Zeit & Kosten sparen
Die manuelle Rechnungserfassung entfällt. Das sorgt für deutliche Zeit- und Kostenreduktion bei Prüfung, Kontierung und Buchung.
Invoice Assistant · Agent
Rechnungseingang & E-Rechnung automatisieren
Die digitale Fachkraft übernimmt Eingangs- und Ausgangsrechnungen von der E-Rechnungserfassung über die automatisierte Prüfung bis zur revisionssicheren Archivierung.
Das erledigt der Invoice Assistant:
- Eingangsrechnungen prüfen & kontieren
- E-Rechnungen erfassen (PEPPOL/QR-Rechnung)
- Ausgangs- & Auslandsrechnungen erstellen
- Freigabe-Workflow & Archivierung
- bis zu 72 % Automatisierung
- 24/7 Verfügbar
- BPMN 2.0 auditierbar
Nutzen
Vorteile für die Rechnungsverarbeitung
Wie eine digitale Fachkraft die Buchhaltung spürbar entlastet: weniger Aufwand, mehr Kontrolle.
E-Rechnungspflicht sicher erfüllen
Strukturierte E-Rechnungen nach PEPPOL und QR-Rechnungen werden automatisch verarbeitet – regelkonform für B2B und B2G.
Weniger Fehler, Skonto sichern
Automatisierte Vollprüfung und Fristenüberwachung senken Fehler und nutzen Skontofristen zuverlässig.
Transparenz & Controlling
Rechnungsstatus, Freigaben und Zahlläufe sind jederzeit nachvollziehbar, inklusive Reports zu Abweichungen und offenen Posten.
Einsatzbereiche
Typische Aufgaben im Rechnungswesen
Vom Rechnungseingang bis zum Zahlungsabgleich: Der Invoice Assistant automatisiert die Leistungen, die in der Buchhaltung täglich anfallen.
Eingangsrechnungen (Purchase-to-Pay)
- Erfassung per OCR/Capturing aus E-Mail, EDI & Papier
- E-Rechnungen nach PEPPOL, QR-Rechnung & eBill verarbeiten
- Plausibilitäts-, Konsistenz- & Vollständigkeitsprüfung
- Abgleich gegen ERP-Bestelldaten (3-Way-Match)
- Positions- & Sammelrechnungsfreigabe, Verteilung auf Kostenstellen
- Automatische oder manuelle Verbuchung im ERP
Ausgangsrechnungen & Fakturierung
- Rechnungs- & Auslandsrechnungserstellung
- Fakturierung aus Auftrags- & Leistungsdaten
- E-Rechnung-Ausgang & Versand (u. a. PEPPOL)
- Skonto-, Fristen- & Dublettenkontrolle
- Protokollierung aller Transaktionen
- Revisionssichere Archivierung (PDF/A)
Standards & Integrationen
E-Rechnung, GeBüV & ERP-Anbindung
Der Invoice Assistant verbindet gesetzliche Vorgaben, Buchhaltungssysteme und die tägliche Belegverarbeitung medienbruchfrei.
E-Rechnung & Formate
PEPPOL, QR-Rechnung, eBill sowie EDI/XML – für B2B und B2G.
ERP, ECM & Buchhaltung
SAP, MS Dynamics, Navision, Infor und gängige Buchhaltungssysteme – multi-site und ohne Medienbrüche.
GeBüV & Revisionssicherheit
PDF/A-Archivierung, integriertes Monitoring und Leistungsberichte – GeBüV-konform und auditierbar (BPMN 2.0).
Automatisierungsgrade
Assistant · Agent · Worker
Drei Automatisierungsgrade – passend zur jeweiligen Aufgabe.
Digital Assistant
BPMN-regelbasiert
Arbeitet strikt nach Compliance- und Prozessvorgaben (BPMN 2.0 & Process Engine) – perfekt für strukturierte Regelwerke und geführte Sachbearbeitung, auch in Hochsicherheitsbereichen.
