Procon Multimedia (PRG)

11.100 Sportler aus aller Welt, 302 Wettbewerbe, 28 Sportarten: Ein internationales Mega-Event wie die Olympischen Sommerspiele  erfordert nicht nur jahrelange Vorbereitung und Milliarden-Finanzierung, sondern auch ein kompetentes, erfahrenes Team, das im Hintergrund die Fäden in der Hand hält. Um Sportler und Veranstalter in Peking nicht im Dunkeln und ohne Ton dastehen zu lassen, setzten die Veranstalter auf die Expertise des deutschen Licht- und Beschallungsspezialisten Procon Multimedia (PRG) – nicht ohne Grund: Auch Großveranstaltungen wie der Eurovision Song Contest und die Bambi-Verleihung wurden bereits von Procon in Szene gesetzt.

Events wie diese benötigen nicht nur viel Planung und Organisation, es fallen auch hunderte von Rechnungen an. Um Kosten zu reduzieren, Fehlbuchungen zu minimieren und die Durchlaufzeiten von Rechnungen zu senken, wickeln die Veranstaltungsspezialisten von Procon heute die gesamte Rechnungsverarbeitung mit der Business Process Management (BPM)-basierten Lösung MR.KNOW - BPM (ehm.BPM inspire) ab. Diese Software stammt vom Hersteller Inspire Technologies, der schon erfolgreich bei zahlreichen namhaften Unternehmen BPM Projekte umsetzen konnte.

Als technischer Full-Service-Anbieter für die Medien-, Entertainment- und Veranstaltungsindustrie mit zahlreichen nationalen und internationalen Projekten erhält Procon mehrere 100 Rechnungen pro Tag mit einem Umfang von zwei bis drei Seiten pro Forderung. 30 Prozent dieser Dokumente können einem Bestellbezug aus dem ERP-System Navision und Oracle zugeordnet werden. In den Freigabeprozess sind dann rund 180 Procon-Mitarbeiter eingebunden. „Zehn bis 15 dieser Kollegen arbeiten hauptsächlich an der Eingangsrechnungsverarbeitung“, führt Dennis Henschel, Leiter Finanzbuchhaltung bei der PRG, aus. Früher sei der Prozess der Rechnungsverarbeitung oftmals sehr langwierig gewesen – die meisten Schritte verliefen manuell. Für Prüfung, Freizeichnung und Buchung in Papierform wanderte die Rechnung dabei durch viele Stationen im Unternehmen. Henschel: „Es kam manchmal zu langen Verarbeitungswegen, bei denen nicht immer hundertprozentig klar war, wo sich eine Rechnung gerade befand. Hier wollten wir Abhilfe schaffen und Prozesse automatisieren.“ Durch die IT-gestützte Verarbeitung eingehender Kreditorenrechnungen wollte Procon die Aktionskette verbessern und möglichst viele manuelle Schritte ablösen. Die Prozesse, die nach wie vor händisch erledigt werden müssen, sollten außerdem dahingehend optimiert werden, dass der Anwender alle für die Verarbeitung notwendigen Informationen soweit wie möglich automatisch an die Hand bekommt.

„Wir haben uns im Laufe des Auswahlprozesses für MR.KNOW - BPMentschieden, weil dieses Produkt alle Anforderungen am besten erfüllen konnte“, erklärt Henschel. Hierfür passte Inspire Technologies die Standardlösung an die spezifischen Procon-Forderungen an. Die Lösung deckt bereits im Standard eine Vielzahl von Funktionen der automatisierten Rechnungsverarbeitung vom Eingang der Belege bis zur Verbuchung im ERP-System ab. Die Anpassung stellte daher keine Probleme dar. Henschel: „Prozessschritte, Plausibilitätsprüfungen und Eskalationsszenarien wurden Schritt für Schritt und unkompliziert modelliert und umgesetzt.“

Und so funktioniert die Rechnungsverarbeitung heute: Der gesamte Prozess besteht aus den Arbeitsschritten Scannen, Belegerkennung, Archivierung und Rechnungsfreigabe. Die Process Engine von MR.KNOW - BPM steuert und überwacht sämtliche Rechnungsvorgänge bei PRG zentral und automatisch. Terminüberschreitungen, die etwa zu Skontoverlusten führen, gehören so der Vergangenheit an. Das Eingangsrechnungsbuch und ein Statusbericht von Forderungen sorgen zudem für die nötige Transparenz über alle Rechnungen. Gescannt wird an einem zentralen Standort in Hamburg, eine spezielle Barcode-Trennung findet nicht statt. Für die Verarbeitung verschiedener Rechnungsarten wurden Scan-Profile angelegt, in denen diverse Einstellungen für die Erfassungen voreingestellt sind. Beispiele: Einseitig oder doppelseitig, automatische Drehung oder Auflösung. Bei der Belegerkennung überprüft die BPM-Lösung Kategorien wie Kreditor, Debitor, Datum, Beträge oder Rechnungsnummer. Während der Archivierung werden Index-Felder wie Kreditorennummer oder Betrag gespeichert. Bei der Verarbeitung einer Rechnung wird im Folgenden unterschieden zwischen Rechnungen mit und Rechnungen ohne Bestellbezug. Während Rechnungen ohne Bestellbezug automatisch in Navision und Oracle vorerfasst werden – das Einbuchungsblatt wird für den Monatsabschluss verwendet, werden Rechnungen mit Bestellbezug nicht im ERP-System vorerfasst. Über die Bestellung liegen in diesem Fall alle notwendigen Informationen vor.  Die Funktionen Auswertungen und Statistik stehen über die Rechteverwaltung von MR.KNOW - BPM nur ausgewählten Benutzern zur Verfügung.

Durch den Einsatz von MR.KNOW - BPM konnte Procon den gesamten Prüfungs-, Freigabe- und Buchungsprozess automatisieren. „Die Lösung kombiniert praxiserprobte Standardprodukte für das Auslesen und Erkennen von Dokumenten, die revisionssichere Archivierung der Belege und der Verarbeitungskontrolle sowie zur Prozesssteuerung mit Zugriff auf die zu integrierenden Systeme. Genau so haben wir uns dieses Projekt vorgestellt“, erklärt Finanzbuchhalter Henschel. „Die neue BPM-basierte Software bietet uns außerdem die komplette Bandbreite, die für eine automatisierte Rechnungsbearbeitung notwendig ist. Besonders gefallen uns die große Transparenz und Kontrolle entlang des gesamten Workflows.  Die offene Schnittstellenarchitektur bietet uns Investitions- und Implementierungssicherheit.“ Durch die konsequente browserbasierte Benutzerschnittstelle und zentrale Steuerung können Procon-Mitarbeiter sogar Rechnungen in Peking und anderen Projektorten problemlos freigeben.

Veröffentlichungen:

http://www.pressebox.de/pressemeldungen/inspire-technologies-gmbh/boxid-208835.html