Ausschreibungs-Unterstützung
Mit unseren Checklisten helfen wir Ihnen bei der Vorbereitung von Ausschreibungen für BPM-Software
Worauf Sie bei der Auswahl eines BPM-Systems und einer Low-Code-Plattform achten sollten:
Bei der Suche nach einem passenden Business Process Management System (BPMS) gibt es vieles zu bedenken und zu beachten. Damit Sie schon vorher wissen, worauf Sie achten sollten, haben wir die wichtigsten Punkte in einer Checkliste für Sie zusammengestellt und stellen Ihnen weiterhin als Unterstützung eine Vorlage für einen Ausschreibungskatalog als Download zur Verfügung.
Dabei gehen wir mit der Zeit und haben den Ausschreibungskatalog den veränderten Anforderungen durch unser weiterentwickeltes Produkt angepasst: So gibt es separate Bereiche für die klassische BPM-Software für kollaborative Prozesse und die neuartigen Digitalen Assistenten.
Wir freuen uns, wenn wir Ihnen mit der aktualisierten Version des Fragenkatalogs eine echte Unterstützung bei der Auswahl des richtigen BPM-Systems für Ihr Unternehmen oder Ihre Behörde sein können.
Checkliste
Punkte, worauf Sie bei der BPM-Auswahl achten sollen, haben wir Ihnen hier kurz zusammengefasst:
Kriterium | Erläuterung |
Unterstützt das System in der Modellierung die BPMN 2.0 Notation vollständig?
| Dies ist wichtig, um Prozesse auch in die Automatisierung überführen bzw. mit anderen Workflows austauschen zu können. |
Ermöglicht das Prozessportal den Zugriff auf Prozesse in .html und .pdf?
| Für eine revisionssichere Archivierung benötigen Sie das PDF Format und für die Publizierung z.B. im Prozessportal html. |
Lassen sich die Prozessmodelle auch nach der Dokumentation um technische Aspekte ergänzen?
| Erst die Erweiterung um technische Aspekte z.B. Vertreterregelungen, Benachrichtigungen, Anbindung von Benutzerverzeichnissen oder auch Schnittstellen erweckt die Prozesse zum Leben und sorgt für die Vorteile, die durch eine Prozessautomatisierung erzielt werden. |
Kann das System übergreifend Prozesse abbilden und bestehende IT-Systeme einbinden? | Mit einer sog. Middleware stellen Sie sicher, dass bisherige Systeme und Standorte miteinander verbunden werden können und Abläufe übergreifend funktionieren. |
Lassen sich Prozesse im laufenden Betrieb anpassen und verändern? | Erst wenn sich Prozesse auch im laufenden Betrieb anpassen lassen, stellen Sie sicher, dass Abläufe nicht gestoppt werden müssen, nur weil Sie sich weiterentwickeln. |
Wie können externe Lieferanten und Kunden in einem Kundenportal in Prozesse integriert werden? | Diese sollen aus Sicherheitsgründen nicht im Active Directory gepflegt werden. Daher ist es wichtig, dass die Trennung von Benutzerverwaltung und Benutzerverzeichnissen aus Datenschutzgründen systemseitig unterstützt wird. |
Bietet das System die Möglichkeit für ein ausführliches Reporting?
| Integrierte Auswertungen ermöglichen die Transparenz über Ihre Prozesse sowie die Erfüllung von Compliance-Vorschriften. |
Lässt sich das Reporting individuell erweitern?
| Ein System, das Sie für die Prozessoptimierung- und Automatisierung anschaffen, sollte auch die Daten für Sie bereithalten, die Sie benötigen, um daraus Entscheidungen abzuleiten und Ihre Wertschöpfungskette zu optimieren. |
Spart das BPM System Kosten und unterstützt es bei der Arbeit?
| Damit ein BPM System nicht nur die Dokumentationspflichten verbessert und Transparenz schafft, sollten Prozesse auch zum Leben erweckt werden können. |
Gibt es einen Hersteller-Support in Deutschland | Ein in Deutschland ansässiger Support spricht Ihre Sprache und gewährleistet schnelle Unterstützung, wenn Sie sie brauchen. |
Werden die BPM Module ganzheitlich entwickelt?
| Achten Sie auf einen ganzheitlichen Ansatz bei den verfügbaren Modulen inkl. Modellierung, Automatisierung, Monitoring und Prozessportal, um auch in der Zukunft sicher aufgestellt zu sein. |
Können unternehmensinterne und -externe Prozesse (z.B. die Kundenansprache in Form von Digitalen Assistenten auf der Website) medienbruchfrei und auf Basis von Prozessmodellen miteinander verknüpft werden? | Das Ziel soll es sein, kundenzentrische Prozesse (z.B. Anfragen, Anträge, Formulare auf der Website) und unternehmensinterne Prozesse (z.B. nachgelagerte Bearbeitung) medienbruchfrei miteinander zu verknüpfen. |
Können Modelle über eine Beschreibung automatisch (ohne Modellierung) erstellt werden? | Ist es möglich, die Fachseite in die Pflege und Erstellung von Digitalen Assistenten zu integrieren, ohne Programmierkenntnisse vorauszusetzen? |
Kurzversion zum Download:
Für Experten: Die Vorlage des BPM-Ausschreibungskatalogs:
Zu Ihrer Sicherheit stellen wir Ihnen den BPM-Ausschreibungskatalog nur als PDF zur Verfügung. Sollten Sie die Datei im Original (Excel) für Ihre Bearbeitung benötigen, nutzen Sie dafür einfach unser Kontaktformular und das Stichwort "Ausschreibungskatalog". Gerne beraten wir Sie auch bei weiteren Fragen.