Schneller zugestellt
Dokumente erreichen ohne Liege- und Transportzeiten direkt den richtigen Bearbeiter.
Mailroom Assistant · Worker
Digitaler Posteingang – automatisierte Poststelle
Die digitale Posteingangs-Fachkraft automatisiert den gesamten Posteingang von der Erfassung per OCR über Klassifizierung bis zur Weiterleitung an den richtigen Prozess.
Das erledigt der Mailroom Assistant:
- Post & E-Mails digital erfassen
- Inhalte per OCR klassifizieren
- Vorgängen & Fällen zuordnen
- Revisionssicher weiterleiten & archivieren
- bis zu 80 % Automatisierung
- 24/7 Verfügbar
- BPMN 2.0 auditierbar
Nutzen
Vorteile für den Posteingang
Den Posteingang beschleunigen: nichts bleibt liegen, nichts geht verloren.
Weniger Handarbeit
OCR und automatische Klassifizierung ersetzen das manuelle Sortieren und Erfassen.
Nichts geht verloren
Jedes Dokument ist erfasst, zugeordnet und jederzeit auffindbar.
Rechtssicher
Fristrelevante Eingänge werden erkannt und revisionssicher dokumentiert.
Einsatzbereiche
Typische Aufgaben im Posteingang
Vom Scan bis zur Zustellung: Der Mailroom Assistant automatisiert den Posteingang aller Kanäle.
Erfassung & Klassifizierung
- Dokumentendigitalisierung & automatische Klassifizierung
- Multi-Channel: Post, Fax, E-Mail, De-Mail & Web-Formular
- OCR- & Metadaten-Aufbereitung
- Barcode-Erkennung
- Intelligente Weiterleitung an Prozesse & Mitarbeiter
- Dublettenerkennung
Verteilung & Compliance
- Papierlose Verteilung & Weiterverarbeitung
- Durchgängige digitale Dokumentenverfolgung
- Individuelle Prozessanpassung (BPMN 2.0)
- Automatisierte Archivierung mit Berechtigungskonzepten
- Integriertes Reporting & Monitoring
- Modularer Aufbau mit flexiblem Umfang
Standards & Integrationen
OCR, DMS & Fachverfahren
Der Mailroom Assistant verbindet Scanner, OCR und Zielsysteme medienbruchfrei.
Formate & Erkennung
PDF/A, XML, Barcode und OCR.
Systeme
Anbindung an ERP-, ECM- und CRM-Systeme; Multi-Standort ohne Migration.
Compliance
Zugriffs- & Berechtigungskonzepte, Compliance-Berichte (BPMN 2.0).
Automatisierungsgrade
Assistant · Agent · Worker
Drei Automatisierungsgrade – passend zur jeweiligen Aufgabe.
Digital Assistant
BPMN-regelbasiert
Arbeitet strikt nach Compliance- und Prozessvorgaben (BPMN 2.0 & Process Engine) – perfekt für strukturierte Regelwerke und geführte Sachbearbeitung, auch in Hochsicherheitsbereichen.
Digital Agent
KI-gestützt
Versteht unstrukturierte Daten, E-Mails und Verträge mittels LLMs, übernimmt komplexe Prüfungen und Entscheidungen – autonome Aufgaben in Ergänzung bestehender Systeme.
Digital Worker
Autonome KI-Orchestrierung
Löst ganze Vorgänge autonom und verbindet einzelne AI-Agents als Teams – autonomer Datentransfer zwischen Legacy-Systemen und Web-APIs ohne Medienbrüche.
Ablauf
So funktioniert's
Stellenprofil
Aufgaben & Workflows analysieren.
Konfigurieren
Persona & Prozesse modellieren (BPMN 2.0).
Anbinden
Systeme & Daten integrieren.
Betrieb
Cloud oder On-Premise, DSGVO-konform.
Optimieren
Monitoring & Governance.
Zielgruppen
Für welche Organisationen?
Der Mailroom Assistant eignet sich für alle Organisationen mit hohem Posteingang – von der Verwaltung bis zum Konzern.
Verwaltung & Service
- Zentrale Poststellen
- Sachbearbeitung & Fachverfahren
- Kundenservice & Backoffice
- Dokumentenmanagement
Fachbereiche
- Finanz- & Rechnungswesen
- Personalwesen
- Vertrags- & Aktenverwaltung
- Antrags- & Fallbearbeitung
Branchen
- Öffentliche Hand & Behörden
- Versicherungen & Banken
- Gesundheitswesen
- Mittelstand & Konzerne
Häufige Fragen
Die häufigsten Fragen zum Mailroom Assistant.
Was macht der Mailroom Assistant konkret?
Der Mailroom Assistant automatisiert den Posteingang – er erfasst Papierpost, E-Mails und Portaleingänge per OCR, klassifiziert sie, ordnet sie Vorgängen zu und leitet sie revisionssicher weiter.
Wie hoch ist der Automatisierungsgrad des Mailroom Assistant?
Für die typischen Aufgaben des Mailroom Assistant sind rund 80 % Automatisierung erreichbar – den genauen Wert ermitteln wir aus Ihrem Stellenprofil.
Welche Eingangskanäle deckt der Mailroom Assistant ab?
Papierpost per Scan sowie E-Mail- und Portaleingänge werden gemeinsam erfasst und verarbeitet.
Erkennt der Mailroom Assistant Fristen?
Ja. Fristrelevante Eingänge werden erkannt, priorisiert und revisionssicher dokumentiert.
Lässt sich der Mailroom Assistant in ein DMS integrieren?
Ja. Über offene Standards, APIs und Konnektoren dockt er an Dokumentenmanagement- und Fachverfahren an.
Ist der Posteingang revisionssicher archiviert?
Ja. Alle Eingänge werden revisionssicher erfasst und archiviert – auf Basis des offenen Standards BPMN 2.0.