Stadt Leipzig

Mit mehr als einer halben Million Einwohnern ist Leipzig die bevölkerungsreichste Stadt in Sachsen und ein bedeutendes Wirtschaftszentrum in der Region. Schon im Mittelalter war Leipzig ein wichtiger Verkehrsknotenpunkt – eine Tradition, die sich noch heute in ihrer Bedeutung als Messestandort widerspiegelt. Für die Verwaltung der kreisfreien Stadt sorgen mehr als 40 Ämter mit unterschiedlichen Aufgaben, die im Interesse der Bürger Hand in Hand arbeiten und doppelte Arbeitsschritte vermeiden müssen. Das ist gerade bei der Bearbeitung von Formularen eine große Herausforderung an die Effizienz der Verwaltung.

In den rund 40 Ämtern der Stadtverwaltung fällt jeden Tag eine Vielzahl von Dokumenten an, die für die effiziente Arbeit in den verschiedenen Büros notwendigerweise schnell verfügbar sein müssen. In der Vergangenheit war das nicht ohne weiteres möglich: An einem Standort der Leipziger Stadtverwaltung beispielsweise waren erstellte Dokumente erst spät im System verfügbar. „Dadurch wurden Dokumente hin und wieder mehrfach ausgefertigt und erfasst - ein zeitraubendes Problem”, erinnert sich Sebastian Rauer, IT-Spezialist der Lecos GmbH, die als Dienstleister die IT der Leipziger Stadtverwaltung verwaltet. „Die Arbeitsabläufe wurden dadurch unnötig erschwert. Es kam zu doppelten Arbeitsschritten und manchmal auch zu Fehlern bei der Verarbeitung.” Doch auch, wenn ein Formular korrekt nur einmal erfasst wurde, konnte es zu Problemen kommen. „Jeder Bearbeitungsfehler verzögerte nicht nur die Prozesse, sondern kostete die involvierten Mitarbeiter auch wertvolle Zeit”, so Rauer. Daher beschloss die Stadtverwaltung Leipzig im Jahr 1999 die Einführung eines Formularverwaltungssystems, um die Abläufe zu optimieren und so die Effizienz zu steigern. Heute gelangen durch die elektronische Formular-Integration (kurz: ELFI) täglich bis zu 1.400 Belege in das System.

Zentrale Verwaltung
In einem ersten Schritt sollten Benutzerverwaltung und Formulargenerator eingeführt werden – Standardkomponenten, die von verschiedenen Anbietern abgedeckt wurden. „Wir empfahlen für diesen Einsatzzweck MR.KNOW (ehm. BPM inspire)”, fährt Rauer fort. „Die Benutzerverwaltung dieser Lösung ist sehr flexibel, und an diese hatte die Stadtverwaltung für ihr System mit 20 unterschiedlichen Standorten mit verschiedenen Funktionen sehr hohe Ansprüche..” Durch den Einsatz von MR.KNOW kann die Stadtverwaltung die Rechte der einzelnen Anwender heute zentral kontrollieren. Auch Nutzergruppen lassen sich flexibel erstellen und verwalten.

Zusätzlich profitiert die Stadtverwaltung von deutlich effektiveren Arbeitsabläufen. ELFI ermöglicht eine dezentrale Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen, Bescheiden und Anordnungen. „Je nach Amt müssen hier 20 bis 30 verschiedene Formulare berücksichtigt werden”, ergänzt Rauer. „Alle Standorte sind zentral an den Großrechner sowie an unsere Datenbanken angebunden und legen ihre Geschäftsvorfälle heute auch dort ab. Das spart den Mitarbeitern eine Menge Aufwand bei der Verwaltung.”

Mit ELFI und MR.KNOW konnte die Stadtverwaltung so auch komplexe Formulare realisieren. Im Zuge der Implementierung wurden als erstes die Funktionen Auszahlungsanordnung (AAO), Rechnung/Bescheid (R/B), Sollabgang (SOA) und Rückzahlung Mehrbeträge (RZMB) umgesetzt. Später wurde das Portfolio erweitert – und auch weiterhin wird der Ausbau fortgesetzt. „Einer der wesentlichen Vorteile von MR.KNOW ist die einfache Erweiterbarkeit“, resümiert Rauer. „Wir müssen bei neuen Formularen und Funktionen nicht wieder bei Null anfangen, sondern können sie ohne großen Aufwand in das System integrieren – das ist zukünftig ein wesentlicher Vorteil für die Stadtverwaltung.“