Schnellere Durchlaufzeiten
Aufträge laufen ohne manuelle Übertragung durch – von der Erfassung bis zum Versand.
Order Assistant · Worker
Auftragsabwicklung & Auftragsmanagement automatisieren
Die digitale Fachkraft wickelt Kundenaufträge durchgängig ab: von der Erfassung über Fakturierung und Versand bis zu Retoure und After-Sales.
Das erledigt der Order Assistant:
- Aufträge erfassen & prüfen
- Verfügbarkeit & Kommissionierung steuern
- Fakturierung & Versand anstoßen
- Retouren & After-Sales bearbeiten
- bis zu 74 % Automatisierung
- 24/7 Verfügbar
- BPMN 2.0 auditierbar
Nutzen
Vorteile für die Auftragsabwicklung
Wie eine digitale Fachkraft den Auftragsprozess beschleunigt: weniger Fehler, zufriedenere Kunden.
Weniger Fehler
Automatische Prüfungen von Stammdaten, Preisen und Verfügbarkeit senken Fehl- und Doppelerfassungen.
Zufriedene Kunden
Transparente Status und schnelle Bearbeitung von Aufträgen, Retouren und Anfragen stärken die Kundenbindung.
Entlastetes Team
Der Vertriebsinnendienst gewinnt Zeit für Beratung und komplexe Fälle statt Routine-Erfassung.
Einsatzbereiche
Typische Aufgaben in der Auftragsabwicklung
Von der Bestellung bis zum After-Sales: Der Order Assistant automatisiert den gesamten Auftragsprozess.
Auftrag & Angebot
- Auftragserfassung aus Web-Formular, Shop, Fax & Telefon
- Geführte Auftragserfassung inkl. Auftragsbestätigung
- Kommissionierung, Positionsaufteilung & Set-Bildung
- Zahlungsvereinbarungen, Spesensätze, Rabatte & Bindefristen
- Genehmigungsworkflows mit Eskalation & Vertreterregelung
- Forecast-Planung & CRM-Abgleich
Lieferung, Faktura & After-Sales
- Automatische Benachrichtigung an Auslieferung & Rechnungsstellung
- Schufa-Schnittstelle für Bonitätsprüfungen
- Auftragsfortschritt & Zahlungsausfälle im Blick
- Verknüpfung mit Rechnungen, Verträgen & Gutschriften
- Offene-Posten-Listen inkl. Mahnwesen
- Retourenprozesse & Beschwerdemanagement
Standards & Integrationen
ERP, Shop & Logistik-Anbindung
Der Order Assistant verbindet Bestellkanäle, ERP und Logistik medienbruchfrei.
ERP, CRM, PIM & DMS
Einbindung in PIM, Warenmanagement, ERP, CRM und DMS – oder als webbasiertes Stand-alone-Portal.
Alle Eingangskanäle
Web-Formulare, Shops, Zahlungssysteme, Fax & Telefon zentral zusammengeführt.
Bonität & Revisionssicherheit
Schufa-Bonitätsprüfung, flexible Liefermodalitäten und revisionssichere Archivierung.
Automatisierungsgrade
Assistant · Agent · Worker
Drei Automatisierungsgrade – passend zur jeweiligen Aufgabe.
Digital Assistant
BPMN-regelbasiert
Arbeitet strikt nach Compliance- und Prozessvorgaben (BPMN 2.0 & Process Engine) – perfekt für strukturierte Regelwerke und geführte Sachbearbeitung, auch in Hochsicherheitsbereichen.
Digital Agent
KI-gestützt
Versteht unstrukturierte Daten, E-Mails und Verträge mittels LLMs, übernimmt komplexe Prüfungen und Entscheidungen – autonome Aufgaben in Ergänzung bestehender Systeme.
Digital Worker
Autonome KI-Orchestrierung
Löst ganze Vorgänge autonom und verbindet einzelne AI-Agents als Teams – autonomer Datentransfer zwischen Legacy-Systemen und Web-APIs ohne Medienbrüche.
Ablauf
So funktioniert's
Stellenprofil
Aufgaben & Workflows analysieren.
Konfigurieren
Persona & Prozesse modellieren (BPMN 2.0).
Anbinden
Systeme & Daten integrieren.
Betrieb
Cloud oder On-Premise, DSGVO-konform.
Optimieren
Monitoring & Governance.
Zielgruppen
Für welche Abteilungen & Branchen?
Der Order Assistant ist auf Auftragsabwicklung und Vertriebsinnendienst zugeschnitten – vom Handel bis zur Industrie.
Vertrieb & Innendienst
- Vertriebsinnendienst
- Auftragszentren
- Customer Service
- Key-Account-Support
Handel & E-Commerce
- Groß- & Einzelhandel
- Onlineshops & Marktplätze
- Versandhandel
- B2B-Distribution
Industrie & Dienstleistung
- Hersteller & Zulieferer
- Ersatzteil- & Servicegeschäft
- Dienstleister mit Auftragsbezug
- Mittelstand & Konzerne
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Häufige Fragen
Die häufigsten Fragen zum Order Assistant.
Was macht der Order Assistant konkret?
Der Order Assistant wickelt Kundenaufträge durchgängig ab – von der Erfassung über Verfügbarkeitsprüfung, Fakturierung und Versand bis zu Retoure und After-Sales.
Wie hoch ist der Automatisierungsgrad des Order Assistant?
Für die typischen Aufgaben des Order Assistant sind rund 74 % Automatisierung erreichbar – den genauen Wert ermitteln wir aus Ihrem Stellenprofil.
Aus welchen Kanälen kann der Order Assistant Aufträge übernehmen?
Aus Bestellungen per E-Mail, Onlineshop, EDI, Marktplatz oder Kundenportal – die Aufträge werden im Prozess zusammengeführt.
Lässt sich der Order Assistant in mein ERP integrieren?
Ja. Über offene Standards, APIs und Konnektoren dockt er an SAP, Microsoft Dynamics und weitere ERP- und Warenwirtschaftssysteme an.
Kann der Order Assistant Retouren bearbeiten?
Ja. Er bearbeitet Retouren und Reklamationen, erstellt Gutschriften und stößt Nachlieferungen an.
Ist die Auftragsbearbeitung nachvollziehbar?
Ja. Aufträge und Belege werden revisionssicher dokumentiert – auf Basis des offenen Standards BPMN 2.0.