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Mit einem zuverlässigen Notfallmanagement sicher durch die Krise

Wie Sie Ihre Notfallpläne digitalisieren und automatisieren

Sie möchten noch tiefer in das Thema Notfallmanagement eintauchen? Unsere Experten von MR.KNOW und dem BPM-Club veranstalten dazu am 06.12.2022 das Webinar "Notfallpläne digitalisieren".

 

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Hohe Energiepreise, die Inflation und der geringe Konsum lasten auf deutschen Unternehmen. Dazu die Auswirkungen der Corona-Pandemie, der Ukrainekrieg und die Angst vor Naturkatastrophen und Cyberangriffen – aktuell gibt es viele Risiken, die der Wirtschaft zu schaffen machen. Dieser Trend geht auch aus einer aktuellen Umfrage des ifo Instituts hervor: 7,5 Prozent der Firmen sehen sich gegenwärtig in ihrer Existenz bedroht. Beim Einzelhandel sind es sogar 11,6 Prozent. [1] Insbesondere die unsichere Energieversorgung stellt die deutsche Wirtschaft gerade vor große Herausforderungen. Angesichts dieser Lage bekommt das Thema Notfallplanung eine ganz neue Brisanz. Jedoch sind laut einer Studie bislang nur 29 Prozent der deutschen Unternehmen mit einem Notfallplan vorgesorgt. [2]

 

Klassische Notfallpläne reichen nicht aus 

 

Damit sich Mitarbeiter in einer Notsituation orientieren können, sind Leitfäden und Notfallpläne essentiell.Jedes Unternehmen sollte Vorkehrungen für unerwartete Ereignisse treffen, um Gefahren für den Geschäftsbetrieb zu vermeiden. Schnelle Reaktion und Schadenbegrenzung sind in so einem Fall das A und O. Dabei geht es nicht nur um den Schutz des Unternehmens, sondern auch um Mitarbeiter, Geschäftsführung und Kunden. Alle wichtigen Abläufe, Verhaltensregeln, Zuständigkeiten und Telefonnummern für Notfallsituationen sollten aus so einem Notfallplan hervorgehen. Doch ist das wirklich genug? Sind solche Notfallpläne noch zeitgemäß? Kann sichergestellt werden, dass sie immer auf dem neusten Stand sind?

 

Übliche Notfallpläne reichen in vielen Fällen nicht aus oder sind noch ganz klassisch auf Papier erstellt worden. Zudem sind sie oft nicht genau genug durchgeplant und eher allgemein gehalten. Entscheidend in so einer Situation ist es, alle Prozesse des Unternehmens genau im Blick zu haben und konkrete Schritte für einzelne Desaster geplant zu haben. Häufig ist nicht sichergestellt, dass der Notfallplan im richtigen Moment allen Mitarbeitern zur Verfügung steht und auch die notwendigen Hilfestellungen beinhaltet. Und selbst wenn: Ist man in der Lage schnell zu handeln und ist sichergestellt, dass sich alle Mitarbeiter unter großem Stress an die Leitfäden halten?

 

Mit digitalisierten Leitfäden für den Notfall gerüstet

 

Hier kommt der MR.KNOW – FALLBACK ASSISTANT ins Spiel. Er digitalisiert bisherige Leitfäden und Notfallpläne und kann so im Ernstfall sofort reagieren. In einer Ausnahmesituation fällt es den meisten schwer, sich auf einen Leitfaden zu konzentrieren. Hier unterstützt MR.KNOW mit digitalen Assistenten und gibt den Mitarbeitern genaue Anweisungen über die nächsten Schritte. Er leitet ein, dass sämtliche Prozesse automatisiert ablaufen. Zum Beispiel sorgt er für die Schließung von sicherheitsrelevanten Bereichen und klemmt Systeme ab. So kann er bei einer Firma in der Chemieindustrie beispielsweise einen automatischen Prozess einleiten, der Polizei oder Feuerwehr informiert. Auch ist es möglich, dass er die interne Feuerwehr oder Service-Teams aussendet und koordiniert, da er immer weiß, wer wo verfügbar ist. Neben allen eingesetzten Geschäftsprozessen, kann er mit zusätzlichen externen Quellen sowie Daten aus dem Unternehmen gespeist werden. Dies macht es ihm möglich, auf vorrausschauende Analysen (Prediction) oder Maschinendaten zu reagieren und automatisierte Prozesse einzuleiten. Für ein modernes Notfallmanagement ist der MR.KNOW – FALLBACK ASSISTANT also unerlässlich. 

 

Einfache Erstellung für jeden Notfall 

 

Auch bei der Notfallplanung für Cyberattacken haben viele Unternehmen noch Nachholbedarf. Versuchen Hacker die eigenen Computernetzwerke außer Betrieb zu setzen oder vertrauliche Daten einzusehen, muss schnell gehandelt werden. Der MR.KNOW – FALLBACK ASSISTANT greift hier sofort ein, sagt den Mitarbeitern, was zu tun ist, überprüft, welche PCs betroffen sind und trennt Hardware automatisch vom Internet. Wie im Beispiel eines Cyberangriffs zu sehen ist, lassen sich individuelle Schritte für jeden Notfall festlegen, egal ob Pandemien, Lieferkettenengpässe oder Naturkatastrophen. Und das geht dank Zero Coding sehr einfach: Mitarbeiter aus allen Abteilungen können ihr Wissen beisteuern, denn Programmierkenntnisse sind für die Erstellung bzw. Aktualisierung des FALLBACK ASSISTANT nicht nötig. In 23 Prozent der Unternehmen ist die HR-Abteilung an der Ausarbeitung des Notfallplans beteiligt oder der Bereich Qualitätsmanagement beginnt mit der Aufnahme der Prozesse. Dabei ist der Start mit der Aufnahme der Abläufe bei MR.KNOW völlig kostenfrei mit dem Process-Board möglich. Hier können BPMN-2.0-Prozesse automatisch aus Notizzetteln erstellt werden. Bestehende Notfallpläne können per zusätzlicher OCR-Software ausgelesen und in Prozesse überführt werden. Alternativ lassen sich auch bisherige Excellisten oder Beschreibungen digitalisieren. Dank MR.KNOW können alle Bereiche direkt selbst an der Erstellung des FALLBACK ASSISTANT arbeiten und müssen nicht umständlich über die IT-Abteilung gehen. Diese hat nur noch die Aufgabe, MR.KNOW an bestehende Systeme anzubinden, was dank integrierter Middleware überall möglich ist.

 

Wurde der FALLBACK erfolgreich im Unternehmen etabliert, lassen sich noch weitere Prozesse im Unternehmen automatisieren. So kann der RISK ASSISTANT als Assistent für das Risikomanagement mit dem FALLBACK ASSISTANT verknüpft werden und interne Kontrollen automatisieren. Weitere sinnvolle Ergänzungen sind der MR.KNOW - MaRISK ASSISTANT, FORMS ASSISTANT, DSGVO ASSISTANT, PROTECTION ASSISTANT oder der RESCUE ASSISTANT. So sind Unternehmen auch für schwere Zeiten gewappnet. 

[1] https://www.ifo.de/pressemitteilung/2022-10-31/firmen-sehen-ihre-existenz-weniger-bedroht-als-waehrend-der-coronakrise

[2] https://www.heise.de/news/Nur-knapp-ein-Drittel-der-Unternehmen-hat-Notfallplaene-7282821.html

 

Erste Informationen finden Interessenten unter: https://www.mrknow.ai/solutions/solution/mrknow-fallback-assistant

 

 

 


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