Wie personenbezogene Daten in Prozessen verarbeitet werden können

Ein Thema, das mittlerweile alle Unternehmen beschäftigt, ist die DSGVO-konforme Sicherung von Daten. Seit 2018 muss sichergestellt sein, dass personenbezogene Daten nicht mehr einer spezifischen Person zugeordnet werden können.

Im Rahmen des Aufbaus eines Service-Portals hat Inspire Technologies deshalb für einen Kunden den MR.KNOW – DSGVO ASSISTANT umgesetzt. Dank seiner Hilfe ist die Arbeit des Datenschutzbeauftragten nun um einiges vereinfacht. So sollte es für den Datenschutzbeauftragten möglich sein, alle personenbezogenen Daten anzuzeigen. Außerdem sollten alle Workflows, bei denen Daten automatisiert anonymisiert wurden, in einer Liste festgehalten werden.

Für die DSGVO-Konfiguration wurde eine Tabelle erstellt, für die flexible Kennzeichnung von Feldern und Variablen. Ein Prozess im Hintergrund führt die Auswertung durch und informiert per E-Mail. Ein weiterer Prozess steuert die automatische Anonymisierung: Dieser prüft die Daten und Aufbewahrungsfristen täglich und verschlüsselt sie.

Dank des MR.KNOW – DSGVO ASSISTANT lassen sich personenbezogene Daten nun verschlüsselt und ohne Aufwand verarbeiten. MR.KNOW ist dabei systemunabhängig, das heißt, beliebige Datenbanken, Tabellen, Prozesse und Felder können in die Konfiguration eingetragen werden. Durch die integrierte Kontrollfunktion laufen alle Prozesse immer transparent ab und Auswertungen können zu jedem Zeitpunkt abgerufen werden.