Digital Agent
KI-gestützt
Versteht unstrukturierte Daten, E-Mails und Verträge mittels LLMs, übernimmt komplexe Prüfungen und Entscheidungen – autonome Aufgaben in Ergänzung bestehender Systeme.
Digital Worker
Autonome KI-Orchestrierung
Löst ganze Vorgänge autonom und verbindet einzelne AI-Agents als Teams – autonomer Datentransfer zwischen Legacy-Systemen und Web-APIs ohne Medienbrüche.
Ablauf
So funktioniert's
Stellenprofil
Aufgaben & Workflows analysieren.
Konfigurieren
Persona & Prozesse modellieren (BPMN 2.0).
Anbinden
Systeme & Daten integrieren.
Betrieb
Cloud oder On-Premise, revDSG- und DSGVO-konform.
Optimieren
Monitoring & Governance.
Zielgruppen
Für welche Abteilungen & Branchen?
Der Invoice Assistant ist auf die Rechnungsverarbeitung zugeschnitten – vom Mittelstand bis zur öffentlichen Verwaltung mit E-Rechnungspflicht.
Buchhaltung & Rechnungswesen
- Finanzbuchhaltung
- Kreditoren- & Debitorenbuchhaltung
- Bilanzbuchhalter
- Rechnungsprüfung
Controlling & Shared Services
- Controlling & Reporting
- Shared Service Center
- Treasury & Zahlungsverkehr
- Einkauf & Beschaffung
Unternehmen & Verwaltung
- Mittelstand & Konzerne
- Öffentliche Verwaltung (B2G / PEPPOL)
- Handel & Dienstleistung
- Genossenschaften & Verbände
Mehr Fachkräfte
Verwandte digitale Fachkräfte
Häufige Fragen
Die häufigsten Fragen zum Invoice Assistant.
Was macht der Invoice Assistant konkret?
Der Invoice Assistant übernimmt die Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen – von der Erfassung per OCR und E-Rechnung über die formelle und sachliche Prüfung bis zu Freigabe-Workflow, Buchung und revisionssicherer Archivierung.
Wie hoch ist der Automatisierungsgrad des Invoice Assistant?
Für die typischen Aufgaben des Invoice Assistant sind rund 72 % Automatisierung erreichbar – den genauen Wert ermitteln wir aus Ihrem Stellenprofil.
Erfüllt der Invoice Assistant die E-Rechnungspflicht?
Ja. Der Invoice Assistant verarbeitet strukturierte E-Rechnungen nach PEPPOL BIS Billing und QR-Rechnungen und unterstützt den Versand über Netzwerke wie PEPPOL – für die B2B- wie die B2G-Rechnungsstellung.
Kann der Invoice Assistant Rechnungen automatisch prüfen?
Ja. Der Invoice Assistant prüft Rechnungen formell und sachlich, gleicht sie gegen Bestellung und Wareneingang ab (3-Way-Match), kontiert sie und steuert die Freigabe – inklusive Reports zu Abweichungen und fehlenden Belegen.
Lässt sich der Invoice Assistant in ERP und DMS integrieren?
Ja. Der Invoice Assistant dockt über offene Standards, APIs und Konnektoren an bestehende ERP-, Buchhaltungs- und Dokumentenmanagement-Systeme an – etwa SAP oder Microsoft Dynamics.
Ist der Invoice Assistant GeBüV- und revisionssicher?
Ja. Rechnungen und Prozesse werden GeBüV-konform und revisionssicher dokumentiert und lassen sich lückenlos nachweisen – auf Basis des offenen Standards BPMN 2.0.
Ist der Invoice Assistant auch für Unternehmen und Behörden in der Schweiz geeignet?
Ja. MR.KNOW betreut Kundinnen und Kunden in der Schweiz von St. Georgen aus – auf Deutsch und in derselben Zeitzone. Der Invoice Assistant läuft auf Wunsch in Ihrem eigenen Rechenzentrum oder bei einem Schweizer Cloud-Anbieter, erfüllt revDSG und DSGVO und bindet sich über offene Schnittstellen an Ihre bestehenden Systeme an.