Turbo für die Personalabteilung: MR.KNOW - BPM automatisiert Prozesse beim Ein- und Austritt von Mitarbeitern
Prozessmanagementsuite erlaubt Automatisierung des gesamten Lebenszyklus bei der Mitarbeiter-Administration
Für jedes zweite Unternehmen in Deutschland hat die Effizienzsteigerung von HR-Prozessen laut einer aktuellen Kienbaum-Studie „HR 2010“ eine mittlere oder hohe Priorität. Die schnelle und zuverlässige Abwicklung der notwendigen Prozesse beim Ein- und Austritt von Mitarbeitern ist ein Bereich, in dem die Prozessoptimierung bedingt durch Komplexität und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit besonders große Effizienzverbesserungen erreicht. Prozessmanagementspezialist Inspire Technologies bietet daher mit einer neuen Lösung auf Basis von NO-CODE-BPM einen Ansatz für die weitgehende Automatisierung der Abläufe beim Ein- und Austritt von Mitarbeitern. Die neue Lösung erlaubt die Modellierung sämtlicher Prozesse – von der Personalanforderung bis zur Erstellung eines Arbeitszeugnisses – und unterstützt die Ausführung durch die automatische Weiterleitung von Aufgaben und die transparente Darstellung jeder Prozessphase. Unternehmen können dadurch ihre Abläufe bei der Personalverwaltung wesentlich verbessern und für alle Beteiligten Transparenz und Verlässlichkeit erhöhen.
„Der Ein- und Austritt von Mitarbeitern bringt immer eine ganze Reihe von administrativen Aufgaben mit sich“, so Andreas Mucke, Head of Business Development bei Inspire Technologies. „Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters beinhaltet in den meisten Unternehmen eine Reihe von komplexen Aufgaben, die innerhalb von kurzer Zeit erledigt werden müssen. Beim Ende der Zusammenarbeit gibt es nicht weniger Anforderungen – die Arbeitsmittel müssen nachverfolgt und eingesammelt, die Austrittsdokumente ausgefüllt und das Arbeitszeugnis rechtzeitig auf den Weg gebracht werden. Diese Abläufe sind für die Beteiligten keine tägliche Routine, weshalb die Vorgehensweise oft viel Zeit in Anspruch nimmt und erst eine Führung durch Prozessaufgaben eine Entlastung bietet. Mit einer automatisierten Lösung für den Ein- und Austritt von Mitarbeitern kann ein Unternehmen sicherstellen, dass bei diesen Prozessen Fristen eingehalten werden und nichts mehr vergessen wird.“
MR.KNOW - BPM ermöglicht durch die Modellierung eines Personalanforderungs-Workflows eine effiziente Betreuung der Mitarbeiter von Beginn an. Je nach Workflow wird eine Personalanforderung beispielsweise über mehrere Hierarchieebenen weitergegeben, bis sie schließlich beim CEO oder Geschäftsführer ankommt. Dort ist die Bewilligung der anderen Manager bereits geklärt, gleichzeitig erhält der Unternehmensleiter einen detaillierten Einblick in den Anforderungskatalog für den neuen Mitarbeiter. Beim Eintritt eines neuen Mitarbeiters lassen sich viele Aufgaben ebenfalls weitreichend automatisieren: So lassen sich Mitarbeiter durch die Lösung beispielsweise in Active Directory-Gruppen hinzufügen und bekommen bei der ersten Anmeldung ihre „Published Application“ zugeteilt. Weiterhin stehen die richtigen Arbeitsmittel wie Mobiltelefon, Laptop und Firmenwagen rechtzeitig zur Verfügung. Dies sorgt für einen reibungslosen und zufriedenen Start des Mitarbeiters. Auch Lizenzen für notwendige Software wurden vorher im integrierten Lizenzmanagement geprüft und rechtzeitig bestellt sowie Zugänge eingerichtet, so dass alle involvierten Abteilungen klare Aufgabenzuteilungen und Transparenz zu dem Vorgang haben.
Die BPM-Software ermöglicht die Modellierung von komplexen Prozessen beim Austritt eines Mitarbeiters wie Freigabe der Kündigung, Generierung der Austrittsdokumente, Erstellen eines Zeugnisantrags oder Endkontrolle der Dokumente. Dabei erlaubt die Lösung ebenfalls, variable Faktoren wie Urlaubsanspruch oder Gleitzeitkonto automatisch zu berechnen. Geschäftliche Leihgaben wie Schlüssel und Mobilgeräte lassen sich automatisiert verfolgen, so dass direkt Klarheit darüber herrscht, welche Gegenstände sich noch im Besitz des Mitarbeiters befinden und am letzten Arbeitstag zurückgegeben werden müssen.