Proservice Dienstleistungsgesellschaft

Die PROSERV!CE Dienstleistungsgesellschaft mbh, Spezialist für Kreditoren- und Anlagenbuchhaltung für die Financial Services Industrie und Tochterunternehmen der Sparkassen Dienstleistung Rheinland GmbH & Co. KG, wickelt mit der Business Process Management (BPM) Software MR.KNOW die gesamte Rechnungseingangsverarbeitung für ihre Mandanten ab. Dabei stellt die PROSERV!CE ihren Kunden einen auf BPM inspire basierenden digitalen Rechnungsservice zur Verfügung, der eine elektronische Archivierung und die Nutzungsrecherche per Knopfdruck ermöglicht. Sämtliche Prozesse werden zentral initiiert, gesteuert und überwacht, so dass jeder einzelne Vorgang in Echtzeit nachverfolgt werden kann.

Bislang war die Rechnungserfassung bei der PROSERV!CE ausschließlich auf manuelle Erfassungstätigkeiten beschränkt. Aufgrund des niedrigen Automatisierungsgrades gestaltete sich die Rechnungsbearbeitung sehr aufwändig. Lange Bearbeitungs- und Transportzeiten, geringe Steuerungsmöglichkeiten im Rechnungslauf sowie dezentrale Belegarchive und das stetig steigende Auftragsvolumen der über 40 Sparkassen und angeschlossenen Tochterunternehmen stellte die PROSERV!CE vor die Frage nach einer innovativen Alternativlösung. Mit der Einführung von MR.KNOW profitieren die PROSERV!CE-Mandanten nun von einem extrem hohen Automatisierungsgrad, der die Bearbeitungs- und Transportabläufe signifikant strafft sowie maximale Transparenz und schnelle Zugriffsmöglichkeiten auf sämtliche Rechnungsvorgänge bietet. Damit gehören zeitintensive Belegarbeiten der Vergangenheit an. „Dank MR.KNOW - BPM sind wir jetzt in der Lage, mit einem einzigen System sämtliche Schritte von der Umwandlung der Papierrechnungen in elektronische Daten bis zur endgültigen Buchung zu handhaben“, resümiert Norbert Hinseln, Leiter Buchhaltungsservice bei PROSERV!CE. „Der Nutzen für unsere Kunden liegt auf der Hand: Ein schlanker Prozess mit niedrigem Erfassungs- und Prüfaufwand, der sicher, transparent, schnell und von unseren Kunden jederzeit auf Ihrem eigenen Monitor nachvollziehbar ist.“

Besondere Herausforderung war hierbei die Integration in verschiedene ERP-Systemumgebungen, die bei den PROSERV!CE-Mandanten im Einsatz sind. Neben SAP dockt MR.KNOW - BPM nahtlos an Wilken ERP an und modelliert einen plattformunabhängigen Komplettprozess, der sämtliche Rechnungsbearbeitungsschritte von der automatischen Belegerfassung über die papierlose Verteilung, Weiterverarbeitung und Buchung relevanter Rechnungsdaten, die revisionssichere Speicherung bis hin zur Zahlungsfreigabe abbildet. Auch die Anbindung weiterer Systeme wie etwa Navision oder Sparkassen Informatik-Schnittstellen unterstützt MR.KNOW problemlos. Besonderes Highlight: Die Lösung kann dank des enormen Potenzials in puncto Ausbaufähigkeit und Skalierbarkeit um eine komplette Einkaufsakte und elektronischen Posteingang erweitert werden. „Es liegt in der Natur der Sache, als Dienstleistungsunternehmen permanent Prozesskosten und Prozessqualität im Auge zu behalten und auf Optimierungsmöglichkeiten hin zu prüfen“, unterstreicht Dr. Michael Otte, Geschäftsführer bei Inspire Technologies. „Mit MR.KNOW versetzen wir die PROSERV!CE in die Lage, nicht nur die Qualität und Kostenstruktur im Bestandskundengeschäft maßgeblich zu verbessern, sondern zudem erweiterte Vermarktungspotenziale für das Neukundengeschäft durch eine umfassende Prozessautomation gewinnbringend zu erschließen.“