BPM-Lösung mit sicheren und bequemen Datenaustausch

Cloud-Speicher ist einer der großen Internet-Trends. Das Prinzip ist simpel: Dank immer schnellerer Internetverbindungen werden Daten und Programme nicht lokal auf Festplatten gespeichert,  sondern auf Servern mit Internetanbindung. Eine hervorragende Lösung bieten nun die beiden Firmen Dreger IT und Inspire Technologies an: Unternehmen können damit Daten direkt aus ihren individuellen Geschäftsprozessen in der Cloud-Lösung FolderFlex speichern. Dazu können Kunden zahlreiche Lösungsvorlagen nutzen, wie zum Beispiel CRM-Anwendung, Vertragsmanagement, Angebots- oder Auftragsabwicklung. FolderFlex sichert Daten und hält diese für deren Austausch, Verbreitung oder Zugriff eines berechtigten Dritten online vor. Es lässt sich einfach an bereits existierende Strukturen, Compliance-Vorgaben, bestehende Unternehmens-CIs und Workflow-Prozesse anpassen. Zusätzlich haben Kunden die Wahl FolderFlex entweder als Onlinedienst oder für den internen Unternehmenseinsatz zu mieten.

Wer kennt die Situation nicht: Wer mal eben „kurz“ die frisch erstellte Präsentation mitnehmen will, findet entweder den USB-Stick nicht, oder dieser ist voll. Zum Brennen einer CD oder DVD ist keine Zeit. Wer FolderFlex einsetzt, ist in so einer Situation fein raus: Es reicht, einfach die Daten in einen Ordner auf den Server zu kopieren. Anschließend lassen sich diese Daten über nahezu jedes Gerät mit Internetanschluss sekundenschnell wieder abrufen. Anderes Beispiel: Ein Kunde benötigt schnellstmöglich Marketingmaterial. Prospekte und Bilder per E-Mail zu senden, scheitert in diesem Fall meist an Beschränkungen hinsichtlich Dateigröße und Upload-Geschwindigkeit. Bleibt nur der Versand per Post. Oder die Übertragung per FolderFlex! Für den Empfang einer mit FolderFlex versendeten Datei benötigt der Empfänger lediglich einen Internetzugang. Der interne Absender wählt die zu versendeten Dateien über die DirectLink-Funktion von FolderFlex und fügt die E-Mail-Adresse eines Empfängers oder mehrerer Empfänger ein. Diese erhalten dann eine E-Mail mit einer passwortgeschützten Verknüpfung. Ein Klick, die Eingabe des Passworts genügt und er kann die ihm zugeteilten Dateien sofort herunterladen. Durch die Abrufrückmeldung wissen die Mitarbeiter sofort, dass alles reibungslos funktioniert hat. Bis zu 200 Gigabyte große Datenpakete lassen sich auf diese Weise einfach verteilen.

Herausforderung Datenschutz
Eine Sache treibt vielen Managern Sorgenfalten auf die Stirn: Egal, ob vertrauliche Dokumente oder interne Geschäftszahlen. Befinden sich wichtige Daten nicht im eigenen System, sondern auf einem Server im Internet, stellt sich die Frage nach deren Sicherheit. Solche Zweifel bestehen nicht zu Unrecht, denn immer mehr Speicherdienste behalten sich vor, die auf ihren Servern gespeicherten Daten sichten zu dürfen. Denn abhängig vom Server-Standort gelten unterschiedliche Datenschutzgesetze. Je nach Rechtslage verschaffen sich etwa Behörden Zugriff, zwecks Strafverfolgung, zur Fahndung nach Urheberrechtsverstößen oder gar zur Wirtschaftsspionage. FolderFlex garantiert dagegen höchste Sicherheit! Dem Dienst wurde nach ausgiebiger Prüfung durch die DESAG (Deutsche Sachverständigen Gesellschaft), ein Zertifikat für das Anwenden und Führen eines nach Bundesdatenschutzgesetz konformes Managementsystem verliehen. Das bedeutet, dass sämtliche Datenbewegungen die Anforderungen und Bestimmungen der strengen Europäischen und Deutschen Datenschutzgesetze (BDSG konform) erfüllen. Für eine absolute Transparenz speichert FolderFlex jeden Empfang, jede Bearbeitung und jeden Versand einer Datei manipulationsfrei in einem Logbuch.

Zusätzliche Trümpfe durch Partnerschaft
Die Partnerschaft mit dem FolderFlex-Entwickler Dreger IT bietet Kunden zusätzliche Vorteile: Wer FolderFlex über Dreger IT bezieht, erhält im Gegenzug die Möglichkeit die CRM-Anwendungen auf Basis von MR.KNOW - BPM von Inspire Technologies einbinden zu können, mit denen Unternehmen ihre komplette Kunden- und Vorgangsverwaltung in Ihrem Unternehmen vereinfachen und automatisieren können. Die Projekt- und CRM-Lösung umfasst neben klassischen CRM-Funktionen wie Kontaktverwaltung, Lead- und Terminmanagement, auch Vertreterregelungen und eine umfassende Benutzerverwaltung. Darüber hinaus machen Forecasts und Auswertungen die Planung zukünftiger Projekte möglich, während Funktionen wie Dokumentenverwaltung, Versionierungs- und Projektmanagement die notwendigen Abläufe deutlich vereinfachen. „FolderFlex in Kombination mit MR.KNOW - BPM hilft sofort Ressourcen zu sparen - das Tool ist sofort ohne Integration einsatzbereit", so Andreas Mucke, Geschäftsführender Gesellschafter, Inspire Technologies GmbH. „Die daraus gewonnenen Vorteile liegen auf der Hand: Nachvollziehbarkeit beim Datenversand, Ein-Klick-Synchronisierung und Verteilen, von selbst großen Datenmengen, in wenigen Minuten sowie ein einfacher Einstieg in das Thema Prozessmanagement“.