„Ohne Flexibilität geht es nicht. BPM muss agil sein“

Bei zunehmender Globalisierung ist es für Unternehmen wichtig, sich vom steigenden Wettbewerb zu differenzieren. Dies gelingt nicht ohne Weiteres und ist mit etlichen Herausforderungen verbunden. Wer als Unternehmer weiterhin erfolgreich am Markt bestehen möchte, ist mehr denn je dazu gezwungen, sich an den individuellen Wünschen der Kunden zu orientieren und seine eigenen Ressourcen dem jeweiligen Auftragswunsch an zu passen. Entscheidende Stellschrauben im Betrieb sind dann die Reaktions- und die Anpassungsfähigkeit. Das bedeutet: Unternehmen müssen heutzutage integrierte Prozesse schaffen und diese flexibel an die laufenden Veränderungen im Geschäft anpassen. Zur Bewältigung dieser Aufgabe bedarf es eines effizienten Managements der Geschäftsprozesse. Eine gute Business Process Management-Lösung kann dabei helfen. Bei der Auswahl einer geeigneten Software gilt es allerdings einiges zu beachten.

„Flexibilität, Skalierbarkeit, Integrationsfähigkeit und reibungslose Implementierung sind die Kerncharakteristika, damit IT-Lösungen von heute auch morgen noch Bestand haben können“, betont Andreas Mucke, Geschäftsführender Gesellschafter des BPM-Spezialisten Inspire Technologies. „Die BPM-Architektur neuer Lösungen muss so beschaffen sein, dass mit geringen Anpassungen auch neue Anforderungen an die Geschäftsprozesse im laufenden Betrieb unterstützt werden. Dabei müssen Prozesse nicht nur im laufenden Betrieb angepasst werden können, sondern auch Inkonsistenzen aufgelöst werden. Ohne Flexibilität geht es nicht. BPM muss heute agil sein.“

Passgenaue und leistungsstarke Prozesssteuerung mit der Suite MR.KNOW - BPM
Moderne Prozessmanagementlösungen wie die Suite MR.KNOW - BPMerlauben es, einzelne Lösungen wie beispielsweise die automatisierte Rechnungsverarbeitung oder das Vertragsmanagement nach und nach zu erweitern, um den Prozess gewinnbringend zu rationalisieren – angefangen bei der Datenerfassung bis hin zur Abbildung verschiedener Sichten oder der Datenverwendung in anderen Prozessen. Dabei lassen sich zum Beispiel Compliance Themen wie das Risikomanagement pragmatisch in Lösungen integrieren und ermöglichen damit einen schnellen Einstieg. Nach diesem Beispiel lassen sich auch weitere neue Lösungen – entweder basierend auf bestehenden Vorlagen, die bei MR.KNOW - BPM​​​​​​​direkt mitgeliefert werden können, oder auch individuell – nach und nach im Unternehmen implementieren. Die enorme Flexibilität spiegelt sich bei MR.KNOW - BPM​​​​​​​weiterhin durch den modularen Aufbau wieder, der es ermöglicht, vorhandene Anwendungen (beispielsweise CRM) um benötigte Prozesse (beispielsweise Auftragsbearbeitung oder Projektabwicklung) einfach und schnell zu ergänzen.

Damit Unternehmen ihr Prozessportal schnell und effizient an Veränderungen anpassen können ist es notwendig, dass nicht jeder Prozess komplett neu modelliert werden muss. Hier sind vordefinierte Vorlagen und Lösungen wie zum Beispiel Vertragsmanagement, Rechnungsverarbeitung, Bewerbermanagement, Reisekostenabrechnung, Reklamations- und Beschwerdemanagement, Posteingangsverarbeitung, De-Mail Solutions, Internes Kontrollsystem (IKS) und viele weitere sehr hilfreich,  wie sie MR.KNOW - BPM​​​​​​​für eine Vielzahl von möglichen Anwendungen im Angebot hat. Eine individuelle Gestaltung ist ebenfalls möglich. Entscheidend ist dabei die Kompatibilität mit bestehenden Oberflächen und Monitoring-Lösungen sowie die Automatisierung vorhandener Werkzeuge.

Neben Webservices sollte eine BPM-Suite auch in der Lage sein, als zentrale Middleware gewachsene IT-Strukturen aus Prozesssicht integrieren zu können und die Administrationsaufwände für einzelne Anwendungen deutlich zu vereinfachen. In der Praxis sind da vor allem die Bereiche Business Intelligence, ERP, QM, PPS, Dokumenten Management und Archivierung sowie OCR und Capturing gefragt. Aber was braucht eine BPM-Suite, um die Echtzeitsteuerung von Geschäftsprozessen leisten zu können? „Wenn das BI-System signalisiert, das etwas außer Kontrolle gerät, müssen die gekoppelten Prozesse auf schnellstem Wege an die neue Situation angepasst werden können“, erklärt Mucke. „Hierzu muss die Engine die erhaltenen Daten aus dem Business-Intelligence-System wie eine ‚Datenwolke‘ vorhalten und diese dann flexibel bereitstellen können. Weiter ist eine  Prozessmodifizierung im laufenden Betrieb notwendig, ohne dass bereits gestartete Prozesse ins Leere laufen oder Inkonsistenzen nicht aufgelöst werden können.“

Neben der sorgfältigen Auswahl einer flexiblen Lösung ist es für Unternehmen besonders wichtig zu prüfen, mit welchem Preismodell eine BPM-Suite angeschafft werden kann. Andreas Mucke rät: „Unternehmen sollten prüfen, ob für eine schrittweise BPM-Erweiterung zusätzliche Lizenzen für die einzelnen Lösungen erforderlich sind. Bei einigen Anbietern ist dies der Fall, was die Kosten nachträglich in die Höhe treiben kann. Für eine flexible Anpassung bereits bestehender Prozesse ist es darüber hinaus notwendig, dass diese bestehenden Prozesse auch ergänzt und bearbeitet werden können.“