Prozessoptimierung beim Bewerbermanagement
Neue Lösung ermöglicht die richtigen Mitarbeiter zu finden und Fachkräfte zu halten.
In den 90er Jahren tauchte der Begriff „Fachkräftemangel“ erstmals prominent in der öffentlichen Wahrnehmung auf. Damals hatten Unternehmen massive Probleme, insbesondere genügend und gut ausgebildete IT-Spezialisten in Deutschland zu finden. Auch heute noch ist der Fachkräftemangel insbesondere in hochspezialisierten Berufsgruppen ein Thema, das nicht nur Großkonzerne betrifft. Personalabteilungen stehen dabei vor den Hürden der mitunter komplexen und zeitintensiven Abläufe bei der Sichtung, Bewertung und letztendlich Auswahl der richtigen Bewerber. Laut einer Studie der Managementberatung Kienbaum (HR 2010) hat die Effizienzsteigerung der HR-Prozesse bei jedem zweiten deutschen Unternehmen eine mittlere bis hohe Priorität. IPN Solutions hat in Kooperation mit Inspire Technologies eine HR-Softwarelösung entwickelt, die komplexe Prozesse vor und während dem Ein- beziehungsweise Austritt von Mitarbeitern im Unternehmen vereinfacht und optimiert.
„Bewerbermanagement“ von Inspire Technologies ermöglicht die webbasierte weitgehende Automatisierung von Bewerbungs- und Auswahlprozessen auf Basis der Prozessmanagement-Suite MR.KNOW - BPM. „Bei der Suche und der Auswahl von neuen Mitarbeitern spielen häufig viele unterschiedliche Anforderungen an potentielle Kandidaten eine Rolle“, weiß Andreas Mucke, Geschäftsführender Gesellschafter bei Inspire Technologies. „Diese Datenflut gilt es binnen kurzer Zeit zunächst zu sammeln und anschließend effektiv einzusetzen und auszuwerten.“ Durch eine automatisierte und prozessbasierte Lösung kann anhand einzelner Schritte das Auswahlverfahren deutlich effektiver und einfacher gestaltet werden. Je nach Workflow wird eine Personalanforderung beispielsweise über mehrere Hierarchieebenen weitergegeben, bis sie schließlich beim Geschäftsführer ankommt. Dort ist die Bewilligung der anderen Manager bereits geklärt, gleichzeitig erhält der Unternehmensleiter einen detaillierten Einblick in den Anforderungskatalog für den neuen Mitarbeiter. Von dem so gewonnenen Anforderungsprofil lässt sich über die Schaltung von Anzeigen, dem Matching mit aussichtsreichen Kandidaten, der Kontaktaufnahme und Bewertung bis hin zur Auswahl und den To-Dos zum Start des neuen Kollegen alles in einzelne Prozessschritte einteilen und abarbeiten. Eine äußerst kosten- und zeiteffiziente Bewerberauswahl ist die Folge. Zudem stehen Erweiterungsmöglichkeiten wie beispielsweise Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement, Urlaubsworkflow, Reisekosten-abrechnung, Zeiterfassung, Beurteilung oder Fuhrparkverwaltung bereit.
Ist die vakante Position besetzt, lassen sich viele Aufgaben, die für den neuen Kollegen in den ersten Tagen anfallen, ebenfalls weitreichend automatisieren. Die richtigen Arbeitsmittel wie Mobiltelefon, Laptop und Firmenwagen stehen mit Unterstützung des Prozessmanagement Systems rechtzeitig zur Verfügung. Dies sorgt für einen reibungslosen und zufriedenen Start und entlastet die Personalabteilung sowie die Belegschaft. Auch Lizenzen für notwendige Software wurden vorher im integrierten Lizenzmanagement geprüft und gegebenenfalls die Bestellvorgänge rechtzeitig eingeleitet sowie Zugänge eingerichtet. Abteilungsübergreifend haben alle involvierten Personen klare Aufgabenzuteilungen erhalten und es besteht Transparenz über jeden Vorgang zur reibungslosen Eingliederung ins Unternehmen.
Die Software bietet darüber hinaus nicht nur Bausteine für den Eintritt neuer Mitarbeiter – auch beim Ausscheiden lassen sich die Abläufe Prozessgesteuert unterstützen. Arbeitsmittel und gestellte Gegenstände wie Schlüssel oder Mobiltelefon müssen eingesammelt, die Austrittsdokumente erstellt und das Arbeitszeugnis rechtzeitig auf den Weg gebracht werden. Diese Abläufe sind für die Beteiligten keine alltägliche Routine, weshalb die Vorgehensweise oft viel Zeit in Anspruch nimmt oder gar wichtige Dinge übersehen werden. „Mit einer automatisierten Lösung für den Ein- und Austritt von Mitarbeitern kann ein Unternehmen auch sicherstellen, dass bei diesen Prozessen Fristen eingehalten werden und nichts mehr vergessen wird“, rundet Mucke die vielfältigen Optimierungspotenziale beim Einsatz der Software ab.