vorlagen
- Einzel- & Mantelverträge, individuelle Vertragstypen
- Klauselverwaltung & Versionierung
Umsetzbar als
AssistantAgentWorker
Automatisierungbis zu66 %
Customs Assistant
Zoll & Außenwirtschaft
- Digitalisierung papierloser Import-/Exportprozesse
- Multi-Land- & Multi-Zollverfahren-Unterstützung
- Warentarifnummern-Verwaltung
Umsetzbar als
Assistant
Automatisierungbis zu72 %
Developer Assistant
IT & Entwicklung
- Applikationsentwicklung ohne Programmierung (Zero-Coding)
- Gezielte Anpassungen per Low-Coding
- Prozessmodellierung mit BPMN 2.0
Umsetzbar als
AssistantAgentWorker
Automatisierungbis zu70 %
DSGVO Assistant
Datenschutz
- Verarbeitungsverzeichnis erfassen & pflegen
- Automatische Erkennung personenbezogener Datenfelder
- Auskunftsersuchen bearbeiten
Umsetzbar als
AssistantAgent
Automatisierungbis zu60 %
Emergency Assistant
Notfallmanagement
- Digitalisierung von Notfall- & Krisenplänen
- Maßnahmen-Checklisten & automatisierte Abarbeitung
- Business Impact Analysen
Umsetzbar als
AssistantAgent
Automatisierungbis zu60 %
Energy Assistant
Energiewirtschaft
- Ein- & Auszug, Lieferbeginn & -ende
- Lieferantenwechsel (GPKE, GeLi Gas)
- Zahlungserinnerung & Ratenanpassung
Umsetzbar als
AssistantAgentWorker
Automatisierungbis zu66 %
ESG Assistant
Nachhaltigkeit
- ESG-Datenerfassung aus internen & externen Quellen
- Berechnung von Kennzahlen & ESG-Scores
- CO₂-Bilanz & Emissionen (Scope 1–3)
Umsetzbar als
AssistantAgent
Automatisierungbis zu58 %
Factory Assistant
Produktion
- Auftragsüberwachung von Wareneingang bis Versand
- Qualitätssicherung & Fertigungsprüfungen
- Erstmusterprüfberichte (EMPB) erstellen & verwalten
Umsetzbar als
AssistantAgent
Automatisierungbis zu72 %
Hotel Assistant
Gastgewerbe
- Reservierungen & Buchungsprozesse
- Gästeanfragen rund um die Uhr
- Check-in- & Check-out-Vorbereitung
Umsetzbar als
AssistantAgentWorker
Automatisierungbis zu66 %
HR Assistant
Personalwesen
- Bewerbermanagement & Recruiting-Workflows
- Ein- & Austrittsprozesse (On-/Offboarding)
- Onboarding-Checklisten & anonymisierte Feedback-Prozesse
Umsetzbar als
AssistantAgent
Automatisierungbis zu66 %
IFRS Assistant
Rechnungslegung
- Bilanzierung & Bewertung einzelner Bilanzpositionen
- Prüfung von Bilanzansätzen & Wertermittlungen
- Jahres- & Konzernabschluss nach IFRS/HGB
Umsetzbar als
AssistantAgent
Automatisierungbis zu65 %
Innovation Assistant
Ideenmanagement
- Digitales Vorschlagswesen (anonym oder offen)
- Gutachter-Assistenten mit Delegations- & Bewertungsfunktion
- KI-gestützte Tipps & Formulierungsvorschläge
Umsetzbar als
AssistantAgentWorker
Automatisierungbis zu56 %
Investment Assistant
Investitionsmanagement
- Digitalisierte Antragsverarbeitung mit mehrstufigen Genehmigungen
- Automatisierte Eskalation bei fehlenden Daten
- Individualisierbare CapEx-Laufzeiten
Umsetzbar als
AssistantAgentWorker
Automatisierungbis zu60 %
Invoice Assistant
Rechnungswesen
- Erfassung per OCR/Capturing aus E-Mail, EDI & Papier
- E-Rechnungen nach ZUGFeRD, XRechnung & Fattura verarbeiten
- Plausibilitäts-, Konsistenz- & Vollständigkeitsprüfung
Umsetzbar als
AssistantAgent
Automatisierungbis zu76 %
Konsulat Assistant
Diplomatische Vertretungen
- Visumanträge entgegennehmen & bearbeiten
- Passangelegenheiten & Ausweisdokumente
- Staatsangehörigkeit & Registerauskünfte
Umsetzbar als
AssistantAgent
Automatisierungbis zu66 %
Legal Assistant
Recht & Kanzlei
- Digitale Mandantenaufnahme & Erstberatung
- Vertragssichtung, -prüfung & Contract Analytics
- Automatische Erstellung juristischer Dokumente
Umsetzbar als
AssistantAgent
Automatisierungbis zu60 %
Logistics Assistant
Logistik
- Lieferschein-, Ersatzteil- & Fuhrpark-Workflows
- Automatisierte Bestandsdaten- & Warenbewegungsabstimmung
- Intelligente Transportauslastungssteuerung
Umsetzbar als
AssistantAgentWorker
Automatisierungbis zu71 %
