MR.KNOW - BPM Produktübersicht

Inhaltsverzeichnis

1      Übersicht

1.1       Einleitung

1.2       Begriffsunterscheidung Low Code und No Code/Zero Code?

1.3       Übersicht zur MR.KNOW – BPM Low Code Platform

1.4       Kurzbeschreibung der MR.KNOW - BPM Module

1.4.1        Prozessmodellierung

1.4.2        Benutzeroberflächen

1.4.3        Digitale Assistenten

1.4.4        Reports und Monitoring

1.4.5        Entscheidungstabellen

1.4.6        Mehrsprachigkeit 

1.4.7        Datenbankzugriffe

1.4.8        Schnittstellen

1.4.9        Automatisierung und Administration

1.4.10      Umgang mit personenbezogenen Daten

1.4.11      Ausfallsicherheit und Skalierbarkeit

1. Übersicht

1.1 Einleitung

MR.KNOW - BPM ist eine Software um sukzessive die Digitalisierung aller Prozesse sowohl in Form von Digitalen Assistenten, kollaborativen Prozessen und systemzentrischer Automatisierung im Sinne einer Dunkelverarbeitung auf der technologischen Grundlage von Low Coding umzusetzen.

Workflows sollen möglichst einfach und schnell implementiert bzw. an die jeweiligen Anforderungen angepasst werden können, aber bei steigender Komplexität in den Prozessen möglichst keine technischen Grenzen auftreten. MR.KNOW - BPM trägt dem insbesondere durch den Fokus auf No-Code und Low-Code Ansatz optimal Rechnung.

Die prozessorientierte Implementierung von Anwendungen und Workflows auf Basis von MR.KNOW - BPM bietet folgende Vorteile:

• Zero- und Low Coding für Prozesse und Oberflächen
• Prozessausführung ohne Programmierung
• Anbindung vorhandener IT-Systeme
• Einbindung bestehender Benutzerverzeichnisse
• Flexible und schnelle Prozessanpassungen
• Individuelle Oberflächen und Designs
• Abbildung von abteilungsspezifischen Anforderungen
• Einbindung von externen Lieferanten & Mitarbeitern
• Vollständige Transparenz durch einfärbende Prozessschritte
• Individuelle Reports und Dokumentationen       
• Verkürzung der Durchlaufzeiten
• Verringerung des Verwaltungsaufwands
• Einfache standortübergreifende Bearbeitungsmöglichkeiten
• Sicherstellung von Compliance Anforderungen
• Investitionssicherheit durch nachgewiesene Skalierbarkeit und Performance
• Modulare Einführungsmöglichkeiten
• Beliebig skalierbar

1.2    Begriffsunterscheidung Low Code und No Code/Zero Code

Bei der herkömmlichen Softwareentwicklung schreiben Programmierer Codezeilen, um die gewünschten Funktionen und Merkmale in einem Computerprogramm oder einer Anwendung zu erstellen. Dieser Prozess erfordert, dass Programmierer über fundierte Kenntnisse der Computersprachen sowie der Entwicklungsumgebungen, Bereitstellungsprozesse und Testprotokolle verfügen.

Low-Code- und No-Code-Plattformen, wie MR.KNOW – BPM, Modularisieren Komponenten für eine einfache Nutzung von Funktionalitäten und bieten grafische Editoren, die daraus Anwendungslogik generieren. Benutzer wählen und verbinden wiederverwendbare Komponenten, die bestimmte Schritte oder Funktionalitäten darstellen visuell und verbinden sie miteinander, um den gewünschten computergestützten Arbeitsablauf zu erstellen.

Benutzer können somit Anwendungen sogar aus fachlichen Beschreibungen erstellen, anstatt Zeile für Zeile Codes für jede gewünschte Funktion und Fähigkeit zu schreiben. Während der Begriff „Low Coding“ impliziert, dass noch ein Minimum an Programmierleistung notwendig ist (z.B. externe Schnittstellen), so wird „No Coding“ bzw. „Zero Coding“ im Kontext mit Citizen Development genutzt.

