AUDIT-ASSISTANT

Ob Gutachten, Auditierung, Prüfung, Genehmigung oder Akkreditierung – überall besteht die Notwendigkeit Expertenwissen in transparenten Prozessen digital abzubilden. Mit Hilfe des digitalen Assistenten ist dies jetzt möglich.

Herausforderung:

• Expertenwissen für Gutachten und  Auditierungen liegt bei einzelnen Fachkräften
• Erstellung von Prüf- und Bewertungsgutachten ist sehr zeitaufwändig und papierbasiert
• Fehlende Transparenz und hohe Fehleranfälligkeit, vor allem bei Begründungen kann es zu erheblichen Darstellungsmängeln kommen oder es fehlen nachvollziehbare und korrekte Erläuterungen
• Notwendigkeit von revisionssicheren, standardisierten Gutachten-Prozessen, die aber individuell auf Basis der erfassten Parameter erstellt werden sollen
• Analoge Prozesse sind ungeeignet zur effektiven Steuerung von Maßnahmen für kontinuierliche Verbesserungsprozesse
• Fehlende Weiterleitungsmöglichkeit der finalen Dokumente an Kunden und Partner (Medienbruch)
• fehlende Individualisierungsmöglichkeit trotz hohen Spezialisierungsgraden in den Bereichen, wo Gutachter zum Einsatz kommen

Einsatzmöglichkeiten:

• Technische Gutachten: automatisierte Erstellung von Prüfberichte und digitale Vorprüfungen, z. B.  Bau-Gutachten, Kfz-Gutachten, Boots- und Yacht-Gutachten, Baumgutachten
• Medizinische Gutachten und Psychotherapiegutachten: Digitalisierung gesetzlicher Vorgaben, z. B. Gutachten für Einstufung von Pflegestufen seitens des Medizinischen Dienst (MDK)
• Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsanweisungen, z.B. digitale Maschinentemperaturprüfung
• TÜV-Audits: wirtschaftlicher Erfolg durch digitalisierte interne und externe Audit-Prozesse
• Weitere Gutachten: z. B. Gerichtsgutachten, Privatgutachten, Schiedsgutachten, Versicherungsgutachten, Finanzgutachten
• Außerdem sind digitale Assistenten geeignet für: Genehmigungsprozesse, Eintragungen, Prüfungen, Akkreditierungen, Qualitätsmanagement
• Gutachterkommissionen: digitalisierte, revisionssichere, mehrstufige Schlichtungsverfahren mit mehreren Gutachtern

Technische Funktionsweise von digitalen Assistenten:

• Erstellung individueller Fragenkataloge im Standard BPMN 2.0
• Vorschriften, Gesetze, Normen und Richtlinien werden in Form von digitalen Assistenten abgebildet
• Fachwissen von Experten wird im Rahmen von individuellen Anpassungen ergänzt
• Pflege und Aktualisierung des Assistenten seitens der Fachseite ohne Programmierung
• Effiziente Erstellung und Anpassung der Gutachten
• Ergebnis: revisionssichere Gutachten, transparente Prozesse und Kosten- und Zeitersparnis durch digitale Unterstützung bei der Gutachtenerstellung
• ausführliche Historie über alle Bewegungen im System
• Terminverfolgung für Maßnahmen und Sofortmaßnahmen
• individuelle Zugriffsrechte für Benutzer
• mobiler Einsatz durch Datenbankabgleich (Laptop - Server)
• Kurze Einlernzeiten für Mitarbeiter
• Schnelle Umsetzungserfolge
• Auch spätere Anpassungen erfolgen mittels Beschreibung
• Durch zugrunde liegende BPM-Suite: uneingeschränkte Automatisierungsmöglichkeiten der erstellten Prozesse und digitalen Assistenten

Erweiterungsmöglichkeiten:

• Ergänzung um Module der Rechnungsstellung und weiterer Rechnungsprozesse
• Zeiterfassung mit Übernahme in die Rechnung
• Zusätzliche Kalkulation erstellen. z. B. Kosten zur Beseitigung der Schäden.
• Komfortable Aufwendungs- und Auslagenerfassung
• Fotodokumentation: Die Fotos können als Anlagendokument oder direkt ins Gutachten eingefügt werden.
• Bessere Vernetzung der Informationen und medienbruchfreie Weiternutzung der Gutachten
• Prozessoptimierung und Gewährleistung eines störungsfreien Betriebs
• Rechtssichere Erfüllung staatlicher und berufsgenossenschaftlicher Vorgaben
• Automatisierte Erstellung praxisnaher Unterweisungs-unterlagen für die Mitarbeiter
• Qualitätssicherung und Schaffung einer hohen Transparenz im Prozess
• Prozesse der Angebotserststellung für Gutachten, automatisierte Auftragsbestätigungen und Kostenvorschüsse aus einer Hand erstellen
• Ergebnisse in Jahresberichte zusammenführen, z.B. für die Kammern (HWK oder IHK)
• Erweiterung um 8D-Report und 5Why
• Auditfeedback - Bewertung der Auditdurchführung
• Automatische Lieferantenselbstauskunft
• Kombination mit IKS (Risikobewertungen), Predictive und KI, Projektmanagement,
• Reklamationsmanagement und Weitere Qualitätssicherungsprozesse
• Online-Unterweisung: um die Mitarbeitenden in Verwaltung und Außendienst flexibler zu schulen bzw. alle simultan zu informieren Notwendigkeit der lückenlosen Dokumentation der Qualifizierung als Nachweise für Zertifizierungen, z. B. nach DIN oder ISO Standards
• Entsprechende prozessuale Auswirkungen bis ins Thema Arbeitssicherheit und Unterweisungsmanagement: Erinnerungsfunktionen, automatisierte E-Mail-Einladungen

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