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OBI

OBI VERTRAUT AUF BUSINESS PROCESS MANAGEMENT MIT BPM INSPIRE

Es ist der besondere OBI-Anspruch, wegweisend für die gesamte DIY-Branche zu sein. Mit der automatisierten Rechnungsbearbeitung von INSPIRE geht OBI nun auch im Prozessmanagement einen Schritt voraus.

OBI ist ein Innovator, der Maßstäbe setzt. Wo immer OBI präsent ist, bestimmt es den Markt, kämpft es um die Führungsposition. OBI setzt die Trends – in Auswahl, Marktformat und Einkaufserlebnis. OBI führt als Nummer Eins die deutsche Bau- und Heimwerkermarktbranche an und gehört in Europa zur Spitze. Aktuell verfügt das Unternehmen in Deutschland über mehr als 330 OBI Märkte. Hinzu kommen mehr als 180 OBI Märkte in 12 Zentral- und Osteuropäischen Ländern. Insgesamt erzielten die OBI Märkte im Geschäftsjahr 2007/2008 einen Umsatz von 5,8 Milliarden Euro. Das Unternehmen OBI beschäftigt über 38.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die OBI Märkte werden als OBI AG-eigene Standorte bzw. im Franchising oder als Joint Ventures geführt.

Mit dem seit Jahren kontinuierlichem Anstieg von Markanteilen und Geschäftsvolumen wuchs bei OBI der Bedarf, die Buchhaltung in punkto Rechnungsbearbeitung zukunftssicher aufzustellen. Christian Lindner, Senior Project Manager bei OBI, prüfte eingehend, welche Möglichkeiten eine neue elektronische Rechnungsverarbeitungslösung dem Unternehmen bieten würde, um die Berge an Papierrechnungen und Belegen digitalisiert und schnell abzuarbeiten. Die Wunschlösung sollte unbedingt die geschäftsspezifischen Abläufe bei OBI abbilden und vorhandene Datenbanken integrieren. Daher fiel die Wahl auf die flexible Business Process Management - Suite von Inspire Technologies. Die Software BPM inspire ermöglicht OBI einen an die Unternehmensprozesse angepassten papierlosen Rechnungsworkflow und sorgt für umfassende Transparenz.

Effizienzsteigerung und Kontrollgewinn
Allein bei der OBI-Systemzentrale in Wermelskirchen gehen täglich rund 100 Kostenrechnungen unterschiedlichster Lieferanten ein. Rechnungen in Papierform werden von der Buchhaltung erfasst und in das elektronische Rechnungssystem eingegeben. Erst dann folgt die sachliche Prüfung und Zahlungsfreigabe durch den zuständigen Kostenstellenverantwortlichen. Eine manuelle Freigabe der Papierrechnung findet nicht mehr statt. So sind alle Vorgänge einheitlich im System archiviert und  die Nachvollziehbarkeit jederzeit garantiert.

Durch die Definition individueller Eskalationsmechanismen konnte OBI die Liegezeiten von Rechnungen in den einzelnen Abteilungen verkürzen und die Hauspost entlasten. Das Benachrichtigungssystem von BPM inspire informiert die zuständigen Mitarbeiter zweimal täglich per E-Mail über anstehende neue Aufgaben. Die Mitarbeiter werden zudem automatisch benachrichtigt, wenn es Fragen zum Rechnungsvorgang gibt, sie eine Antwort auf eine eigene Rückfrage erhalten oder eine nicht bearbeitete Aufgabe an den Vorgesetzten weitergeleitet wird. „Der genau definierte Freigabeprozess mit seinen festgelegten Eskalationsintervallen hat die Rechnungsbearbeitung enorm beschleunigt“, erklärt Lindner. „In der Regel benötigen wir nur noch 2-3 Tage, bis eine Rechnung freigegeben ist, statt zuvor 6-8 Tage. Außerdem werden keine Rechnungen mehr übersehen oder bleiben einfach liegen. Ein unbearbeiteter Vorgang wird nach spätestens 2 Arbeitstagen automatisch der nächst höheren Ebene gemeldet.“

Einfache Integration und Datenbankanbindung
BPM inspire überzeugt darüber hinaus durch die einfache und flexible Anpassungsfähigkeit an die spezifischen Anforderungen von OBI. Die Lösung deckt die meisten Prozesse bereits im Standard ab – darunter Funktionen für das Auslesen und Erkennen von Dokumenten, individuelle Protokolle und die Anbindung an das ERP-System. Darüber musste bei OBI die Einhaltung des  Vier-Augen-Prinzips im Rahmen der Rechnungsfreigabe gewährleistet werden. Erst nach erfolgter sachlicher Prüfung durch einen Mitarbeiter wird durch einen anderen Mitarbeiter die Freigabe erteilt. Durch die flexibel anpassbare Oberfläche konnte zudem eine Assistentenfunktion problemlos integriert werden. Um zu ermitteln, welche Freigabehierarchie einzuhalten ist, hat BPM inspire den Zugriff auf die von OBI selbst entwickelte Unterschriften-Datenbank integriert, in der die Freigabegrenzen und Vertreter der Kostenstellenverantwortlichen hinterlegt sind. Die für den Eskalationsprozess erforderliche Ermittlung des Vorgesetzten sowie des Assistenten erfolgt durch Abgleich mit der Lotus Notes-Datenbank. Sowohl die Plausibilitätsprüfungen als auch die definierten Eskalationsszenarien wurden von BPM inspire Schritt für Schritt den Erfordernissen von OBI entsprechend kundenspezifisch modelliert und umgesetzt: „Wenn sich Prozesse in der Praxis anders darstellten als ursprünglich angedacht, konnte BPM inspire jederzeit nachträglich durch ein entsprechendes Re-Design an die tatsächlichen Abläufe angepasst werden“, sagt Lindner. Weitere Vorteile: Erweiterte Zugriffsmöglichkeiten, etwa über einen VPN-Zugang, sowie die flexible Rechnungsbearbeitung auch von zu Hause aus oder während einer Geschäftsreise. BPM inspire wurde vollständig in das OBI Intranet integriert und ist so von allen Mitarbeitern einfach zu nutzen. Die Anwendung unterstützt derzeit neben Deutsch auch Englisch und Tschechisch und kann mit relativ geringem Aufwand auf weitere Sprachen ausgebaut werden. So ist OBI gerüstet, das System in allen  Ländern  ohne sprachliche Barriere einsetzen zu  können.

„BPM inspire hat unsere Erwartungen an eine automatisierte Rechnungsbearbeitung voll und ganz erfüllt“, meint Lindner. „Wir konnten durch den Kostenrechnungsworkflow die Rechnungsbearbeitung beschleunigen und qualitativ optimieren – Terminüberschreitungen und Skontoverluste gehören der Vergangenheit an. Neben der Zeit- und Kostenersparnis profitieren wir vor allem von der neu gewonnenen Transparenz aller Rechnungs- und Planungsprozesse. Dank BPM inspire können wir für jeden einzelnen Vorgang immer den aktuellen Status einsehen und abgeschlossene Prozesse einfach nachvollziehen.“ Durch die offene Schnittstellen-Architektur von BPM inspire hat OBI nun eine zukunftssichere BPM-Lösung mit vielen Möglichkeiten (z.B. HR-Prozesse, Automatisierte Posteingangsverarbeitung, Beschwerdemanagement, u.v.w.), die der weiteren europäischen Expansion der führenden Bau- und Heimwerkermarktkette gewachsen ist.

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