Während die Vorteile im Low Coding daran liegen, professionelle Entwickler und Programmierer zu befähigen, schneller auch komplexe Anwendungen erstellen zu können, liegen die Mehrwerte des Zero Codings in der Möglichkeit, auch Nutzer ohne jegliche Programmierkenntnisse in den Prozess der Anwendungserstellung zu integrieren. Die sogenannten „Citizen Developer“ verstehen die Geschäftsregeln und Zusammenhänge und können so ohne viel Aufwand einfach und schnell Anwendungen bauen, diese testen und deployen.

1.3    Übersicht zur MR.KNOW – BPM Low Code Platform

Das Produkt MR.KNOW - BPM für die Implementierung von Workflows ist ein sehr umfangreiches und zukunftssicheres Werkzeug, mit dem es möglich ist, alle Arten von Prozessen und Anwendungen umzusetzen. MR.KNOW - BPM ist modular aufgebaut und bietet Standardschnittstellen für die Integration zu allen bestehenden oder zukünftigen Systemen.

Die Geschäftsprozesse selbst können auf Basis des Standards BPMN 2.0 erstellt und einfach konfiguriert werden. Die hohe Verfügbarkeit und Performance wird in der Automatisierungskomponente sichergestellt. Die Mitarbeitermotivation und Kundenzufriedenheit wird durch individuelle und frei gestaltbare browserbasierte Benutzeroberflächen für eine intuitive Bedienung erreicht. Mit der Monitoring Komponente können Projektkosten und andere Kennzahlen überwacht und somit optimiert werden. Mit dem Rapid Application Modul können vollständige Anwendungen sehr schnell umgesetzt werden (Zero-/Low-Code Methode).

Die Komponente „MR.KNOW - ASSISTANT“ ermöglicht, aus einem fachlichen Prozessmodell vollautomatisch die Anwendung inklusive Oberflächen zu generieren (Zero-Coding).

Abb. 1 Komponenten der Suite MR.KNOW - BPM

1.4    Kurzbeschreibung der MR.KNOW - BPM Module

MR.KNOW - BPMbesteht aus einer integrierten Umgebung für die Modellierung und Konfiguration von Prozessmodellen und Dokumentation, einem Designer für browserbasierte Benutzeroberflächen, Charts, Reports und Dokumentengenerierung, einer Administrationsumgebung für die Verwaltung der Serverkomponenten, Benutzer, Gruppen, Rollen, Berechtigungen und Mandanten sowie einer Servermonitoring-Komponente.

1.4.1    Prozessmodellierung

Prozesse werden in MR.KNOW - BPMauf Basisdes Standards BPMN 2.0 erstellt. Die Definition von Eskalationen, Regeln und Verantwortlichkeiten und auch der Aufbau von Prozessbibliotheken werden in derselben Umgebung eingepflegt. Mit MR.KNOW - BPM können in der Modellierung eigene Benutzerattribute (z.B. Beschreibungen, Zeiten, Kosten, Verweise auf externe Dokumente oder Webseiten) definiert werden, die für Kennzahlenauswertung im realen Betrieb genutzt werden können. In den einzelnen Prozessschritten können diesen Attributen dann entsprechende Werte zugewiesen werden.

Abb. 2 Prozessmodellierung mit Sichten für fachliche und technische Details

In der erweiterten Konfigurationsansicht werden sukzessive weitere Details hinterlegt, z.B. benötigte Workflow-Variablen definiert. Regeln werden als eng an die natürliche Sprache angelegte Ausdrücke an Verzweigungen bzw. Sequenzflüssen zugeordnet. In dem Aktivitätendialog werden den einzelnen Prozessschritten die technischen Aktivitäten zugeordnet. Diese können Aufgaben für Mitarbeiter (i.d.R. Gruppen) sein, z.B. die Validierung durchzuführen, Mails abzurufen, Webservices oder REST Services aufzurufen, revisionssichere Protokolle als PDF/A zu generieren, Entscheidungstabellen aufzurufen, usw. Über einen Plug-In Mechanismus können auch proprietäre Komponenten so eingebunden werden, dass diese fachlich verständlich bleiben.

Für die Publikation der Prozessinformationen können auf Knopfdruck Dokumentationen in HTML oder PDF generiert werden. Das neue Major-Release (Version 10) von MR.KNOW - BPM, enthält weiterhin eine vollständig im Webbrowser integrierte Webmodellierung.  

