ITSG GmbH
Gemeinsam mit der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung GmbH konnte sich MR.KNOW mit dem Projekt „Informationsportal für Arbeitgeber“ den ersten Platz beim Process Solution Award 2020 sichern. Das „Informationsportal für Arbeitgeber“ wurde im Auftrag des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales entwickelt und steht seit 2017 über www.informationsportal.de allen Arbeitgebern und Interessenten zur Verfügung. Im Rahmen der Preisverleihung stellen Thorsten Lube und Monika Niedermeier von der ITSG mit Dr. Michael Otte von MR.KNOW das Projekt vor.
Einführung des Informationsportals für sozialversicherungsrechtliche Meldepflichten
NO-CODE-BPM-Lösung von MR.KNOW treibt die Digitalisierung im öffentlichen Sektor voran
Die komplexen Vorgaben der Sozialversicherung stellen Unternehmen und Privatpersonen oft vor große Herausforderungen. Um eine zentrale, verständliche Anlaufstelle für alle relevanten Informationen zu schaffen, wurde das Informationsportal für Arbeitgeber entwickelt. Mit der NO-CODE-BPM-Lösung von MR.KNOW konnte eine benutzerfreundliche Plattform realisiert werden, die Millionen Anwendern in Deutschland hilft, Meldepflichten effizient zu erfüllen.
Die Anmeldung eines neuen Mitarbeiters stellt gerade für kleine Unternehmen eine große Herausforderung dar. Auch Existenzgründer und Privatpersonen, die Hilfe im Haushalt oder der Pflege benötigen, kennen sich oft nicht mit den geltenden Regelungen aus: Wem muss was gemeldet werden? Die vielen Gesetze, Richtlinien und Vorschriften der Sozialversicherung sind für Laien nur schwer durchschaubar.
Im Auftrag des Bundeskabinetts sollte 2014 deshalb eine zentrale Stelle geschaffen werden, an der Arbeitgeber alle wichtigen Informationen zur Sozialversicherung und zum Meldeverfahren unbürokratisch, einfach und verständlich finden: das Informationsportal für Arbeitgeber. Dieses soll sich an ca. 3,5 Millionen Unternehmer und Privatpersonen in Deutschland richten und dabei helfen, Fehler im Beitrags-, Melde- und Bescheinigungswesen zu reduzieren. Für die Projektdurchführung wurde die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG) beauftragt. Ziel des Projekts war es nun, dass Arbeitgeber an einer Stelle im Internet alle notwendigen Informationen zur Sozialversicherung finden können.
Randbedingungen für die Realisierung
Bedingung für die Umsetzung des Projekts war es, dass das Informationsportal problemlos in die bestehenden Angebote der Sozialversicherungsträger eingefügt werden kann. Zudem sollte eine barrierefreie, einfache Nutzung ermöglicht werden. Dabei bestand die Herausforderung darin, die Regeln und Vorschriften so aufzubereiten, dass sie gesetzeskonform, aber für die Arbeitgeber verständlich wiedergegeben sind. Dazu war es wichtig, dass diese Aufgabe von Fachexperten, die keine IT-Spezialisten sind, eigenständig umgesetzt werden konnte.
Auswahl der Lösung und Entscheidung für MR.KNOW
Um Gesetzestexte und andere Anforderungen effizient und intelligent abbilden zu können, fiel die Wahl auf eine Umsetzung mittels Prozessen. In enger Zusammenarbeit mit Mitarbeitern aus den Sozialversicherungen wurden die Inhalte als BPMN-Modelle erstellt. Anschließend suchte man gezielt nach einem Anbieter, der in der Lage ist, diese Modelle in ausführbaren Code zu überführen.
Für die technische Realisierung entschied sich die ITSG schließlich für die NO-CODE-BPM-Lösung von MR.KNOW by Inspire Technologies. Der Entscheidungsprozess umfasste eine umfassende Analyse der Anforderungen und der vorhandenen Softwareoptionen, um eine benutzerfreundliche Lösung zu gewährleisten, die zudem an gesetzliche Änderungen flexibel angepasst werden kann. „Mit Inspire Technologies haben wir einen Partner gefunden, der verstanden hat, was wir wollten und die Idee mit uns realisieren konnte“, so Thorsten Lube von der ITSG GmbH.
Mit der MR.KNOW – BPM Engine war es schließlich möglich, die Modelle in Code umzuwandeln und nahtlos in das Content-Management-System zu integrieren. „Im gesamten Prozess haben wir keine einzige Zeile Code programmieren müssen. Wir kamen somit vom BPMN-Modell bis zur Ansicht auf dem Bildschirm ohne Programmierleistung aus. Dies verschafft uns den Vorteil, dass wir schnell auf Gesetzesänderungen reagieren können“, so Lube weiter.
Projektverlauf und Herausforderungen
Das Projekt startete mit dem Ziel, die Plattform bis Anfang 2017 bereitzustellen, und die ersten Module des Informationsportals gingen planmäßig in den Echtbetrieb. Dabei mussten die Regelungen so aufbereitet werden, dass sie auch für Laien verständlich sind. Durch die Zero-Coding-Technologie konnten die Prozessmodelle automatisiert in ablaufbereite Assistenten umgewandelt werden.
Die Integration in die bestehenden Systeme der Sozialversicherungsträger erforderte eine stabile und sichere Systemplattform. Die Architektur basiert auf Microsoft-Servern und unterstützt mit einer SOA-Architektur die Anbindung an externe Systeme, z. B. Microsoft SQL-Datenbanken. Die Anwenderfreundlichkeit stand dabei stets im Fokus: Das System bietet eine responsive Nutzeroberfläche, die je nach Gerät und Benutzerkontext angepasst wird. Die Nutzung von Entscheidungstabellen und die Möglichkeit, Daten direkt in Prozessen zu integrieren, trugen zur schnellen Akzeptanz bei den Nutzern bei.
Ergebnis und Ausblick
Seit 2017 ist das Informationsportal in Betrieb und wird seither kontinuierlich ausgebaut. Dabei verzeichnet die Plattform eine stetig wachsende Nutzungsrate. Sie trägt nicht nur zur Reduzierung des bürokratischen Aufwands bei, sondern verbessert auch die Transparenz im Meldeprozess.
Das Informationsportal für sozialversicherungsrechtliche Meldepflichten ist ein Beispiel für eine erfolgreiche Digitalisierung im öffentlichen Sektor und bietet eine anwenderfreundliche, gesetzeskonforme Lösung, die Arbeitgeber sicher durch komplexe Vorschriften führt.