T-Systems International GmbH

Ohne Brief, aber mit Siegel: Rechtsverbindliche und verlässliche Kommunikation mit Behörden, Ämtern und Unternehmen

Ein Besuch beim Einwohnermeldeamt kann durchaus Zeit und Nerven kosten. Und auch verspätete Lohnabrechnungen sind alles andere als erfreulich. Wäre es nicht schön, wenn sich Geburtsurkunden, Rechnungen oder Versicherungsverträge mit einem Mausklick verschicken ließen? Ganz ohne Sicherheitsbedenken? Die Deutsche Telekom hat den rechtsverbindlichen und sicheren Transport von elektronischer Post vor einigen Monaten mit De-Mail auf den Weg gebracht. Als Projektpartner unterstützt Inspire Technologies GmbH im Bereich De-Mail Notary mit umfangreichen Know How sowie der leistungsstarken Suite MR.KNOW - BPM (ehm. BPM inspire). Die Business Process Management-Funktionen ermöglichen es Behörden und Unternehmen, De-Mail als essentiellen und verlässlichen Bestandteil ihres gesamten Prozesswesens sowie Monitorings zu nutzen.

Sichere Online-Korrespondenz haben sich mittlerweile diverse Unternehmen auf die Fahnen geschrieben. Sie unterscheiden sich hinsichtlich ihres Preises, ihres Funktionsumfangs und ihrer Skalierbarkeit. Doch was ist eigentlich der Unterschied zwischen den kostenpflichtigen Mails und den zahlreichen Umsonstangeboten, die seit Jahren den Alltag auf den Kopf gestellt haben? „Die De-Mail bietet eine gesicherte Identität des Absenders und eine verschlüsselte Übertragung. Bei einer normalen E-Mail kann der Absender hingegen gefälscht und der Inhalt wie eine Postkarte ausgelesen werden“, berichtet Jens Eisenbeiß, verantwortlicher Offeringmanager De-Mail bei T-Systems International GmbH. De-Mail bietet zudem die Chance, auch wichtige Unterlagen wie Arbeitsverträge, Steuerbescheinigungen oder Gehaltsabrechnungen kostengünstig, sicher und vor allem deutlich schneller als mit Umschlag und Briefmarke elektronisch zu senden und zu empfangen. Weitere Vorteile: Das De-Mail-Gesetz garantiert Sicherheit und Datenschutz, das Signaturgesetz gewährleistet die Erfüllung vertragsrechtlicher Vorgaben. Zugleich ist die elektronische Kommunikation vor Spam und Phishing geschützt und Reaktionszeiten fallen deutlich kürzer aus.

MR.KNOW - BPM ist der Business-Motor, der bei den De-Mail  Registrierungsprozessen sicherstellt, dass die Authentifizierung von Firmenkunden und Privatpersonen gemäß den gesetzlichen Vorgaben durchgeführt und somit die Basis für die Nutzung der De-Mail Dienste geschaffen wird. So führt die Verzahnung von Business Process Management und Online-Kommunikation zu einer ganzheitlichen Zusammenführung aller wichtigen Geschäftsprozesse. Modellierung, Prozessautomatisierung und Monitoring sind bei MR.KNOW aufeinander abgestimmt und finden innerhalb eines ganzheitlichen, auf die Belange des jeweiligen Unternehmens abgestimmten Lösungsüberbaus statt. „Diese Integration in individuelle Prozesse führt zu erheblichen Kosteneinsparungen und verschafft gleichzeitig einen deutlich besseren Überblick als zuvor“, erklärt Andreas Mucke, Geschäftsführender Gesellschafter bei Inspire Technologies GmbH. Jens Eisenbeiß schließt sich an: „Das war  einer der Hauptgründe, warum wir uns für MR.KNOW entschieden haben. Überzeugt haben uns außerdem die hohe Skalierbarkeit, umfangreiche Schnittstellen, Modellierung auf Basis von BPMN 2.0, PDF/A Webservice Nutzung sowie die Möglichkeit, das System sehr flexibel auf zukünftige De-Mail Lösungen anzupassen.“ Hierdurch ließen sich große Zeitersparnisse erzielen. Bestehende IT-Strukturen konnten sich zum Beispiel schnell und flexibel einbinden lassen.

