Landratsamt Schwarzwald-Baar-Kreis

Die Einführung von Homeoffice als Arbeitsmodell hat sich in den letzten Jahren zu einem entscheidenden Trend in der Arbeitswelt entwickelt. Die Flexibilität, die diese Arbeitsform bietet, bringt Vorteile für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber. Vor allem in der öffentlichen Verwaltung stellt die Umsetzung von Homeoffice jedoch besondere Herausforderungen dar, da hier oft komplexe Prozesse digital abgebildet werden müssen. Effiziente und medienbruchfreie Lösungen sind daher essenziell, um die damit verbundenen Verwaltungsaufgaben schnell und unkompliziert zu bewältigen.

Das Landratsamt Schwarzwald-Baar-Kreis ist mit über 1000 Mitarbeitern einer der größten Arbeitgeber der Region. Mit Einführung von Homeoffice als Arbeitsmodell benötigte das Landratsamt Schwarzwald-Baar-Kreis eine effiziente Lösung, um den Antrag auf Einrichtung eines mobilen Arbeitsplatzes schnell und unkompliziert zu bearbeiten. Dieser Prozess musste den spezifischen Vorgaben des LRA entsprechen und zugleich schnell umsetzbar sein, um den Anforderungen an Flexibilität und M­obilität gerecht zu werden.
 

Einführung der Low-Coding-Lösung

Um diese Anforderungen zu erfüllen, wurde die innovative Low-Coding-Lösung von MR.KNOW eingeführt. Als führender Anbieter von KI-gestützten Prozessautomatisierungs- und No-Code-BPM-Lösungen ermöglichte MR.KNOW eine effiziente und medienbruchfreie Umsetzung des Digitalisierungsprojekts. Innerhalb weniger Tage wurde der maßgeschneiderte Antragsprozess erfolgreich entwickelt und live geschaltet. Nun können alle Mitarbeiter über eine benutzerfreundliche Weboberfläche auf den Prozess zugreifen, was eine hohe Zugänglichkeit und Nutzbarkeit sicherstellt.

Die Flexibilität der Low-Coding-Oberfläche ermöglicht es, zukünftige Änderungen schnell umzusetzen. Dies umfasst Pflichtfelder, bedingte Felder, die nur angezeigt werden, wenn bestimmte Regeln erfüllt sind, sowie vorausgefüllte Felder durch die Verknüpfung mit dem Active Directory (AD), z. B. Namen und Personalnummer. Diese Anpassungsfähigkeit führt nicht nur zu einer erheblichen Zeitersparnis, sondern auch zu einer verbesserten Datenqualität im gesamten Prozess.

Amtsleiter Matthias Kreutzer hebt die enge Verbindung von MR.KNOW zur Organisationsentwicklung besonders hervor: „MR.KNOW ist ein Produkt, das sehr nah an den organisatorischen Anforderungen ausgerichtet ist. Mit diesem System können wir z. B. Prozesse über PICTURE modellieren und dann in MR.KNOW integrieren. So entsteht ein Antragsassistent, der unsere Bedürfnisse optimal erfüllt. Die große Stärke von MR.KNOW liegt darin, Organisation und IT miteinander zu verknüpfen.“

Er lobt zudem die Benutzerfreundlichkeit des Systems: „Der Einstieg ist insgesamt sehr intuitiv. Wir haben die Möglichkeit, Anwendungen mit KI zu erstellen und schnell in das Process-Board, ein Kanban-System, zu wechseln, wo Rollen und Prozessbeteiligte definiert werden können. Dies erleichtert den Einstieg in die Prozessgestaltung und -modellierung erheblich.“

Ergebnis

Durch die Nutzung der Low-Coding-Lösung konnte der Antragsprozess für mobiles Arbeiten effizient umgesetzt werden, was eine schnelle Reaktion auf die Anforderungen des Landratsamts Schwarzwald-Baar-Kreis ermöglichte. Die medienbruchfreie Entwicklung und die einfache Anpassungsmöglichkeit der Anwendungen trugen dazu bei, den Prozess kontinuierlich zu optimieren und den Mitarbeitern eine benutzerfreundliche Lösung bereitzustellen.

Fazit

Durch die erfolgreiche Umsetzung des Antragsprozesses für mobiles Arbeiten mittels Low-Coding hat das Landratsamt Schwarzwald-Baar-Kreis einen wichtigen Schritt in Richtung Effizienz und Digitalisierung gemacht. Dies hat die Arbeitsabläufe optimiert und die Mitarbeiter unterstützt. Durch die Kombination aus KI-gestützter Prozessautomatisierung, No-Code-BPM und Benutzerfreundlichkeit bietet MR.KNOW eine zukunftsweisende Lösung für die Herausforderungen der digitalen Transformation in der öffentlichen Verwaltung.

Vorteile von MR.KNOW

Automatische Generierung von Prozessvorschlägen: Die KI-gestützte Prozessautomatisierung von MR.KNOW ermöglicht die automatische Generierung von Vorschlägen für Prozessmodelle, die dann von Citizen Developern zu individuellen Anwendungen weiterentwickelt werden können.

Kein tiefgehendes technisches Wissen erforderlich: Für die Umsetzung von NO-CODE-BPM-Lösungen mit MR.KNOW ist kein tiefgehendes technisches Wissen erforderlich, was es Verwaltungen ermöglicht, schnell und unkompliziert maßgeschneiderte Anwendungen zu erstellen und bestehende Systeme einfach zu erweitern.

Medienbruchfreie Prozesse und Benutzerfreundlichkeit: Mit seinem Fokus auf medienbruchfreie Prozesse, Anpassungsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit unterstreicht MR.KNOW seine Rolle als zukunftsweisende Lösung für die Herausforderungen der öffentlichen Verwaltung im digitalen Zeitalter.