Mailroom Assistant
Posteingang
- Dokumentendigitalisierung & automatische Klassifizierung
- Multi-Channel: Post, Fax, E-Mail, De-Mail & Web-Formular
- OCR- & Metadaten-Aufbereitung
Umsetzbar als
AssistantAgentWorker
Automatisierungbis zu75 %
Order Assistant
Auftragsabwicklung
- Auftragserfassung aus Web-Formular, Shop, Fax & Telefon
- Geführte Auftragserfassung inkl. Auftragsbestätigung
- Kommissionierung, Positionsaufteilung & Set-Bildung
Umsetzbar als
AssistantAgentWorker
Automatisierungbis zu73 %
Payment Assistant
Zahlungsverkehr
- Erfassung & Datenimport von Zahlungsinformationen
- Automatische Kontenzuordnung (bis zu ~90 % der Fälle)
- Automatisierte Kontobuchung
Umsetzbar als
AssistantAgent
Automatisierungbis zu74 %
Police Assistant
Strafverfolgung
- Vorgangsbearbeitung & digitale Fallakte
- Automatisierte Anzeigenaufnahme (Online-Wache)
- Schnellere Unfall- & Tatortaufnahme
Umsetzbar als
AssistantAgent
Automatisierungbis zu62 %
Procurement Assistant
Einkauf & Beschaffung
- Bedarfsermittlung & -erfassung mit automatischer Nummernvergabe
- Automatisierte Bestellvorgänge mit integrierten Freigaben
- Vier-Augen-Prinzip, Wertelimits & Eskalation
Umsetzbar als
AssistantAgentWorker
Automatisierungbis zu70 %
Public Assistant
Verwaltungsdigitalisierung · OZG
- Bauanträge & Baurecht
- Gewerbe-An- & -Abmeldung
- Wohnsitzänderung & Meldewesen
Umsetzbar als
AssistantAgent
Automatisierungbis zu64 %
Retail Assistant
Handel
- Bestandsführung & automatische Wareneingangsbuchung
- Bedarfsprognosen & automatische Bestellvorschläge
- Lieferantenanfragen & Angebotsvergleiche
Umsetzbar als
AssistantAgentWorker
Automatisierungbis zu70 %
Risk Assistant
Risiko & Compliance
- Risikoanalyse & Geschäftsprozessoptimierung
- Automatisierung von Kontrollen & Eskalationen
- Integration operativer Risiken (OpRisk)
Umsetzbar als
AssistantAgent
Automatisierungbis zu62 %
Sales Assistant
Vertrieb
- Lead-Erfassung & Qualifizierung
- Recherche & Anreicherung von Kundendaten
- Nurturing, Mailings & Terminierung
Umsetzbar als
AssistantAgentWorker
Automatisierungbis zu65 %
Security Assistant
ISMS · NIS2 · DORA
- ISMS-Workflows & Richtlinienpflege
- Risiko-Visualisierung & -modellierung
- Aktive Risiko-Audits & Maßnahmenverfolgung
Umsetzbar als
AssistantAgent
Automatisierungbis zu63 %
Service Assistant
Kundenservice
- Kundenanfragen kanalübergreifend beantworten
- Tickets erfassen, priorisieren & bearbeiten
- Anmeldungen, Buchungen & Anfragen automatisiert bearbeiten
Umsetzbar als
AssistantAgentWorker
Automatisierungbis zu68 %
Supply-Chain Assistant
Lieferkettengesetz
- Automatisierte Risikoanalysen entlang der Lieferkette
- Lieferanten-Übersicht & Bewertung
- Automatisierte Datenerhebung bei Zulieferern
Umsetzbar als
AssistantAgentWorker
Automatisierungbis zu70 %
Tax Assistant
Steuerberatung
- Erstberatung & laufende Mandatsbetreuung
- Bewertung & Bearbeitung steuerlicher Sachverhalte
- IT-gestützte Fallbearbeitung & Vollprüfung
Umsetzbar als
AssistantAgent
Automatisierungbis zu64 %
Häufige Fragen
Die wichtigsten Fragen rund um digitale Fachkräfte.
Was ist eine digitale Fachkraft?
Eine digitale Fachkraft ist eine KI-gestützte, prozessgeführte Software-Kraft auf Basis des offenen Standards BPMN 2.0, die klar definierte Aufgaben eigenständig übernimmt – als Assistant, Agent oder Worker.
Was ist der Unterschied zwischen Assistant, Agent und Worker?
Der Assistant arbeitet regelbasiert nach BPMN-Prozessen, der Agent trifft KI-gestützt Entscheidungen bei unstrukturierten Aufgaben, und der Worker orchestriert ganze Vorgänge autonom über Systemgrenzen hinweg.
Wie entsteht eine digitale Fachkraft?
MR.KNOW erstellt Ihre digitale Fachkraft direkt aus der Stellenbeschreibung: Die KI analysiert Aufgaben und Workflows, erzeugt eine BPMN-Vorschau, und wir konfigurieren und integrieren die Fachkraft in Ihre Systeme (ERP, CRM, HR).