Globus Fachmärkte GmbH & Co. KG

Auf der MR.KNOW – NEXT berichtet Gregor Kaleta von den Globus Fachmärkten von seinen Erfahrungen mit MR.KNOW - BPM.
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Das Einzelhandelsunternehmen Globus unter der Führung der Globus Holding GmbH & Co. KG wurde 1828 im saarländischen St. Wendel gegründet. Mittlerweile ist es eines der führenden Handelsunternehmen in Deutschland mit 7,95 Mrd. Euro im Geschäftsjahr 2019/2020 und aktuell 50 SB-Warenhäusern, 90 Baumärkten und sechs Elektrofachmärkten. Zur Globus-Gruppe zählen außerdem 27 große Supermärkte in Tschechien und Russland sowie zwei Baumärkte in Luxemburg. Insgesamt arbeiten derzeit knapp 47.000 Beschäftigte für das Familienunternehmen. Mit der Prozessmanagement-Software MR.KNOW von Inspire Technologies hat das Unternehmen nun eine Lösung für die Digitalisierung und Prozessautomatisierung an die Hand bekommen, mit der sämtliche Mitarbeiter und Dienstleister angebunden werden können.

Bisher wurden viele Prozesse im Unternehmen noch aufwendig manuell durchgeführt, doch das hat sich nun geändert. Um Kosten zu senken und die Effizienz zu steigern, hat Globus entschieden, viele seiner Prozesse zu automatisieren. Dazu setzt das Unternehmen auf die Zusammenarbeit mit dem Spezialisten für Prozessmanagement-Software Inspire Technologies und dem digitalen Assistenten MR.KNOW. Bereits sechs Workflows wurden gemeinsam umgesetzt. Vier davon sind schon im Betrieb und zwei weitere in der Entwicklung.

Als ersten Schritt in die digitalisierte Zukunft wurden die Rechnungsvorgänge automatisiert. Dank des MR.KNOW – INVOICE ASSISTANT ist es nun möglich, die ehemaligen Berge an Papierrechnungen schnell und fehlerfrei abzuarbeiten und so die internen Kosten in der Rechnungsverarbeitung zu reduzieren. Als weiterer Schritt hat Globus einen Prozess für das Tankkartenmanagement eingeführt, der die Verarbeitung der Abrechnungen vereinfacht.

Bei einem weiteren umgesetzten Prozess, dem Sicherheitsdatenblätter-Workflow, handelt es sich um eine Erweiterung für das Produkt-Informations-Management. Da der Globus-Markt auch Gefahrstoffe im Angebot hat, ist er verpflichtet für diese Sicherheitsdatenblätter bereitzustellen. Diese wurden nun digitalisiert und die Bearbeitung und Bereitstellung optimiert.

Zum Thema Gefahrenstoffe wurde noch ein weiterer Prozess umgesetzt: der SCIP/ECHA-Workflow. Die SCIP-Datenbank ist eine elektronische Datenbank der Europäischen Chemikalienagentur (ECHA) für besorgniserregende Stoffe. Händler von solchen Produkten müssen seit dem 05. Januar 2021 beinhaltende Gefahrenstoffe an die ECHA übermitteln. Damit diese Meldungen nicht aufwendig manuell durchgeführt werden müssen, geschieht dies dank des SCIP/ECHA-Workflow automatisiert.

Und auch das Personalwesen wird mit MR.KNOW - BPM optimiert. Alle HR-Prozesse, wie Arbeitszeitänderungen, Kündigungen oder Einstellungen, laufen gerade noch manuell ab. Hier wird gerade ein modernes Workflowmanagementsystem erstellt, um diese Prozesse zu digitalisieren. Ziel ist es, jegliche Art von Dokumenten, die an eine zentrale Mailadresse geschickt werden, von der Software auslesen und klassifizieren zu lassen. Dann wird automatisch ein entsprechender Task generiert und dem zuständigen Sachbearbeiter im Dashboard zugeordnet. Hat dieser alle notwendigen Informationen eingegeben, wird der Task dem Empfänger in seinem HR-Dashboard angezeigt. Im letzten Schritt erfolgt nach der Freigabe durch die HR-Abteilung eine Verbuchung im System. Auch eine Anbindung von Drittsystemen, zum Beispiel zur Übergabe von Bewerberdaten, ist gewährleistet.

Eine weitere Prozesslösung ist der Eigenmarken-Workflow. Dieser steuert die Produktion und die Verschiffung der Globus-Eigenmarken. An weitere Systeme ist er direkt angebunden. So wird auch die Zollabwicklung durch den Workflow übernommen: die ankommende Ware wird automatisch beim Zoll angemeldet und versteuert. Die Güter können so direkt in die Lager weitergeleitet werden.

Aufgrund der vielen Vorteile, die intelligente Geschäftsprozessautomatisierung für Globus bietet, sollen auch in Zukunft weitere Anwendungsfälle mit MR.KNOW umgesetzt werden.

Unsere Prozesslösung für den Handel: Lernen Sie den MR.KNOW - RETAIL ASSISTANT kennen!