Mit MR.KNOW Verwaltungsdienstleistungen digitalisieren
Schneller zum Hund mit dem Hundesteuer-Assistent
Mit rund 10 Millionen Vertretern ist der Hund 2021 das zweitbeliebteste Haustier in Deutschland. Und gerade während der Corona-Pandemie sind viele Menschen auf den Hund gekommen: Die neuen Home-Office-Regelungen machen es möglich. Nach Angaben des Verbands für das deutsche Hundewesen sind im Jahr 2020 rund 25 Prozent mehr Hunde gekauft worden als in den Jahren davor.* Mit der wachsenden Anzahl an Hunden stiegen auch die Anmeldungen in den Gemeinden – ein Prozess, der langwierig, umständlich, personalintensiv und teuer ist:
Der Bürger muss zum Amt kommen, um das entsprechende Formular auszufüllen und zu unterschreiben. In manchen Gemeinden kann dies online abgerufen und zuhause ausgefüllt werden. Anschließend wird es persönlich abgegeben, per Post geschickt, gefaxt oder eingescannt per E-Mail an das Steueramt geschickt. Hier pflegen die Mitarbeiter die Daten wiederum händisch ins System ein. Durch diesen Medienbruch kommt es oft zu Fehlern und Verzögerungen.
Persönliche Anmeldung: Alle Unterlagen dabei?
Kommt der Bürger persönlich in das Steueramt, können noch weitere Schwierigkeiten hinzukommen: Sind alle erforderlichen Unterlagen mitgebracht worden und kennt der Hundehalter alle Daten über seinen Hund, wie Widerristhöhe und Körpergewicht? Auch zusätzliche Unterlagen, zum Beispiel ein Nachweis über Sozialhilfe, müssen abgefragt werden. Fehlen diese, geht der Prozess von vorn los und die Bearbeitung verzögert sich entsprechend. Denn erst wenn alle Unterlagen digital im System vorliegen, kann mit der Bearbeitung begonnen werden. Durch akuten Fachkräftemangel in der öffentlichen Verwaltung und der Überbelastung der Mitarbeiter vergehen so einige Tage bis schließlich der Hundesteuerbescheid inklusive Hundemarke versendet werden.
Gibt es dafür nicht eine bessere Lösung?
Wie lässt sich der Medienbruch vermeiden und die Anmeldung für Bürger und die Bearbeitung durch die Mitarbeiter angenehmer gestalten? Helfen kann der digitale Assistent MR.KNOW. Ähnlich einem Chatbot kann er die Hundehalter auf der Website der Gemeinde begrüßen und das Anliegen entgegennehmen. Aber MR.KNOW kann noch mehr: Im Dialog mit dem Bürger führt er ihn Schritt für Schritt durch das elektronische Anmeldeformular. Bei unklaren Fragestellungen liefert er Erklärungen und sammelt so alle notwendigen Informationen und Daten, die für die Bearbeitung des Antrags notwendig sind. Der Bürger muss also nicht mehrfach fehlende Informationen nachliefern und dem Mitarbeiter liegt der vollständige Antrag zur Bearbeitung vor.
Dabei geht MR.KNOW noch einen Schritt weiter: einfache Prozesse kann er „dunkel verarbeiten“. D. h. je nach Komplexität des Antrags laufen einfache, sich wiederholende Prozesse erst gar nicht beim Mitarbeiter auf. Durch seinen Aufbau ermöglicht MR.KNOW weiterhin eine einfache Einbindung in die bestehende Systemlandschaft, sodass Daten automatisiert in die nachgelagerten Fachverfahren gelangen. Schlussendlich gibt der digitale Assistent Rückmeldung an den Bürger. Der Vorgang wird somit medienbruchfrei und vollautomatisiert, fehlerfrei und in kürzester Zeit abgeschlossen – mit voller Transparenz und Zufriedenheit aller Prozessbeteiligten: Bürger und Mitarbeiter.
Wie funktioniert MR.KNOW?
MR.KNOW basiert auf modernem Business Process Management (BPM), welches sich damit befasst, Prozesse neu zu denken und ganzheitlich zu digitalisieren. MR.KNOW verbindet damit die Digitalisierung der Front-End-Leistungen gegenüber dem Bürger im Rahmen des OZG mit der Automatisierung der internen Prozesse im Back-End.
Wie erstellt man einen digitalen Assistenten?
Low Coding ist hier das Zauberwort. Die Digitalisierung von Prozessen kann nicht allein auf den Schultern der überlasteten IT-Abteilungen liegen. Wichtig ist, dass die Mitarbeiter, die täglich in der Praxis der Prozesse stecken, das Wissen selbst in die Prozesse einpflegen. So muss dies nicht über mehrere Ecken geschehen. Anfallende Änderungen können somit sofort umgesetzt werden und bei der Erstellung kommt es nicht zu Missverständnissen.
Klassisch nutzt man für diese Prozessmodellierung den Standard BPMN 2.0. Auch MR.KNOW nutzt diese Notation. Jedoch ist die Modellierung nicht der einzige Weg, MR.KNOW zum Leben zu erwecken: Auch auf Basis einer reinen Beschreibung kann er ein Modell erzeugen. Das bedeutet also, dass Fachmitarbeiter erste Anwendungen oder Änderungen komplett ohne Programmierung erstellen können. Aus dieser fachlichen Beschreibung wird das Prozessmodell automatisch generiert und schließlich automatisiert. Anschließend kann der digitale Assistent dann zum Beispiel in ein schon bestehendes Bürgerportal integriert und einfach erweitert werden.
Das heißt also nicht nur die Anmeldung zur Hundesteuer kann auf diesem Wege mit MR.KNOW digitalisiert werden. Alle Eingaben und Anfragen sowie das gesamte Antragswesen lassen sich mit ihm automatisieren. Somit sind die digitalen Assistenten von MR.KNOW ideal, um die OZG-Anforderungen medienbruchfrei umzusetzen und helfen, die Herausforderungen in der Verwaltung endlich zu lösen.
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