Die Nadel im Heuhaufen: Auf der Suche nach dem passenden BPM-System

Blindflug oder Punktlandung? So müssen sich Manager fühlen, wenn sie Marktveränderungen identifizieren und in Minutenschnelle auf diese reagieren müssen. Zudem gilt es, der wachsenden Dynamik in schnelllebigen Märkten Herr zu werden, in denen Umstrukturierungen und Firmenübernahmen nicht die Ausnahme, sondern eine Begleiterscheinung des Wettbewerbs darstellen. Das Ergebnis: Die Anforderungen an Transparenz und Qualität der Unternehmensaktivitäten, -prozesse und -informationen steigen permanent.

Business Process Management (BPM) ist längst kein Buch mit sieben Siegeln mehr, um diese Herausforderungen anzugehen. Dennoch gibt es fortlaufend neue Trends, die Unternehmen bei der Auswahl im Auge haben sollten.

„Nicht nur im Schatten der aktuell schwierigen wirtschaftlichen Randbedingungen müssen neue Investitionen in IT-Systeme in kurzer Zeit Ergebnisse zeigen, sondern natürlich auch langfristig Mehrwerte schaffen. Flexibilität, Skalierbarkeit, Integrationsfähigkeit und reibungslose Implementierung sind die Kerncharakteristika, damit IT-Lösungen von heute auch morgen noch Bestand haben können“, unterstreicht Dr. Michael Otte, Geschäftsführer des BPM-Spezialisten Inspire Technologies. Die BPM-Architektur neuer Lösungen muss so flexibel beschaffen sein, dass mit geringen Anpassungen auch neue Anforderungen an die Geschäftsprozesse im laufenden Betrieb unterstützt werden.

BPM als Überlebensstrategie
Den Stellenwert, den die Etablierung oder aber Optimierung von IT-gestütztem Geschäftsprozessmanagement aktuell inne hat, verdeutlicht auch das Marktforschungsinstitut Gartner in seiner vorgestellten Umfrage im Rahmen des Londoner BPM Summit (Trip Report „Gartner Business Process Management Summit 2009”). „Der wirtschaftliche Abschwung führt zu einem verstärkten Einsatz von BPM als eine Art der Kostenreduzierung für das wirtschaftliche Überleben“, erklärt Michele Cantara, Research Vice President bei Gartner. Das Management der Geschäftsprozesse mache diese sowohl für Fachabteilungen als auch für die IT sichtbar, so die Marktforscherin weiter, und erlaube eine engere Zusammenarbeit der beiden Einheiten und damit eine schnelle und effektive Veränderung der Prozesse. Dass sich BPM lohnt und dabei den Kostenrahmen nicht sprengen muss, zeigen die Ergebnisse der Umfrage: Mit Hilfe von BPM lassen sich laut Gartner im ersten Jahr der Einführung Einsparungen von bis zu 20 Prozent erzielen. Unternehmen können die BPM-Einführung innerhalb eines Jahres amortisieren. Aber wo genau drückt Unternehmen der Schuh? Wie muss eine zukunftssichere BPM-Lösung beschaffen sein, damit diese Kennzahlen nicht Utopie und Wunschtraum bleiben?
 
Mit geschäftsspezifischen Anforderung wachsen
Vor allem der Akzeptanzaspekt spielt eine wichtige Rolle bei der Einführung von Business Process Management. Stellt sich hier nicht sehr schnell ein erstes Erfolgserlebnis ein, können BPM-Projekte frühzeitig zum Scheitern verurteilt sein. Deshalb sind Lösungen, die in ausgewählten Abteilungen beginnen und dann sukzessive ausgebaut werden können, die erfolgversprechendsten. Um jedoch auch mit den steigenden Anforderungen eines Unternehmens mitwachsen zu können, spielt Skalierbarkeit eine zentrale Rolle, – ob als klassische On Premise- oder gehostete ’Software as a Service’ (SaaS)-Lösung – um nicht sehr schnell ein böses Erwachen zu erleben. Zudem steht – gerade in Krisenzeiten – Investitionssicherheit mehr denn je im Mittelpunkt. Hier gibt es Anbieter, die die Skalierbarkeit ihrer BPM-Lösungen in Benchmarks unter Beweis stellen. Inspire Technologies etwa belegt in objektiven Vergleichstests, dass die Plattform MR.KNOW - BPM premium bis zu 35.000 Prozesse pro Stunde (335.000 Transaktionen) auf einer 2 CPU Maschine abwickeln kann. Die Fail-Over Fähigkeit prädestiniert die Lösung auch für kritische Anwendungsbereiche. Die moderaten Hardwareanforderungen von MR.KNOW - BPM halten zudem Investitionen in überschaubaren Dimensionen.

Java oder .NET – reibungsloses Andocken ist Trumpf
Um den vielfältigen Programmierparadigmen Herr zu werden, ist die einfache Integration einer BPM-Lösung eine Grundvoraussetzung, um hochgradig flexibel agieren zu können. Auch hier spielt die Lösung des BPM-Spezialisten ihre Stärken voll aus: „Wir integrieren nicht nur in die gesamte .NET- (z.B. Outlook, MS Sharepoint) und Java-Welt (z.B. IBM WebSphere ESB, Portal Server, Lotus Notes), sondern können auf Basis einer modernen Webservice-Schicht sowohl WS-I konforme als auch nicht konforme Services verarbeiten“, erklärt Herr Dr. Otte weiter. Eine moderne BPM-Suite berücksichtigt jedoch nicht nur Webservices, sondern bietet mit einem ausgereiften Plug-In Konzept hohe Flexibilität in puncto Integrationsfähigkeit, um gewachsene IT-Strukturen aus Prozesssicht zu integrieren. Hier sind vor allem die Bereiche Business Intelligence (BI), Dokumenten Management (DMS) und Archivierung, Enterprise Ressource Planning (ERP) sowie OCR und Capturing in der Praxis gefragt. Damit können Kunden sicher sein, ihre Prozesse in nahezu jeder beliebigen Infrastruktur abbilden zu können.
 