Abb. 3 Webbrowser-basierte BPMN 2.0 Modellierung

1.4.2 Benutzeroberflächen

Die Erfahrung aus diversen Entwicklungsprojekten zeigt, dass nicht die Prozessmodellierung der aufwendigste Teil ist, sondern die Entwicklung der Anwenderoberflächen. Bei vielen Prozessen sind Mitarbeiter in einzelne Schritte des Prozesses involviert, indem sie Aufgaben abarbeiten. Dazu bedarf es eines entsprechenden Clients für den Anwender. Diese müssen trotz der zu erwartenden Komplexität im Prozess intuitiv bedienbar bleiben.

MR.KNOW - BPM unterstützt den Aufbau von wiederverwendbaren Komponenten in Form von benutzerdefinierten Paletten, um in Projekten Implementierungsaufwände zu reduzieren und die Qualität durch „Single Sourcing“ zu verbessern. Der Gestaltung von Oberflächen sind hinsichtlich Ergonomie und intuitiver Bedienung keine Grenzen gesetzt, da neueste Web-Technologien (u.a. HTML 5, AJAX, CSS3) unterstützt werden.

Über die Fähigkeit, einzelne Komponenten per REST Service zu generieren und in bestehende Portale designkonform einzubinden kann MR.KNOW - BPM problemlos mit beliebigen Systemen integriert werden. Auch ein gerätespezifisches („responsive“) Design für mobile Endgeräte auf Basis HTML 5 wird unterstützt.

Mit “Rapid Application“ steht eine Komponente zur Verfügung, die es gestattet sehr einfach und schnell individuelle browserbasierte Anwenderoberflächen unter Nutzung aktueller Standards wie HTML5 und Ajax Bibliotheken nahezu ohne Programmierung zu erstellen.

Die Konfiguration erfolgt dabei über einen geführten Assistenten im Browser für berechtigte Personen.

Abb. 4 Rapid Application

Mit dieser Komponente lassen sich die Projektaufwände nachhaltig reduzieren. Selbst eine evtl. erst in ein paar Jahren gewünschte Designmigration lässt sich um Größenordnungen reduzieren, da das Rapid Application Framework dem „Model-View-Controller“ (MVC) Paradigma folgt.

Sollte für komplexe Anforderungen die Fähigkeit von Rapid Application an eine inhaltliche Grenze kommen, so steht darüber hinaus ein „Professional HTML 5 Designer“ zur Verfügung, bei dem alles was HTML 5 ermöglicht erstellt werden kann. Dabei ist auch ein hybrider Ansatz möglich, in dem eine Spezialfunktionalität als Komponente in Rapid Application eingebunden werden kann.

Abb. 5 Professional Umgebung für HTML5 Formulare

1.4.3 Digitale Assistenten

Mit dem MR.KNOW - BPM können Digitale Assistenten (MR.KNOW) gänzlich ohne Programmierung erstellt werden (Low Coding). Diese können sowohl mit dem Innovator als BPMN Modell definiert werden als auch optional vorgelagert über einen Deskriptiven Editor, ähnlich wie bei Excel, in einer Browsermaske beschrieben werden. Aus der Beschreibung wird dann das BPMN Modell automatisch erzeugt, der Prozess auf den Server deployed und die Oberfläche passend dazu automatisch generiert, so dass lediglich der Test dazu noch gemacht werden muss. Von der Aufnahme des Prozesses im Standard BPMN 2.0 über die Automatisierung des Prozessmodells bis hin zur fertigen Oberfläche sorgt das Low Coding dafür, dass Anwendungen ohne Programmierung entstehen können.

Abb. 6 Deskriptiver Editor

Abb. 7 Digital Assistant MR.KNOW auf Basis von BPMN 2.0 Prozessmodell

1.4.4 Process Board

Genauso einfach, wie man Digitale Assistenten erstellen kann, so einfach kann man auch im Bereich der internen Prozesse starten. Da man hier ja oft mehr als nur eine(n) Prozessbeteiligte(n) hat, spricht man von sog. „Kollaborativen Prozessen“. Diese definieren in der BPMN mehrere Lanes.

