Unterschätzte Wirkung: Prozessmanagement zu sporadisch
Viele Unternehmen verschenken Potenzial durch Angst vor Optimierung
Die jüngsten Hiobsmeldungen aus der Finanzbranche haben uns dramatisch vor Augen geführt, was passieren kann, wenn in Unternehmen wenig Transparenz und keine Kontrollmechanismen etabliert sind, und wie nur einige wenige Manager und Anlageberater ein ganzes Weltwirtschaftssystem zum wanken bringen können. Geschäftsprozesse müssen daher kurzfristig anpassbar sein, um auf solche massiven und schnellen Veränderungen flexibel reagieren zu können. Prozessmanagement schafft ideale Voraussetzungen für mehr Transparenz, Effizienz und Kontrolle basierend auf den Daten der Prozessabläufe, um rechtzeitig die richtigen Personen alarmieren zu können, bevor etwas Gravierendes passiert.
Die Finanzkrise macht deutlich: Nur wer seine Prozesse mit einer systemgestützten Plattform regelt und dabei den Faktor Mensch nicht außer Acht lässt, ist gerüstet für die neuen Herausforderungen.
Die Wettbewerbsbedingungen sind hart. Unternehmen, ihre Mitarbeiter und die Führungsetagen sind unter Druck. Wer sich im Wettbewerb nachhaltig durchsetzen will, muss intern darauf achten, dass Ressourcen effektiv verwendet werden. Dazu zählt nicht nur das bloße Hinterfragen und Einsparen von Ausgaben: Eine Vielzahl von Unternehmen wagt sich noch immer nicht an die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse und vergibt damit die Chance, wettbewerbsfähig zu bleiben sowie in globalen Märkten zu wachsen.
Das Zögern von Unternehmen, ihre Prozesse zu optimieren, liegt jedoch nicht ausschließlich in der Spar-Mentalität begründet. Die Motivation ist oft deutlich banaler: Individuelle und den geschäftspezifischen Anforderungen eines Unternehmens angepasste Lösungen zur Prozessoptimierung sind der Unternehmensführung in vielen Fällen schlichtweg unbekannt. Business Process Management (kurz BPM) ist zwar ein gängiger Begriff, wird aber oft mit falschen Vorstellungen verknüpft. BPM ist nicht nur das modellieren und dokumentieren von Prozessen. Gute BPM-Software macht sämtliche Unternehmensprozesse effizienter, transparenter, nachvollziehbar und vor allem schnell anpassbar.
Flexibilität ist entscheidend: BPM muss agil sein
Hinzu kommen große, umfangreiche Angebote, welche die spezifischen Anforderungen vieler Unternehmen oft nicht in der Art und Weise abdecken können, wie es notwendig wäre. Dort, wo die Ziele für Automatisierung, Transparenz und fachliche Anforderungen schon längst klar formuliert sind, bedarf es Lösungen, welche modular und nach oben skalierbar, aber vor allem schnell umsetzbar sind. Darum ist es für ein Unternehmen wichtig, darauf zu achten, dass ein BPM-Anbieter Prozesse innerhalb eines Unternehmens flexibel unterstützen und in laufende Prozesse schnell ohne Stillstand ändern kann. BPM sollte sich immer nach den vorhandenen Strukturen eines Unternehmens richten – und nicht umgekehrt.
Hier bieten BPM-Spezialisten wie zum Beispiel Inspire Technologies mit einer pragmatischen und skalierbaren Umgebung (BPM inspire – smart process) für mittelständische Unternehmen und Fachabteilungen eine gute Lösung. Durch erprobte Best Practices, praktisches Prototyping, Template Bibliothek, einem klaren Vorgehensmodell und zahlreichen Projekt-Erfahrungen können so mit modernster IT Unterstützung auch sehr spezielle Prozesse mittlerweile schnell und effektiv umgesetzt werden. Für die Unternehmen birgt derartige Prozessoptimierung großes Potential: Innerhalb überschaubarer Zeit kann eine (Teil-)automatisierte Prozesssteuerung einen Return on Invest (ROI) erzielen und dabei helfen, neue Geschäftsfelder zügig zu erschließen. Geschäftsprozesse sind die Grundlage für ein erfolgreiches Agieren am Markt und wirken sich daher zwangsläufig auf die Wettbewerbsfähigkeit und somit den Unternehmenserfolg aus.
Die Effizienzsteigerung und Transparenz wird mit der Einführung einer BPM-Lösung erreicht, mit welcher die automatisierten Prozesse entlang der Wertschöpfungskette und über den gesamten Prozess-Lebenszyklus effektiv gesteuert werden. Besonders wichtig dabei ist die schnelle und einfache Integrierbarkeit in bestehende Infrastrukturen. Verzögerungen, Abweichungen und Brüche von Geschäftsprozessen belasten unnötig das Kerngeschäft. Optimal sind Lösungen, mit denen sich die kompletten Geschäftsprozesse kurzfristig analysieren, intuitiv modellieren, grafisch abbilden, schnell umsetzen und einführen sowie effektiv steuern lassen.
Wissen was passiert: individuelles BPM-Reporting
Fakt ist, dass sich mit den ständig wechselnden Marktanforderungen an ein Unternehmen auch die Geschäftsprozesse ändern und Prozessbeschreibungen damit schnell überholt sind. Für einen guten Überblick über Geschäftsabläufe und deren Auswertung sammelt eine Prozessreporting und Monitoring-Komponente eines BPM Systems die notwendigen Informationen, verdichtet die gewünschten Daten und bereitet sie grafisch auf. Um die aktuell implementierte Prozesse auch immer aktuell nachvollziehen zu können, lassen sich mit so genannten “smart process – Lösungen“ beispielsweise auf Knopfdruck Prozessdokumentationen erstellen.
Ein plattformunabhängiger Prozess-Server ist das Herzstück eines performanten und skalierbaren BPM-Systems. Über standardisierte Schnittstellen bietet dieser den Zugang zu den heterogenen IT-Anwendungen im Unternehmen und fasst deren Informationen zusammen. Ganz egal, ob und mit welchen ERP-Systemen, Datenbanken, CRM-, E-Mail- und Content Management Systemen oder unternehmenseigenen Anwendungen gearbeitet wird – ein verlässlicher BPM-Hersteller bietet entsprechende Integrationsmöglichkeiten an. Die beste Lösung halten Anbieter parat, die das Unternehmen und ihren Kunden ganzheitlich über die gesamte Wertschöpfungskette begleiten, von der Beratung über die Systemintegration bis hin zur Übernahme von IT- und Geschäftsprozessen.
Fazit: Die Vorteile eines ausgereiften Business Process Managements finden sich in vier wesentlichen Punkten: Mehr Transparenz, Optimierung der Vorgänge, Ausnutzung von Kostensenkungspotentialen und Erschließung neuer Geschäftspotentiale.
Ein effizienterer Umgang mit den eigenen Ressourcen bedeutet also bei richtiger Umsetzung eines BPM-Projekts bei weitem nicht nur Kostenersparnis, sondern bereichert unterm Strich alle Unternehmensabteilungen durch mehr Effizienz und Wachstum. Prozessmanagement ist sinnvoll – vorausgesetzt, dass Bewusstsein dafür entsteht, dass systemgesteuerte Prozesse dem gesamten Unternehmen nachhaltig zugute kommen.