MR.KNOW optimiert Workflowmanagement bei Sixt

Sixt, einer der weltweit führenden Anbieter von Mobilitätsdienstleistungen, bietet seinen Kunden nicht nur Premium-Fahrzeuge sondern auch Premium-Services, die sich durch hohen Kundennutzen auszeichnen. Mit einer Präsenz in mehr als 100 Ländern und rund 5100  Mitarbeitern verzeichnete der deutsche Marktführer im Geschäftsjahr 2015 einen Umsatz von 2,2 Milliarden Euro. Die Basis für diesen Erfolg bilden eine hohe Servicequalität, konsequente Kundenorientierung, Innovationen im Bereich Mobilität und eine internationale Ausrichtung.  Der reibungslose Ablauf interner Unternehmensprozesse ist daher unabdingbar für den Branchenführer. Um diese zu generieren, setzt Sixt auf ein umfassendes Workflowmanagement auf Basis der Business Process Management (BPM) Software MR.KNOW - BPM (ehm. BPM inspire).  Eine veraltete Softwarelösung veranlasste das Unternehmen 2013 dazu, die interne Prozesslandschaft modular mittels eines neuen BPM-Systems zu verwalten. Im Rahmen eines mehrstufigen Auswahlprozesses wurden verschiedene Systeme auf Herz und Nieren getestet. Letztlich fiel die Entscheidung zugunsten der BPM-Software aus dem Hause Inspire Technologies (kurz: INSPIRE) aus. „Ausschlaggebend waren unter anderem die Flexibilität des Systems, eigenständige Entwicklungsmöglichkeiten sowie die Nutzbarkeit aktueller WebStandards“, erklärt Michael Schwarz, verantwortlich für den Bereich Workflowmanagement bei Sixt. „Wir haben uns richtig entschieden und würden MR.KNOW - BPM immer wieder kaufen.“ Durch die Unterstützung seitens INSPIRE kann das Unternehmen daher auf ein optimal funktionierendes Workflowmanagement vertrauen. Von Bestellprozessen über die Rechnungs- und Posteingangsverarbeitung bis hin zu Bedarfsanforderungsprozessen - vielschichtige und komplexe Geschäftsabläufe werden so automatisiert, zentral gesteuert und überwacht. 

Nun setzt Sixt auch bei Freigabe- und Genehmigungsprozessen, wie sie etwa für den Bereich Bestellungen benötigt werden, nicht länger auf manuelle Tätigkeiten. Eine Automatisierung der Geschäftsprozesse und Unterstützung der Mitarbeiter erfolgt jetzt auch hier auf Basis von MR.KNOW - BPM. Als Basis wurde die Lösung mit dem Namen „Signatur“ für sämtliche Prozesse, die einer Zeichnungsberechtigung bedürfen, konzipiert. Derzeit betrifft das den bereits genannten Bereich Bestellungen. „Zukünftig wird die Lösung auch bei Rechnungen und Vertragsabschlüssen eingesetzt“, erklärt Schwarz. Nachdem einzelne Zeichnungsberechtigte mittels eines Freigabeprozesses erfasst und autorisiert wurden, tritt ein automatischer Daten-Archivierungsprozess in Kraft. Eine Übersicht der jeweiligen Zeichnungsberechtigten der unterschiedlichen Unternehmensbereiche verschafft zudem Transparenz über bestehende Regelungen. Dies schließt deren Unterschriftenprobe ebenso ein wie eine Übersicht über die jeweiligen Zeichnungsberechtigung(en), Prokura und Vollmachten sowie die Historie des betreffenden Mitarbeiters zu den Berechtigungen in Form einer Personalakte. Innerhalb des Systems laufen die einzelnen Prozessschritte automatisiert ab. Zugewiesene Rollen sorgen außerdem dafür, dass der jeweils Berechtigte – Geschäftsführer, Vorstände und Pflegeberechtigte – diejenigen Rechte zur Bearbeitung der erstellten Regelungen erhält, die ihm zustehen. Das betrifft neben der Einsicht in Signaturen auch das Recht zu deren Erstellung, Genehmigung/Ablehnung und Aktualisierung. „Dadurch, dass wir die Daten in unser System verlagert haben, sparen wir nicht nur Zeit und Kosten ein; sie sind zudem auch transparenter und besser auswertbar“, berichtet Schwarz. In Deutschland profitieren bisher 150 bis 200 Mitarbeiter von der neuen Lösung. Zukünftig werden wir sie einen unternehmensweiten Einsatz finden. 

Mit MR.KNOW - BPM von INSPIRE steht Sixt nun eine moderne BPM Plattform für die Automatisierung der Geschäftsprozesse sowie für die weitere Digitalisierung des Unternehmens zur Verfügung. Die Möglichkeiten sind vielfältig und mit zahlreichen Lösungsvorlagen der INSPIRE Partner können auch bisherige Insellösungen prozessübergreifend gelöst werden. Dabei lassen sich alle Anwendungen individuell anpassen und bestehende Systemlandschaften einfach integrieren.