Zeit & Kosten sparen
Wiederkehrende HR-Prozesse laufen automatisiert – ohne manuelle Erfassung und Rückfragen.
HR Assistant · Assistant
HR-Prozesse automatisieren – digitale Personalfachkraft
Die digitale Personalfachkraft entlastet das Personalwesen von Recruiting und Onboarding über die Personaladministration bis zu Abwesenheiten und Spesen.
Das erledigt der HR Assistant:
- Bewerbungen vorsortieren & begleiten
- Onboarding & Offboarding steuern
- Personalakte & Dokumente verwalten
- Abwesenheiten & Spesen bearbeiten
- bis zu 60 % Automatisierung
- 24/7 Verfügbar
- BPMN 2.0 auditierbar
Nutzen
Vorteile für das Personalwesen
HR spürbar entlasten: mehr Zeit für Menschen statt Verwaltung.
Bessere Candidate & Employee Experience
Schnelle Rückmeldungen und geführte Prozesse verbessern das Erlebnis für Bewerber und Mitarbeitende.
revDSG- und DSGVO-konform
Personenbezogene Daten werden regelkonform und revisionssicher verarbeitet.
Entlastetes HR-Team
Das Team gewinnt Zeit für Beratung, Kultur und strategische Personalarbeit.
Einsatzbereiche
Typische Aufgaben im Personalwesen
Vom Recruiting bis zur Abrechnung: Der HR Assistant automatisiert die Prozesse entlang des Mitarbeiter-Lebenszyklus.
Recruiting, Ein- & Austritt
- Bewerbermanagement & Recruiting-Workflows
- Ein- & Austrittsprozesse (On-/Offboarding)
- Onboarding-Checklisten & anonymisierte Feedback-Prozesse
- Arbeitsmittelvergabe (IT, Fahrzeuge, Lizenzen) mit Bestandskontrolle
- Software-Asset- & Lizenzmanagement inkl. Kostenstellen
- Digitale Personalakte, Ansprechpartner & HR-Helpdesk
Abwesenheit, Spesen & Self-Service
- Ferien- & Abwesenheitsverwaltung mit Anspruchsberechnung
- Vertreterregelung & Kalenderansicht (Einzel/Gruppe)
- Spesenabrechnung mit Pauschalen nach Ihrem Spesenreglement & Belegerfassung
- Genehmigungs-Workflows (Umbuchung, Barvorschuss, Kostenfreigabe)
- Resturlaubs- & Rückstellungslisten
- Seminarplanung & Personalentwicklung
Standards & Integrationen
HR-Systeme, Self-Service & Compliance
Der HR Assistant verbindet HR-, Zeit- und Fachsysteme medienbruchfrei.
Arbeitnehmervertretung & Datenschutz
Mitwirkungskonforme Prozesse, Audit-Trails und Berechtigungsschutz.
HR-, ERP- & Verzeichnis-Systeme
Anbindung an HR-Software, ERP, DMS/CRM und Active Directory.
Konfiguration
Low-Code/No-Code-Anpassung ohne Programmierung (BPMN 2.0).
Automatisierungsgrade
Assistant · Agent · Worker
Drei Automatisierungsgrade – passend zur jeweiligen Aufgabe.
Digital Assistant
BPMN-regelbasiert
Arbeitet strikt nach Compliance- und Prozessvorgaben (BPMN 2.0 & Process Engine) – perfekt für strukturierte Regelwerke und geführte Sachbearbeitung, auch in Hochsicherheitsbereichen.
Digital Agent
KI-gestützt
Versteht unstrukturierte Daten, E-Mails und Verträge mittels LLMs, übernimmt komplexe Prüfungen und Entscheidungen – autonome Aufgaben in Ergänzung bestehender Systeme.
Digital Worker
Autonome KI-Orchestrierung
Löst ganze Vorgänge autonom und verbindet einzelne AI-Agents als Teams – autonomer Datentransfer zwischen Legacy-Systemen und Web-APIs ohne Medienbrüche.
Ablauf
So funktioniert's
Stellenprofil
Aufgaben & Workflows analysieren.
Konfigurieren
Persona & Prozesse modellieren (BPMN 2.0).
Anbinden
Systeme & Daten integrieren.
Betrieb
Cloud oder On-Premise, revDSG- und DSGVO-konform.
Optimieren
Monitoring & Governance.
Zielgruppen
Für welche Abteilungen & Branchen?
Der HR Assistant ist auf das Personalwesen zugeschnitten – vom Mittelstand bis zum Konzern.
Personalwesen
- Recruiting & Talent Acquisition
- Personaladministration
- Personalentwicklung
- HR Business Partner
Betrieb & Verwaltung
- Entgelt- & Zeitwirtschaft (Vorbereitung)
- Shared Service Center
- Reise- & Kostenmanagement
- Backoffice
Branchen
- Mittelstand & Konzerne
- Öffentliche Hand
- Handel & Dienstleistung
- Industrie & Produktion
Häufige Fragen
Die häufigsten Fragen zum HR Assistant.
Was macht der HR Assistant konkret?
Der HR Assistant entlastet das Personalwesen entlang des Mitarbeiter-Lebenszyklus – von Recruiting und Onboarding über die Personaladministration bis zu Abwesenheiten, Spesen und Offboarding.
Wie hoch ist der Automatisierungsgrad des HR Assistant?
Für die typischen Aufgaben des HR Assistant sind rund 60 % Automatisierung erreichbar – den genauen Wert ermitteln wir aus Ihrem Stellenprofil.
Arbeitet der HR Assistant als Assistant, Agent oder Worker?
Der HR Assistant arbeitet als Assistant: regelbasiert nach dem offenen Standard BPMN 2.0, strikt nach Compliance- und Prozessvorgaben.
Lässt sich der HR Assistant in bestehende Systeme integrieren?
Ja. Der HR Assistant dockt über offene Standards, APIs und Konnektoren nahtlos an HR-, ERP-, Zeitwirtschafts- und Bewerbermanagement-Systeme an.
Ist der HR Assistant revDSG- und DSGVO-konform?
Ja. Der HR Assistant ist revDSG- und DSGVO-konform, KI-neutral und voll auditierbar (BPMN 2.0). Der Betrieb erfolgt wahlweise als hochsichere SaaS-Cloud oder On-Premise im eigenen Rechenzentrum.
Deckt der HR Assistant Ferien und Spesen ab?
Ja. Ferien- und Abwesenheitsgesuche sowie die Spesenabrechnung gehören zu den typischen Aufgaben des HR Assistant.
Ist der HR Assistant auch für Unternehmen und Behörden in der Schweiz geeignet?
Ja. MR.KNOW betreut Kundinnen und Kunden in der Schweiz von St. Georgen aus – auf Deutsch und in derselben Zeitzone. Der HR Assistant läuft auf Wunsch in Ihrem eigenen Rechenzentrum oder bei einem Schweizer Cloud-Anbieter, erfüllt revDSG und DSGVO und bindet sich über offene Schnittstellen an Ihre bestehenden Systeme an.