Mehr Zeit für Bildung
Anmeldungen, Schreiben und Listen laufen vor – Leitungszeit bleibt für Programm und Qualität.
Education Assistant · Assistant
Bildungsanbieter & Weiterbildung entlasten
Der Education Assistant plant Kurse und Dozierende, führt Anmeldungen und Nachweise und bereitet die Abrechnung mit Kostenträgern vor – die Entscheidung bleibt beim Anbieter.
Das erledigt der Education Assistant:
- Kurs-, Raum- und Dozierendenplanung
- Anmeldung, Vertrag & Rechnung
- Beiträge & Kostenträger abrechnen
- Nachweise und Zertifikate erstellen
- bis zu 60 % Automatisierung
- 24/7 verfügbar
- BPMN 2.0 auditierbar
Vorteile für Anbieter
Wie eine digitale Fachkraft Leitungszeit zurückgibt: Routine läuft vor, Fristen sind im Blick, Nachweise bleiben prüfungsfest.
Fristen im Blick
Abrechnungstermine der Kostenträger, Prüfungsanmeldungen und Rezertifizierungen werden rechtzeitig angekündigt.
Nachweise prüfungsfest
Jede Anwesenheit, jede Freigabe und jede Quelle bleibt im Protokoll belegbar.
Datensparsam bearbeitet
Nur die für Vertrag, Finanzierung und Nachweis nötigen Daten – rollenbasiert und ohne Profiling.
Typische Aufgaben im Bildungsbetrieb
Von der Kursplanung bis zur Abrechnung: Der Education Assistant bereitet vor, der Anbieter gibt frei.
Kurse, Dozierende & Teilnehmende
- Kurs-, Raum- und Dozierendenplanung zur Freigabe
- Dozierende auf Honorarbasis anfragen, Verträge und Abrechnung vorbereiten
- Anmeldungen, Wartelisten und Absagen bei Unterbelegung
- Teilnahmeverträge, AGB und Rechnungen
- Anwesenheit erfassen, Abbrüche dem Kostenträger melden
- Zertifikate und Teilnahmebestätigungen erzeugen
Finanzierung, Qualität & Verwaltung
- Kostengutsprachen prüfen und mit dem Kostenträger abrechnen
- Unterlagen für das eduQua-Audit zusammenstellen
- Fristen für Zertifizierung, Audit und Rezertifizierung führen
- Gesuche für kantonale Beiträge und Förderprogramme vorbereiten
- Eidgenössische Prüfungen: Kurse melden, Anmeldungen vorbereiten
- Teilnehmerbriefe in einfacher Sprache und Übersetzung
Systeme, Daten & Recht
Der Education Assistant arbeitet mit der vorhandenen Kurs- und Lernsoftware – die führenden Systeme bleiben unverändert.
Kurs- & Teilnehmerverwaltung
Kursverwaltung, CRM und Finanzbuchhaltung wie Abacus über Exporte und offene Schnittstellen; bei Privatschulen zusätzlich die Schulverwaltung.
Lernplattform & Kommunikation
Zusammenarbeit mit Moodle, ILIAS, OpenOlat, Untis/WebUntis, Microsoft 365 und Videokonferenz.
Datenschutz & KI-Regeln
revDSG, DSGVO und die Nachweispflichten der Kostenträger; Zulassung, Bewertung und Prüfungsaufsicht sind bewusst ausgeschlossen, auch mit Blick auf den EU AI Act bei EU-Bezug.
Assistant · Agent · Worker
Drei Automatisierungsgrade – passend zur jeweiligen Aufgabe.
Digital Assistant
BPMN-regelbasiert
Arbeitet strikt nach Compliance- und Prozessvorgaben (BPMN 2.0 & Process Engine) – perfekt für strukturierte Regelwerke und geführte Sachbearbeitung, auch in Hochsicherheitsbereichen.
