KC Risk AG

Die KC Risk AG versteht sich als verlässlicher Partner der Genossenschaftsbanken in den Bereichen Treasury - Gesamtbanksteuerung und Risikomanagement. Die Firma ist ein Depot-A-Spezialist aus Nürnberg, der als Auslagerungs-Dienstleister im Bereich Zinsbuchsteuerung und Depot-A-Management für Genossenschaftsbanken tätig ist.

Um den Kundenanforderungen gerecht zu werden, arbeitet das Unternehmen seit 2015 mit MR.KNOW – BPM (ehm. BPM inspire). Mit den neuen Prozessabläufen wurde der Wertpapierhandel digitalisiert und die Prozesssicherheit erhöht.

Herausforderung: Papierformulare durch ein digitales System ersetzen

Vor der Einführung des neuen Systems wurden die Handelsgeschäfte über Word-Formulare abgewickelt und manuell in das System eingelesen. Um den Ablauf zu optimieren, suchte die KC Risk AG nach einem System, das die Arbeit im Browser sowie das Erstellen von Formularen und Prozessabläufen ermöglicht. Je nach Bearbeitungsstatus sollte der Auftrag zur nächsten Abteilung weitergegeben werden, um dort weitere Schritte abwickeln zu können.

Das Unternehmen hat viele Systeme ausprobiert und sich am Ende für MR.KNOW – BPM entschieden. Grund dafür war die Vielzahl an Möglichkeiten, um Erweiterungen selbst zu erstellen und die Offenheit des Systems für zukünftige Aufgaben. Außerdem sollte das System lokal betrieben werden können und eine PDF-Ausgabe von bestimmten Daten sowie eine Rechte-Rollen-Steuerung ermöglichen. Da MR.KNOW – BPM alle gewünschten Anforderungen erfüllte, konnte bald mit der Umsetzung des Handelsprozesses begonnen werden.

Prozessautomatisierung im Wertpapier-Handelsprozess

Der Finanzdienstleister arbeitet mit Banken zusammen, die ihren Wertpapierhandel an KC Risk auslagern. Dabei schlägt ein Mitarbeiter der KC Risk AG vor, ein Wertpapier zu kaufen oder eine bestimmte Maßnahme auszuführen und schickt diesen Vorschlag zur Genehmigung an die Bank. Die Bank genehmigt den Vorschlag, was zu Orders im System führt, die vom Team der KC Risk AG abgearbeitet werden müssen. Bevor dieser Prozess automatisiert wurde, wurden die Orders per E-Mail oder Papier bearbeitet.

Das neue System MR.KNOW – BPM ermöglicht es der KC Risk AG nun, die Handelsgeschäfte der Banken effizienter und sicherer abzuwickeln. Mit der prozessualen Abbildung im Standard BPMN 2.0 des Wertpapier-Handelsprozesses können alle Orders in einer Auftragsmappe gesammelt und bearbeitet werden, was zu einer enormen Erhöhung der Prozesssicherheit geführt hat. Jeder einzelne Prozessschritt ist überprüfbar und nachvollziehbar. Dies ist im Finanzbereich besonders wichtig, um falsche Eingaben und Fehlerquellen zu identifizieren.

Auch die laufende Meldepflicht gegenüber der BaFin, die Finanzdienstleister seit 2019 verpflichtet, Meldungen über deren Wertpapierumsätze zu geben, wurde durch MR.KNOW erleichtert. Da alle Datensätze standardisiert und abgelegt in Datenbanken zu finden sind, können die Meldungen einfach durchgeführt werden.  

Weitere Vorteile gegenüber der alten Lösung

Im Vergleich zur vorherigen Lösung ermöglicht das neue System einen schnelleren und umfassenderen Überblick, was in Zeiten von Home Office die Kommunikation über Distanz erleichtert hat. Da Daten eingelesen und ausgegeben werden können, können Gattungsdaten zu gewissen Wertpapieren bereits vorversorgt sein und doppelte Eingaben vermieden werden. Durch die Verbindung mit einer hinterlegten MySQL Datenbank, können im System gewisse kundenindividuelle Kriterien vorgegeben werden, was zu einer Zeitersparnis führt. Intern können auch Informationen dokumentiert werden, die sonst möglicherweise verloren gehen würden, wie zum Beispiel bestimmte Weisungen, die der Kollege oder Kunde gegeben hat. Diese Informationen werden dann direkt im System mitdokumentiert. Die Weitergabe von bestehenden Daten in die nachgeschaltete Abteilung wird ebenfalls erleichtert, da früher alles händisch ausgefüllt werden musste. Insgesamt führen die Verbesserungen zu einer Zeit-Einsparung von etwa 30 %.

Zusammenfassend ist die Digitalisierung des Wertpapierhandels bei der KC Risk AG ein gutes Beispiel für eine erfolgreiche digitale Transformation im Finanzbereich. Über den neuen Prozessablauf werden dort nun bis zu 5 Milliarden Euro Volumen im Jahr gehandelt, aufgeteilt auf über 3.000 Unterprozesse. Das alles geschieht mit erhöhter Prozesssicherheit und wenigen manuellen Schritten, was zu mehr Effizienz und Produktivität geführt hat. Die Möglichkeit, individuelle Lösungen ohne Programmierung zu entwickeln und das System erweiterungsfähig zu gestalten, hat dazu beigetragen, dass das Unternehmen in der Lage ist, den Kundenanforderungen auch in Zukunft gerecht zu werden.