Business Intelligence und BPM – untrennbares Duo für erfolgreiche Geschäftsprozesssteuerung
Dass erfolgreiche Unternehmen prozessorientiert arbeiten, klingt mittlerweile wie eine Selbstverständlichkeit. Funktions- und abteilungsübergreifend nutzen Firmen die Möglichkeiten von Business Process Management (BPM), um durch systemübergreifende, automatisierte und integrierte Prozesse Kosten zu sparen, ihre Produkte schneller zu vermarkten, Kunden & Lieferanten zu binden, Risiken zu minimieren und Flexibilität sowie Agilität zu optimieren. Dazu sind die kontinuierliche Planung, Überwachung und Steuerung von Prozessen im Rahmen von BPM Voraussetzung. Damit steht Business Intelligence (BI) in dem Kontext, in dem sie größtmöglichen Nutzen erzielen kann: Dem Kontext von Geschäftsprozessen. Prozesse können proaktiv überwacht, ausgewertet und dann stetig und aus den sich ständig ändernden Daten flexibel angepasst werden. Leider bisher nur in der Theorie, da bei den bisherigen starren Prozessmodellen nicht alle Eventualitäten berücksichtigt, respektive vorhergesagt werden können. Aber was braucht eine BPM-Suite, um realiter die Echtzeitsteuerung von Geschäftsprozessen leisten zu können? Wenn das BI-System signalisiert, das etwas außer Kontrolle gerät, müssen die gekoppelten Prozesse auf schnellstem Wege an die neue Situation angepasst werden können. Hierzu muss die Engine die erhaltenen Daten aus dem Business Intelligence-System wie eine „Datenwolke“ vorhalten und diese dann flexibel bereitstellen können. Weiterhin ist eine  Prozessmodifizierung im laufenden Betrieb notwendig, ohne dass bereits gestartete Prozesse ins Leere laufen oder Inkonsistenzen nicht aufgelöst werden können. Nur dieses Zusammenspiel zwischen Datenverwendung und flexiblen Prozessanpassungen ermöglicht es, aus den gewonnenen BI-Daten kontinuierliche Prozessverbesserungen zu erzielen und den Schritt vom Business Intelligence zum Business Process Management (BPM) zu gehen.

Ein Beispiel für dynamische Prozessanpassungen findet sich etwa bei der Griesser AG. Der Schweizer Spezialist für Storen und Rolladen setzt auf die BPM-Suite von Inspire Technologies: „Geschäftsprozesse sind dynamisch, daher muss sich eine BPM-Lösung flexibel anpassen lassen, sollte mal etwas aus dem Ruder laufen“, erklärt Ruedi Neff, IT-Leiter bei Griesser. „Die Möglichkeit, Prozesse im laufenden Betrieb auf einen neuen Releasestand zu aktualisieren, konnte uns nur MR.KNOW - BPM bieten. Die Prozesse bei den meisten Anbietern sind oft viel zu aufgeblasen, unflexibel und kaum skalierbar, so dass man von vornherein größte Bedenken hat, auch nur an einer einzigen Stellschraube zu drehen.“ Aktuell laufen bei Griesser 15 Kernprozesse, die sich abteilungsübergreifend über sämtliche Unternehmensbereiche von der Produktion über die IT bis hin zur Verwaltung und Geschäftsleitung erstrecken. Pro Tag arbeiten bis zu 400 User mit der Lösung, die im gleichen Zeitraum an die 400 Prozessinstanzen abarbeitet. Das große Plus: Eine BPM-Lösung, die Prozesssteuerung wörtlich nimmt.
 
Anspruch und Wirklichkeit von Open Source BPM
Open Source-Software gehört heutzutage zum gewohnten Bild in heterogenen IT-Infrastrukturen von Unternehmen. Auch im BPM-Bereich haben sich eine handvoll Anbieter mit diesem Geschäftsmodell etabliert. Unternehmen sollten sich im Vorfeld über die zentralen Ansprüche an eine Open Source-basierte BPM-Lösung klar werden. Erwarten Kunden konsequente Weiterentwicklungen, Problembehebungen und zuverlässige Wartung und Service in ihren Projekten, ist eine Entscheidung für eine Open Source-Lösung grundlegend zu überdenken. Open Source lebt vom Community-Gedanken. Das bedeutet aber auch, letztlich auf die Geschwindigkeit und das Know how der Community angewiesen zu sein. Das ist besonders problematisch, wenn man als Unternehmen auf keine eigenen IT-Ressourcen zurückgreifen kann. Einen direkten Ansprechpartner und Verantwortlichen für die Software werden Unternehmen hier vergebens suchen. Zudem schlagen Service- und Supportleistungen für Open Source-Software von Drittanbietern oft mit erheblichen Kosten zu Buche. Hier bieten sich kommerzielle Anbieter an, die einem indirekten Vertriebsmodell den Vorzug geben und sich ausschließlich der konsequenten Weiterentwicklung der BPM-Software widmen, während Vertrieb, Wartung und Service inkludiert und über ein kompetentes und lokal aufgestelltes Partnernetzwerk erfolgen.