Der Kunde profitiert von den Möglichkeiten, De-Mail direkt mit den Prozessvorlagen von MR.KNOW zu verbinden. Dabei ist es möglich, das Unternehmen vollständig prozessorientiert auszurichten und innerhalb eines automatisierten Posteingangs alle Eingänge innerhalb aller Bereiche, Abteilungen oder Zweigstellen des Unternehmens zu verarbeiten – ganz ohne Kopfschmerzen. Beispiele aus der Praxis: Rechnungen lassen sich direkt in die Rechnungsverarbeitung einfließen, Beschwerden landen im Reklamationsmanagement, Reisekostenabrechnungen im Reisekostenworkflow und Anträge im zuständigen Sachbearbeitungsbereich. Lange Wege, telefonische Nachfragen oder verschwundene Dokumente gehören der Vergangenheit an. Da Unternehmen oder Behörden nicht nur mit De-Mail arbeiten, integriert MR.KNOW darüber hinaus alle Möglichkeiten des Eingangs, also auch Fax, Telefonie und elektronische Dokumente. Das papierlose Büro ist mithilfe von De-Mail und MR.KNOW einen großen Schritt näher gerückt. „Jetzt lassen sich nicht nur Belege automatisch erfassen. Auch die Verteilung und Weiterverarbeitung geschieht ohne Papierstapel oder Aktenberge“, meint Eisenbeiß.

Damit nicht genug: Auch verschiedene Unternehmensstandorte und Systeme wie ERP, ECM  oder CRM können durch das Zusammenspiel von Prozessmanagement und rechtsverbindlicher Online-Kommunikation nahtlos angebunden werden. Mitarbeiter wiederum freuen sich über integrierte Reporting- und Monitoring-Funktionen für individuelle Auswertungen und Compliance-Anforderungen. Klare Zugriffs- und Berechtigungskonzepte garantieren die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien. Das Prozessportal oder E-Mails informieren über neue Post oder anstehende Termine und Aufgaben.

De-Mail und MR.KNOW - BPM eröffnen insbesondere Behörden und Unternehmen, die mit vielen vertraulichen Dokumenten, Verträgen und Unterlagen arbeiten, viele neue Möglichkeiten der elektronischen Kommunikation. Da wo E-Mails bislang undenkbar waren, verbindet De-Mail jetzt die Schnelligkeit und Preisvorteile einer E-Mail mit der Zuverlässigkeit und Nachweisbarkeit eines Briefes. 19,2 Milliarden Briefe werden in Deutschland jährlich verschickt. Gut die Hälfte des Postaufkommens sind Mitteilungen mit juristischer Bedeutung, die durch De-Mail abgelöst werden könnte. Das Angebot richtet sich sowohl an Privat- als auch Geschäftskunden. Während erstere über ein Postfach und eine De-Mail-Adresse verfügen, über die sie Mails, die den traditionellen Einschreiben ähneln, senden und empfangen können, erhalten Geschäftskunden mehrere Postfächer nebst Admin-Account für die Verwaltung.

Erste Kunden zeigen sich überzeugt. So berichtete beispielsweise Stefan Söchtig von der Stadt Friedrichshafen auf der CeBIT: „Die Stadt Friedrichshafen pilotiert die rechtssichere Übertragung von Urkunden wie Geburts- und Heiratsurkunden sowie Aufenthaltsbestätigung für Ausländer, die jetzt statt Wochen einige Stunden dauert.“ Martin Frick von der ZF Friedrichshafen AG sieht das ähnlich. Sein Unternehmen hat die Lohnbuchhaltung und Entgeltabrechnung digitalisiert und für alle Mitarbeiter auf ein De-Mail-Konto umgestellt: „89 Prozent der Mitarbeiter, die ihre Entgeltabrechnung per De-Mail bekommen haben, wollen dies weiter nutzen und auf den Versand per Post verzichten.“