Automatisierung und Prozessvorlagen bei der Posteingangsverabeitung statt reiner Klassifizierung
Prozessorientierte Posteingangsverarbeitung
Auch im digitalen Zeitalter ist der Posteingang in jedem Unternehmen ein wichtiger Kommunikationskanal. Routinetätigkeiten wie die Verteilung und Bearbeitung der Nachrichten im Posteingang fallen in jedem Unternehmen täglich an, auch per Fax oder Mail eingehende Anfragen müssen an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet werden. Um Unternehmen bei der Verbesserung dieser komplexen Prozesse umfassend zu unterstützen, bietet Inspire Technologies mit MR.KNOW - BPM eine prozessorientierte Posteingangsverarbeitung an, die alle Eingangskanäle, auch z.B. De-Mail, Digital Pen, Social Networks oder Telefon berücksichtigen kann.
Die Lösung ordnet die Eingangspost automatisiert den richtigen Prozessen zu – im eigentlichen Posteingang landen nur noch Daten, die mit keinem Prozess verknüpft sind. Dabei lässt sich MR.KNOW - BPM durch umfangreiche Prozessvorlagen für typische Vorgänge wie Rechnungsverarbeitung, Beschwerde- und Reklamationsmanagement, Bewerbungsverfahren, Vertragsmanagement, Reisekostenabrechnungen oder Urlaubs- und Seminaranträge flexibel auf individuelle Anforderungen eines Unternehmens zuschneiden. Nicht klassifizierte Eingangspost lässt sich durch die Lösung manuell Gruppen oder einzelnen Personen zuordnen, so dass kein Dokument mehr verloren geht. „Durch unseren prozessorientierten Ansatz bieten wir einen wesentlichen Mehrwert gegenüber Lösungen, die Post nur digitalisieren und verteilen“, beschreibt Andreas Mucke, Head of Business Development bei Inspire Technologies, die Vorteile. „Mitarbeiter erhalten mit MR.KNOW - BPM oft nur noch ein Zehntel ihrer Eingangspost – alle anderen Briefe werden automatisch in die richtigen Prozesse gesteuert und so viel effizienter bearbeitet. Mit MR.KNOW - BPMwird der Posteingang für die Mitarbeiter zur Nebensache, denn in der Post landet nur noch das, was nicht zugeordnet werden konnte.“
Die Posteingangslösung mit MR.KNOW - BPM richtet sich an Unternehmen, die über verschiedene Wege elektronische oder papiergebundene Post erhalten, und diese möglichst schnell und effizient bearbeitet werden muss. Dabei ermöglicht MR.KNOW - BPM neben der Weiterleitung der Eingangspost an direkt adressierte Personen auch die Bedienung von Gruppeneingängen eines Kundenservice oder die Unterstützung von Bestellabwicklungen. Änderungen der Stammdaten wie Adresse oder Bankverbindung, formlose Bestellungen oder auch Standardanfragen wie Vertragsverlängerungen oder –kündigungen können mit MR.KNOW - BPMzu einem extrem hohen Grad automatisiert werden. Zusätzlich arbeitet die Lösung unabhängig vom Eingang eines Dokuments: Mit der flexiblen Steuerung von MR.KNOW - BPMlassen sich auch Prozesse automatisieren, bei denen erst im Laufe des Prozesslebenszyklus ein Dokumenteneingang erwartet wird.
Abteilungsübergreifende Informationen, die bisher in Papierform tage- und wochenlang unterwegs waren, können durch die Posteingangslösung mit MR.KNOW - BPMzeitgleich elektronisch und damit in Sekunden verbreitet werden. An Personen adressierte Schriftstücke können dem Empfänger direkt zugestellt werden, eine Vertreterregelung und frei definierbare Eskalationsstufen stellen dennoch eine zeitnahe Bearbeitung sicher. Sämtliche Schritte, Eskalationen, Weiterleitungen und Benutzereingaben werden protokolliert, so dass jederzeit eine Auskunft über den aktuellen Verbleib und Status möglich ist. Damit entspricht MR.KNOW - BPMden gesetzlichen oder prozessspezifischen Anforderungen an die Nachvollziehbarkeit. Über ein integriertes Reporting lässt sich zusätzlich der aktuelle Bearbeitungsstatus jederzeit abfragen. Alle erfassten Schriftstücke können optional in einem revisionssicheren Archiv aufbewahrt werden.
Ein wesentlicher Vorteil von MR.KNOW - BPM für Unternehmen ist der flexibel skalierbare Einstieg: Die Lösung ermöglicht einen einfachen Einstieg durch Prozesse wie die automatische Postverteilung und –archivierung, erlaubt aber gleichzeitig einen zunehmenden Ausbau des Prozessmanagements bis hin zu einer weitreichenden Automatisierung sämtlicher Prozesse. Alternativ lässt sich der Prozess eines bestimmten Teilbereichs auch einfach auf beliebig viele andere Tätigkeitsfelder ausweiten.