Aus Sicht der Fachseite beginnt wie bei einem Kanban-Board damit, die beteiligten Abteilungen zu benennen. Danach werden die Aufgaben der Abteilungen definiert, dies kann eine Aufgabe, E-Mail, ein Funktionsaufruf oder Skript sein.

Abb. 8 Process Board auf Basis von BPMN 2.0 Prozessmodell

Flexibel, intuitiv und anwenderfreundlich können diese dann verschoben werden. Im Ergebnis baut sich parallel das BPMN-Modell im Standard BPMN 2.0 auf (genau wie bei den Digitalen Assistenten beschrieben in Punkt 1.4.3.).

Abb. 9 Hinzufügen und Editieren von Aufgaben

1.4.5 Reports und Monitoring

MR.KNOW - BPM beinhaltet eine Reporting-Komponente, die es erlaubt individuelle Auswertungen grafisch orientiert zu erstellen. Somit können beliebige Übersichten erstellt werden. Als Ausgabeformat steht neben HTML auch PDF bzw. PDF/A zur Verfügung.

Abb. 10 Reports

1.4.6 Entscheidungstabellen

Regeln können zum einen direkt an Verzweigungen oder Verbindungen konfiguriert werden. Für komplexe Regeln, die von Fachverantwortlichen gepflegt werden sollen, stehen zudem sog. Entscheidungstabellen zur Verfügung, wie in nachfolgendem Bild exemplarisch abgebildet. Auch hier greift ein feingliedriges Rechtemanagement, so dass definiert werden kann, wer Regeln ändern darf.

Abb. 11 Verarbeitung von Entscheidungstabellen

1.4.7 Mehrsprachigkeit

Gerade bei Prozessen mit Bürgerkontakt oder auch in international agierenden Unternehmen ist die Mehrsprachigkeit ein wichtiges Thema. Workflowmodelle können mehrsprachig gepflegt werden. Dafür können Projekten beliebige ISO Sprachen zugeordnet werden.

Abb. 12 Mehrsprachigkeit

Die Mehrsprachigkeit wird neben den Prozessmodellen auch in den Benutzeroberflächen und in der Dokumentengenerierung unterstützt. Für Benachrichtigung in Form einer E-Mail oder Anzeige einer Aufgabe können Mailtemplates mehrsprachig hinterlegt und bei den Anwendern ein Attribut zugewiesen werden, was dessen bevorzugte Sprache ist, so dass auch Interaktionen mit dem Server in alle Richtungen mehrsprachig möglich ist. Eine Übersetzung wird durch ein Export- Import nach Excel stark vereinfacht. Für dynamische Textübersetzungen zur Laufzeit kann eine Excel Übersetzungstabelle auf den Server bereitgestellt werden.

1.4.8 Datenbankzugriffe

Für den Zugriff auf Datenbanken bietet MR.KNOW - BPM eine datenbankherstellerunabhängige Zugriffsschicht mit einem integrierten Parser, der viel Komfort in der Projektimplementierungsphase bietet. So genügt es beispielsweise, lediglich eine „INSERT Anweisung“ ohne Parameter anzugeben und der integrierte Parser baut anhand aktuell belegter Variablen die SQL-Anweisung automatisch zusammen und übersetzt diese in den Zieldialekt der z.B. Oracle Datenbank. Zudem erhöht diese Schicht die Sicherheit, denn der Parser verhindert die in Webanwendungen gefürchteten Sicherheitslücken durch „SQL-Injection“.

1.4.9 Schnittstellen

MR.KNOW - BPM setzt auf eine offene Service orientierte Architektur (SOA). Grundsätzlich können alle Systeme (z.B. XÖD, nscale, Legacy etc.), die eine Schnittstelle mitbringen, über eine der genannten Schnittstellentechnologien bzw. bestehende Adapter (z.B. SAP, CMIS) angebunden werden.

