Mehr Zeit für Bildung
Anmeldungen, Schreiben und Listen laufen vor – Leitungszeit bleibt für Programm und Qualität.
Education Assistant · Assistant
Bildungsträger & Weiterbildung entlasten
Der Education Assistant plant Kurse und Dozenten, führt Anmeldungen und Nachweise und bereitet die Abrechnung mit Kostenträgern vor – die Entscheidung bleibt beim Träger.
Das erledigt der Education Assistant:
- Kurs-, Raum- und Dozentenplanung
- Anmeldung, Vertrag & Rechnung
- Förderung & Kostenträger abrechnen
- Nachweise und Zertifikate erstellen
- bis zu 60 % Automatisierung
- 24/7 verfügbar
- BPMN 2.0 auditierbar
Vorteile für Bildungsträger
Wie eine digitale Fachkraft Leitungszeit zurückgibt: Routine läuft vor, Fristen sind im Blick, Nachweise bleiben prüfungsfest.
Fristen im Blick
Abrechnungstermine der Kostenträger, Prüfungsanmeldungen und Re-Zertifizierungen werden rechtzeitig angekündigt.
Nachweise prüfungsfest
Jede Anwesenheit, jede Freigabe und jede Quelle bleibt im Protokoll belegbar.
Datensparsam verarbeitet
Nur die für Vertrag, Förderung und Nachweis nötigen Daten – rollenbasiert und ohne Profilbildung.
Typische Aufgaben im Bildungsbetrieb
Von der Kursplanung bis zur Förderabrechnung: Der Education Assistant bereitet vor, der Träger gibt frei.
Kurse, Dozenten & Teilnehmende
- Kurs-, Raum- und Dozentenplanung zur Freigabe
- Honorarkräfte anfragen, Verträge und Abrechnung vorbereiten
- Anmeldungen, Wartelisten und Absagen bei Unterbelegung
- Teilnahmeverträge, Widerrufsbelehrung und Rechnungen
- Anwesenheit erfassen, Abbrüche dem Kostenträger melden
- Zertifikate und Teilnahmebescheinigungen erzeugen
Förderung, Qualität & Verwaltung
- Bildungsgutscheine prüfen und mit dem Kostenträger abrechnen
- Maßnahmeunterlagen für die AZAV-Prüfung zusammenstellen
- Fristen für Zulassung, Audit und Re-Zertifizierung führen
- Anträge für ESF- und Landesförderung vorbereiten
- Prüfungsanmeldungen bei IHK und Handwerkskammer
- Teilnehmerbriefe in einfacher Sprache und Übersetzung
Systeme, Daten & Recht
Der Education Assistant arbeitet mit der vorhandenen Kurs- und Lernsoftware – die führenden Systeme bleiben unverändert.
Kurs- & Teilnehmerverwaltung
Kursverwaltung, CRM und Finanzbuchhaltung wie DATEV über Exporte und offene Schnittstellen; bei freien Schulen zusätzlich die Landessoftware.
Lernplattform & Kommunikation
Zusammenarbeit mit Moodle, ILIAS, OpenOlat, Untis/WebUntis, Microsoft 365 und Videokonferenz.
Datenschutz & EU AI Act
DSGVO, FernUSG und die Nachweispflichten der Kostenträger; Zulassung, Bewertung und Prüfungsaufsicht sind bewusst ausgeschlossen.
Assistant · Agent · Worker
Drei Automatisierungsgrade – passend zur jeweiligen Aufgabe.
Digital Assistant
BPMN-regelbasiert
Arbeitet strikt nach Compliance- und Prozessvorgaben (BPMN 2.0 & Process Engine) – perfekt für strukturierte Regelwerke und geführte Sachbearbeitung, auch in Hochsicherheitsbereichen.
Digital Agent
KI-gestützt
Versteht unstrukturierte Daten, E-Mails und Verträge mittels LLMs, übernimmt komplexe Prüfungen und Entscheidungen – autonome Aufgaben in Ergänzung bestehender Systeme.
Digital Worker
Autonome KI-Orchestrierung
Löst ganze Vorgänge autonom und verbindet einzelne AI-Agents als Teams – autonomer Datentransfer zwischen Legacy-Systemen und Web-APIs ohne Medienbrüche.
So funktioniert's
Für welche Bildungsträger?
Der Education Assistant ist auf Träger zugeschnitten, die Bildung als Geschäft betreiben – von der Akademie bis zur Umschulung.
Erwachsenenbildung
- Weiterbildungsinstitute und Akademien
- Volkshochschulen und Bildungswerke
- Sprach- und Integrationskursträger
- Umschulung und berufliche Reha
Freie Trägerschaft
- Ersatz- und Ergänzungsschulen
- Berufsfachschulen und Fachschulen
- Pflege- und Gesundheitsschulen
- Musik- und Kunstschulen
Verbände & Inhouse
- Kammern und Fachverbände
- Konzern- und Inhouse-Akademien
- Fernlehrinstitute mit ZFU-Zulassung
- Anbieter mit AZAV-Zulassung
Häufige Fragen
Die häufigsten Fragen zum Education Assistant.
Bewertet der Education Assistant Prüfungen oder entscheidet er über die Aufnahme in einen Kurs?
Nein. Der Zugang zu Bildungsangeboten, die Bewertung von Lernergebnissen, die Einstufung in ein Niveau und die Prüfungsaufsicht bleiben bei Dozenten, Prüfungsausschüssen und der Leitung. Solche Funktionen gelten nach Anhang III Nr. 3 EU AI Act als Hochrisiko und sind bewusst ausgeschlossen.
Wie hoch ist der Automatisierungsgrad des Education Assistant?
Für die typischen Aufgaben des Education Assistant sind rund 60 % Automatisierung erreichbar – pädagogische und vertragliche Entscheidungen bleiben bewusst beim Bildungsträger, den der Assistant strukturiert unterstützt.
Unterstützt der Education Assistant AZAV-zugelassene Maßnahmen?
Ja. Er führt Anwesenheits- und Maßnahmenachweise, erinnert an Melde- und Abrechnungsfristen der Kostenträger und stellt die Unterlagen für die Prüfung durch die fachkundige Stelle zusammen. Die Zulassung selbst erteilt die fachkundige Stelle.
Was passiert mit Teilnehmer- und Dozentendaten?
Verarbeitet werden nur Daten, die für Vertrag, Förderung und Nachweis erforderlich sind – rollenbasiert, protokolliert und auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Die Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt.
Muss der Betriebsrat beteiligt werden?
In der Regel ja. Technische Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung von Beschäftigten erfassen können, sind nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig; bei kirchlichen Trägern gilt die Mitarbeitervertretungsordnung. Die Einführung lässt sich über eine Betriebsvereinbarung regeln.
Ersetzt der Education Assistant die Kursverwaltung oder das Lernmanagementsystem?
Nein. Er arbeitet mit ihnen zusammen – Kursdaten, Teilnehmerakte und Lerninhalte bleiben in der vorhandenen Verwaltungs- und Lernplattform.
Eignet sich der Education Assistant auch für Schulen in freier Trägerschaft?
Ja. Ersatz- und Ergänzungsschulen nutzen ihn für die Verwaltung von Anmeldungen, Schulgeld, Finanzhilfeanträge und die amtliche Schulstatistik. Maßgeblich bleibt das Schulrecht des jeweiligen Landes.