Landratsamt Meißen
Moderne Personalverwaltung: Landratsamt Meißen setzt auf digitale Innovationen
Die Integration von Personalprozessen im Landratsamt Meißen sorgt für mehr Effizienz und Sicherheit in IT und Organisation.
Verbindung von Digitalisierungsbaustellen
Die öffentliche Verwaltung steht aktuell vor der anspruchsvollen Aufgabe, die verschiedenen “Digitalisierungsbaustellen” sinnvoll miteinander zu verbinden, um digitale Prozesse ohne Medienbrüche umzusetzen. Hierbei steht im Vordergrund, bisherige papierbasierte Prozesse und manuelle Bearbeitung abzuschaffen, die Zufriedenheit der Mitarbeiter und Bürger zu steigern und die unterschiedlichen IT-Systeme zu vereinheitlichen.
Von diesen Herausforderungen berichten Mitarbeitende aus den Verwaltungen in allen Bundesländern, so auch in Sachsen: durch die Zusammenlegung von Landkreisen im Jahr 2017 erhöhte sich die Mitarbeiterzahl im Landratsamt Meißen erheblich. Dies führte gerade im Personalbereich zu aufwändigeren Personalverwaltungsvorgängen. Die Folgen waren ineffiziente und undurchsichtige Abläufe, ein hohes Fehleraufkommen aufgrund vieler manueller Arbeitsschritte und doppelter Dateneingaben sowie Probleme und hoher Aufwand bei Compliance-Kontrollen. Zudem stieg die Arbeitsbelastung unter den Mitarbeitenden und erhöhte das Konfliktpotenzial zwischen der IT-Abteilung und den Fachabteilungen.
Die Lösung: ganzheitliche Digitalisierung
Eine ganzheitliche Digitalisierungslösung musste her, die schnell erstellt, bereichsübergreifend einsetzbar ist und die bestehenden Insellösungen digital miteinander verknüpft. Digitalisiert wurde im Landratsamt Meißen dann zweistufig:
1. Vereinheitlichung der Systemlandschaft mit TRANSCONNECT
Zunächst wurde die vorherige komplexe Systemlandschaft mit ihren Insellösungen in ein durchdachtes und zukunftsorientiertes Gesamtkonzept überführt. Dabei wurde nicht nur mit PERSEUS eine neue zentrale Datenverwaltung mit umfassenden Recherche- und Pflegemöglichkeiten entwickelt, sondern auch eine systemtechnische Integration mithilfe der Integrationslösung TRANSCONNECT durchgeführt. Diese diente dabei zur Anbindung externer Systeme, die in den Prozessen involviert waren (Dunkelverarbeitung, Systemintegration). So wurden in dem Zuge beispielsweise auch die Personalverwaltung P&I Loga, Active Directory, Exchange Server, Caesar UMS, IMS (Facility Management) sowie diverse Datenbanken (MS SQL-Server) angebunden.
2. Einführung der BPM-Engine von MR.KNOW
Im nächsten Schritt wurden die bisher analogen Personalprozesse im BPM- und Prozessautomatisierungs-System von MR.KNOW im Standard BPMN 2.0 erfasst. Mittels Low-Coding können diese Prozessmodelle in einem automatisierten Verfahren in digitale Applikationen überführt werden, indem technische und fachliche Aktivitäten im Prozessmodell ergänzt und automatisiert werden. Weiterhin macht das System automatisch Vorschläge für digitale Oberflächen, welche mithilfe von No-Coding einfach übernommen oder angepasst werden können. Diese automatisierten Prozesse können nun in jede beliebige Website, Intranet oder z. B. im Sharepoint integriert werden und sind als Anwendung für die Mitarbeiter direkt aufrufbar. Aufgabenlisten, Wiedervorlagen und Auswertungen stehen im Standard zur Verfügung, um letztlich Reports zum Ablauf der einzelnen Prozesse zu erstellen. Im Hintergrund trackt die MR.KNOW BPM-Engine alle Vorgänge und ermöglicht so einen transparenten und einheitlich dokumentierten Ablauf der Prozesse. „Gemeinsam gewährleisten TRANSCONNECT und MR.KNOW so automatisierte Geschäftsprozesse und eine wirtschaftliche Arbeitsweise der Landkreisverwaltung Meißen. Unter Anwendung des BSI IT-Grundschutzes liegt der Fokus auf der zentralen und revisionssicheren Bearbeitung von personellen Veränderungen, der Verwaltung von Arbeitsmitteln und Sonderfunktionen sowie dem Berechtigungsmanagement“, führt Marko Jackisch, ehem. Beauftragter für Informationssicherheit im Landratsamt Meißen, aus.
Ausblick in die Zukunft
Auch in Zukunft soll es für das Landratsamt Meißen mit der gewählten Lösung weitergehen, wie Joachim Kresse, Leiter IT, ergänzt: „Die guten Erfahrungen mit TRANSCONNECT bei der Prozessbearbeitung und Prozessautomation im Bereich Personal hat uns dazu bewogen, das Produkt zukünftig auch für Prozesse der automatisierten Leistungsverrechnung einzusetzen.“ Die erfolgreiche Implementierung dieser Lösungen hat zu einer spürbaren Verbesserung der Effizienz und Sicherheit der Personalprozesse im Landratsamt Meißen geführt und zeigt die Bedeutung einer ganzheitlichen Digitalisierungsstrategie für moderne Verwaltungen.