Abb. 13 Service orientierte Architektur

Es gibt diverse Standardschnittstellen, z.B. für Datenbanken, REST, SOAP, SMTP, IMAP, POP3, XML, JMS als auch einen Plugin-Mechanismus, um proprietäre Schnittstellen mit einem Einmalaufwand so anzubinden, dass die Konfiguration fachlich möglich bzw. verständlich wird. Selbst komplexe API-Aufrufe wie REST Services oder SOAP Services werden nicht programmiert, sondern konfiguriert:

Abb. 14 Konfiguration von REST Services

Für den Versand von E-Mails steht eine vorgefertigte Activity zur Verfügung, mit der auch Anhänge versendet werden können. Für Sammel-Emails kann die Scheduling Komponente von MR.KNOW - BPM genutzt werden, bei der nach frei definierbaren Kalenderregeln ein Sammelversand in Form eines Workflows realisiert werden kann.

1.4.10 Automatisierung und Administration

Nachdem der Prozess entsprechend konfiguriert wurde, kann dieser auf den Server übertragen werden. Dabei wird aus dem Modell und der Konfiguration im Hintergrund Programmcode generiert, übersetzt, an den Server übertragen und steht dann zum Ablauf bereit. Da der MR.KNOW - BPMServer eine native Verarbeitung ausführt, wird eine mehrfach in der Praxis nachgewiesene sehr hohe Performance erreicht im Vergleich zu den üblicherweise interpretierend arbeitenden Ausführungs-Engines. Das Deployment erfolgt in die MR.KNOW - BPM Datenbank, so dass keine „Downtimes“ im Server entstehen, um die benötigte sehr hohe Verfügbarkeit sicherzustellen.

In der Server-Monitoring-Umgebung von MR.KNOW - BPM können Prozesse nach dem Deployment getestet und simuliert werden auch ohne, dass dafür Oberflächen oder Schnittstellen zu Drittsystemen implementiert sein müssen. Zudem bietet MR.KNOW - BPM die Möglichkeit, den Laufweg der Prozesse grafisch und historisiert darzustellen und somit die Prozesse zu überwachen.

Abb. 15 Laufwege von Prozessen

Mit MR.KNOW - BPM lassen sich Prozesse auch automatisch über externe Ereignisse (Trigger, Erreichen eines bestimmten Datums, Ablauf von Zeitintervallen, u.v.m.) auslösen. Dies könnte z.B.  für den Prozess „Geschäftsjahresabschluss“ genutzt werden, um diesen automatisch periodisch zu starten.

MR.KNOW - BPMbeinhaltet eine Serverkomponente, um Benutzer, Gruppen, Rollen, Funktionen und Privilegien zu pflegen. Diese Komponente beinhaltet Replikationsmechanismen zu Active Directory, um Mitarbeiter an nur einer zentralen Stelle zu pflegen. Zudem können lokal Benutzer und Gruppen angelegt werden, um auch externe Prozessbeteiligte in die Prozesse einzubinden, ohne dass die im Benutzerverzeichnis eingestellt werden müssen, was aus Sicherheitsgründen sicher nicht gestattet ist.

Zudem beinhaltet die Berechtigung ein filigranes Privilegien-Management um festzulegen, wer welche Teile der Applikation nutzen darf, wer Workflows auf die Server übertragen darf bis hin auf Feldebene in den Formularmasken.

Falls benötigt wird eine Mehrmandantenunterstützung geboten, um strikt getrennte Benutzerverzeichnisse und Rechte zu pflegen.

1.4.11 Umgang mit personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten, die nicht dringend zum Auslesen notwendig sind, können durch die Nutzung des Datentyps „Password“ in Protokollen und Detailansichten der Prozessinstanzen nicht lesbar angezeigt werden.

Die Protokollierung „Wer-hat-wann-was-getan“ erfolgt durch gesetzliche Rahmenbedingungen und dient der Fehlersuche, falls Prozesse anders verlaufen als vorgesehen. Es kann vorkommen, dass Mitarbeitern (i.d.R. Gruppen) Aufgaben zugewiesen werden, für die sie gar nicht vorgesehen sind. In solchen Fällen müssen Administratoren den Laufweg der Workflows nachvollziehen können, damit diese Fehler künftig vermieden werden können.