Digital Agent
KI-gestützt
Versteht unstrukturierte Daten, E-Mails und Verträge mittels LLMs, übernimmt komplexe Prüfungen und Entscheidungen – autonome Aufgaben in Ergänzung bestehender Systeme.
Digital Worker
Autonome KI-Orchestrierung
Löst ganze Vorgänge autonom und verbindet einzelne AI-Agents als Teams – autonomer Datentransfer zwischen Legacy-Systemen und Web-APIs ohne Medienbrüche.
So funktioniert's
Für welche Anbieter?
Der Education Assistant ist auf Anbieter zugeschnitten, die Bildung als Geschäft betreiben – von der Akademie bis zur Umschulung.
Weiterbildung
- Weiterbildungsinstitute und Akademien
- Volkshochschulen und Bildungsinstitutionen
- Sprach- und Integrationskursanbieter
- Umschulung und berufliche Eingliederung
Privatschulen
- Bewilligte Privatschulen
- Private Berufsfachschulen und höhere Fachschulen
- Schulen für Pflege und Gesundheit
- Musik- und Kunstschulen
Verbände & Inhouse
- Berufsverbände und Branchenakademien
- Konzern- und Inhouse-Akademien
- Fernschulen und Online-Akademien
- Anbieter mit eduQua-Zertifikat
Häufige Fragen
Die häufigsten Fragen zum Education Assistant.
Bewertet der Education Assistant Prüfungen oder entscheidet er über die Aufnahme in einen Kurs?
Nein. Der Zugang zu Bildungsangeboten, die Bewertung von Lernergebnissen, die Einstufung in ein Niveau und die Prüfungsaufsicht bleiben bei Dozierenden, Prüfungskommissionen und der Leitung. Bei EU-Bezug gelten solche Funktionen nach Anhang III Nr. 3 EU AI Act als Hochrisiko; sie sind bewusst ausgeschlossen.
Wie hoch ist der Automatisierungsgrad des Education Assistant?
Für die typischen Aufgaben des Education Assistant sind rund 60 % Automatisierung erreichbar – pädagogische und vertragliche Entscheidungen bleiben bewusst beim Bildungsanbieter, den der Assistant strukturiert unterstützt.
Unterstützt der Education Assistant arbeitsmarktliche Massnahmen und eduQua?
Ja. Er führt Anwesenheits- und Massnahmennachweise, erinnert an Melde- und Abrechnungsfristen der Kostenträger und stellt die Unterlagen für das eduQua-Audit zusammen. Das Zertifikat selbst erteilt eine anerkannte Zertifizierungsstelle.
Was passiert mit Teilnehmenden- und Dozierendendaten?
Bearbeitet werden nur Daten, die für Vertrag, Finanzierung und Nachweis erforderlich sind – rollenbasiert, protokolliert und auf Grundlage eines Auftragsbearbeitungsvertrags. Die Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt.
Muss die Arbeitnehmervertretung einbezogen werden?
Wo eine besteht, ja: Sie hat nach Art. 9 MitwG Anspruch auf die nötigen Informationen; wählen lässt sie sich in Betrieben ab 50 Mitarbeitenden (Art. 3 MitwG). Systeme, die das Verhalten am Arbeitsplatz überwachen sollen, sind nach Art. 26 ArGV 3 nicht zulässig. Die Einführung lässt sich schriftlich vereinbaren.
Ersetzt der Education Assistant die Kursverwaltung oder das Lernmanagementsystem?
Nein. Er arbeitet mit ihnen zusammen – Kursdaten, Teilnehmendenakte und Lerninhalte bleiben in der vorhandenen Verwaltungs- und Lernplattform.
Eignet sich der Education Assistant auch für Privatschulen?
Ja. Privatschulen nutzen ihn für die Verwaltung von Anmeldungen und Schulgeld, für Beitragsgesuche und statistische Meldungen. Massgeblich bleiben die kantonalen Vorgaben zu Bewilligung und Aufsicht.