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Verbraucherzentrale Nordrhein-Westfalen e. V.

Prozesse im Reisekostenantrags- und Abrechnungswesen

Partner: bpi solutions

Verbraucherzentrale NRW optimiert Prozesse im Reisekosten- und Abrechnungswesen durch Workflowsteuerung

In vielen Unternehmen gibt es bis heute langwierige und komplizierte Reiseantragsverfahren, die zusätzlich unnötige Bürokratie bedeuten. Oft sind mehrere Personen daran beteiligt, die Anträge oder Reisekostenabrechnungen prüfen und genehmigen, bis diese letztendlich von der Buchhaltung bearbeitet werden können. Ähnlich verhielt es sich auch bei der Verbraucherzentrale NRW. Mit einem neuen digitalen Reisekostenworkflow wurde die Antragsstellung und Reisekostenabrechnung wesentlich vereinfacht.

Verbraucherzentrale Nordrhein-Westfalen e.V.
Die Verbraucherzentrale NRW wurde 1958 als Landesarbeitsgemeinschaft der Verbraucherverbände gegründet. Heute besteht sie aus 37 verbraucherorientierten Verbänden und Ortsarbeitsgemeinschaften. Als Dienstleister berät und informiert die Verbraucherzentrale NRW Ratsuchende zu den vielfältigen Fragen des Verbraucheralltags– und unterstützt sie bei der Durchsetzung ihrer berechtigten Interessen gegenüber Anbietern. Auch gegenüber Politik und Verwaltung steht der gemeinnützige Verein für wirtschaftlichen und gesundheitlichen Verbraucherschutz ein. Die Verbraucherzentrale NRW schafft Transparenz in Märkten und engagiert sich dafür, dass sich die Lebensqualität für alle Verbraucher kontinuierlich verbessert.

Zielsetzung: Vereinfachen und optimieren
„Reisekosten sind ein sehr großer Kostenfaktor im Personalbereich (nach Lohn & Gehalt). Zusätzlich addieren sich erhebliche Kosten für Abrechnung, Genehmigung und Verbuchung von Reisekosten hinzu!“, stellt Dr. Martin Grünendieck, Projektleitung bei der Verbraucherzentrale NRW, fest. “Daher wollten wir diese Prozess- und Kostenoptimierung in der Buchhaltung als digitalen Workflow durchführen. Das spart Zeit, Aufwand und Kosten und bringt uns zusätzliche Transparenz“.

Fokus auf Praxisbezug
Nach sorgfältiger Analyse und Erstellung eines Pflichtenkatalogs durch das Projektteam, bestehend aus Teilnehmern der Fachbereiche Zentrales und IT der Verbraucherzentrale NRW sowie von bpi solutions, wurde das Konzept erstellt. Die Prozessdefintion sowie die spätere Umsetzung erfolgten auf der Basis von BPM inspire, BPM inform und dg hyparchive. Der gesamte Workflow wurde individuell auf die Anforderungen der Verbraucherzentrale NRW abgestimmt und alle relevanten Parameter berücksichtigt: Mitarbeiter, Vorgesetzte, Prüfstellen sowie Finanzbuchhaltung sind feste Größen. Belegarten und Konten sind vordefiniert, können jedoch bei der Antragsstellung und Reiseabrehnung überschrieben werden. Mit den automatisierten Abrechnungsvorlagen, Hinterlegung von Pauschalen und Auswertungsmöglichkeiten wird sowohl die Reiseantragsstellung als auch die Abrechnung spürbar vereinfacht. Für Transparenz und Aktualität werden die Daten in einer Datenbank abgelegt. Über die Zugriffsrechte ist fest hinterlegt, wer welche Daten einsehen kann.

Einfache Durchführung von Anträgen und Reisekosten
Über eintreffende Aufgaben, wie zum Beispiel die Bearbeitung eines Dienstreiseantrags, wird direkt per Mail informiert. Eine einfache Übersicht ermöglicht dem Vorgesetzten, jederzeit alle vorliegenden Anträge und Abrechnungen zu überblicken und zügig freizugeben. Alle wichtigen Informationen werden sofort angezeigt, Details sind mit einem Klick abrufbar. Die Genehmigung führt zu einer Benachrichtigung des Mitarbeiters. Der Mitarbeiter quittiert die Kenntnisnahme und erzeugt damit im Falle der Genehmigung den Prozess zur Abrechnung der Dienstreise. Weiterhin hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, einen Vorschuss auf die zu erstattenden Reisekosten zu beantragen. Der Vorschuss wird durch den Vorgesetzten genehmigt bzw. abgelehnt und dann für die Buchung in die Sachbearbeitung weitergeleitet. Nach abgeschlossener Dienstreise fasst der Mitarbeiter seine Reiseparameter (z. B. die entstandenen Kosten) zusammen und leitet diese zur Prüfung wieder an den Vorgesetzten weiter, der den Reiseantrag zuvor genehmigt hat. Mit der Freigabe durch den Vorgesetzten wird der Vorgang an die Sachbearbeitung weitergereicht und die Abrechnung angestoßen. Nach der endgültigen Freigabe wird die Reisekostenabrechnung als PDF-Datei erstellt und dem betreffenden Mitarbeiter per E-Mail zugeschickt. Gleichzeitig werden Buchungssätze für die Finanzbuchhaltung erzeugt und der Beleg im elektronischen Archiv abgelegt. Die Reisekostenabrechnung enthält einen Verweis auf den zugehörigen Workflow (Workflow-ID), so dass der Mitarbeiter den elektronischen Vorgang recherchieren und einsehen kann.

Über INSPIRE
Mit BPM inspire von INSPIRE steht der Verbrauchzentrale NRW nun eine moderne BPM Plattform für die Automatisierung der Geschäftsprozesse sowie für die weitere Digitalisierung  von Abläufen zur Verfügung. Die Möglichkeiten sind vielfältig und mit zahlreichen Lösungsvorlagen der INSPIRE Partner können auch bisherige Insellösungen prozessübergreifend gelöst werden. Dabei lassen sich alle Anwendungen individuell anpassen und bestehende Systemlandschaften einfach integrieren.

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