Auswertungen sind nur auf Einzelvorgangsebene möglich. Und dies nur über die Zuweisung bestimmter Rechte „z.B. für einen Revisor“. Bei Bedarf kann die Rechtevergabe auch über einen Prozess abgebildet werden, bei dem der Betriebsrat zustimmen muss. Mitarbeiter und Vorgesetzte können nur die Dokumente/Masken/Reports sehen, für die sie eine Berechtigung zugeteilt bekommen haben. Berechtigungen auf solche Auswertungen können über Prozesse ebenfalls mit dem Betriebsrat abgestimmt werden. Mitarbeiter und Vorgesetzte sehen nur Aufgaben, die ihnen persönlich, als Gruppenmitglied oder als expliziter Vertreter während der Abwesenheit zugewiesen sind.

Mitarbeiterbezogene Daten werden im Datenmodell von MR.KNOW - BPMnur innerhalb der einzelnen Vorgänge protokolliert und nicht kumuliert über Zeiträume oder aggregiert über Vorgänge. Rückschlüsse auf Mitarbeiterverhalten sind somit nicht möglich. Kundenindividuelle Reports und sonstige Auswertungen werden zusammen mit dem Betriebsrat unter Berücksichtigung der gesetzlichen Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit und Grenzen des Datenschutzes definiert und implementiert. Sofern gesetzliche Vorgaben nicht dagegensprechen, können die protokollierten Vorgangsdaten automatisch nach einer voreinstellbaren Zeit nach Beendigung des Vorgangsprozesses vom System automatisch gelöscht werden.

1.4.12 Ausfallsicherheit und Skalierbarkeit

MR.KNOW BPM unterstützt den Aufbau einer n-tier-Architektur. Serverseitig stehen die drei Serverkomponenten „insign“ für die Benutzer, Gruppen, und Rechteverwaltung,  „inspire“ für die Prozesssteuerung und „inform“ als Webapplikation Serverkomponente für die Web-Frontend Generierung und Benutzerinteraktionen.

Bei einer hohen Anzahl von Anwendern können beliebig viele inform Server parallel betrieben werden. Diese können über einen Standard Loadbalancer verteilt adressiert werden. Soll zudem eine hardwareseitige Ausfallsicherheit gegeben sein, so werden im Minimum zwei Server für diese Komponente benötigt.

Die Serverkomponenten für die Prozessablaufsteuerung besitzen eine integrierte Skalierbarkeit. Hier genügt es, die Server auf dieselbe Datenbank zu konfigurieren, was auch im laufenden Betrieb geschehen kann. Die Server überwachen sich gegenseitig und falls ein Server ausfällt setzt ein anderer Server die Prozessbearbeitung des ausgefallenen Servers automatisch fort. Auch wenn bereits ein einzelner inspire Server eine sehr hohe Last und beliebig viele Prozesse parallel  verarbeiten kann, so werden bei einer Hochverfügbarkeitsumgebung wenigstens zwei Server für den Fall eines Hardwareausfalls benötigt.

Der Server für die Benutzer- und Rechteverwaltung hält die Berechtigungen aus Performancegründen im Hauptspeicher benötigt aber relativ geringe Rechenleistung. Von daher kann der inspire Server bei signifikanten Betriebskosten auf dem selben Servern wie inspire installiert werden. Betreff Ausfallsicherheit ist hier das Prinzip, dass bei mehreren insign Servern diese sich untereinander auf einen aktiven Serverknote einigen. Die übrigen sind passiv und überwachen lediglich, ob der aktive Server noch erreichbar ist. Wenn es zu einem Ausfall kommt einigen sich die noch verbleibenden Server auf den neuen aktiven und teilen dies den inspire und inform Servern mit. Ist der ehemals aktive Server wieder online, so erkennt er dass zwischenzeitlich ein anderer aktiv wurde und nimmt eine passive Rolle ein.

Nachfolgende Systemarchitektur zeigt die Trennung zwischen Webappliaktion für die Generierung der Benutzerschnittstelle sowie der Prozesssteuerung. Die Redundanz sorgt für eine automatische Fail-Over und hohe Verfügbarkeit im Falle eines Hardwaredefekts.

Abb. 16 Skalierbarkeit und Ausfallsicherheit

Bei einer Hochverfügbarkeitslösung werden daher im Minimum vier (virtualisierte) Hardwareserver benötigt, die gleichzeitig eine Lastverteilung im Normalbetrieb gewährleisten.

Übersichten zur Sofware unter: https://www.mrknow.ai/bpm-software