Mehr Effizienz und Sicherheit im Vertragsmanagement
Durch eine prozessorientierte Sicht auf das oft komplexe Vertragsmanagement wird für mehr Transparenz und für erhöhte Sicherheit in den Abläufen gesorgt.
Das Vertragsmanagement ist fundamentaler Bestandteil für das betriebswirtschaftliche Handeln eines jeden Unternehmens. Gleichzeitig ist es jedoch auch eine der komplexesten Unternehmensaufgaben, da fast alle Abteilungen entlang der Wertschöpfungskette von diesem Thema betroffen sind. Dabei hat nahezu jede Abteilung ihre fachspezifischen Anforderungen. So mag das Hauptaugenmerk in der Rechtsabteilung beispielsweise der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie etwa der im Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) formulierten Corporate Governance-Vorschriften aus dem Handels- und Gesellschaftsrecht, gelten oder – im Bereich der Finanzdienstleistungen – Basel II/III. Die Verantwortlichen im Controlling wünschen sich von einem funktionierenden Vertragsmanagement, dass unnötige Ausgaben vermieden und im Idealfall ein höherer Zahlungseingang generiert wird. Eine weitere Anforderung kann es hier aber auch sein, eine aktive Risikobewertung in Anlehnung an existierende Vertragsverhältnisse zu erhalten.
Im Bereich des Einkaufs steht die Erstellung und Abwicklung von Verträgen mit Lieferanten und Partnern im Mittelpunkt der Anforderungen. Erfasst werden sollten durch das elektronische System ebenso alle Vertragsinhalte, die in vielen Unternehmen als Insellösung innerhalb der CRM- oder ERP-Anwendung abgelegt sind. Ist letzteres der Fall, birgt dies das Hindernis, dass Mitarbeiter benötigte Informationen aus verschiedenen Applikationen zusammensuchen müssen. Dies erhöht das Risiko, das wichtige Vereinbarungen übersehen werden.
Ein modernes Vertragsmanagement muss folglich in der Lage sein, sämtliche Prozesse der Erstellung, Verwaltung, Bewirtschaftung, Änderung, Überwachung und Archivierung aller in einem Unternehmen vorhandenen vertraglichen Vereinbarungen abzubilden. Nur so lassen sich Mehrfacharbeiten vermeiden und Suchzeiten durch die zentrale, digitale Datenaufbewahrung verkürzen. Im Endergebnis gilt es, die betrieblichen und finanziellen Leistungen zu steigern und die vielfältigen Risiken zu minimieren.
Mehr Effizienz verspricht folglich eine prozessorientierte Bearbeitung, bei der ein automatisiertes Prozessmanagement die für einen Vorgang benötigten Informationen aus unterschiedlichen Systemen bereitstellt. Die Lösung auf Basis von MR.KNOW - BPM verspricht exakt dieses Mehr an Transparenz und damit Sicherheit in den Geschäftsprozessen: Entgegen anderen Systemen wird hier nicht nur eine Abteilungssicht der Bearbeitung abgebildet – vielmehr kann das System auf unterschiedliche Vertragsarten angepasst werden. Auf diese Weise wird dafür gesorgt, dass sämtliche Vorgänge und Verpflichtungen aus Verträgen (wie etwa Zahlungsziele, Zeitgrenzen, Rahmenvereinbarungen, Kündigungsfristen, etc.) überwacht werden können. Neu ist hier das Oberflächen-Design, welches auch mobile Freigaben und Bearbeitungen ermöglicht.
Darüber hinaus bietet MR.KNOW - BPM jetzt noch mehr Flexibilität durch eine Partnerschaftsvereinbarung mit dem ERP- und PLM-Spezialisten ComputerKomplett SteinhilberSchwehr GmbH. Mit CK.Gateway bietet ComputerKomplett eine Lösung für die ERP-PLM Integration. Damit werden beide Systeme auf Ebene der Prozesse gekoppelt. Hierdurch ist nun eine Verbindung von MR.KNOW - BPM mit anderen Lösungen aus dem Produktportfolio realisierbar. Diese Möglichkeit erlaubt eine Integration aller Softwarelösungen was übergreifend zur Optimierung der Unternehmensprozesse beiträgt. Die einmal erfassten Daten und Dokumente stehen sofort für sämtliche Arbeitsschritte im Rahmen des gesamten Geschäftsprozesses zur Verfügung.
Weiterhin wurde ein aktives Risikomanagement integriert, um Verträge automatisiert aber auch manuell durch die jeweiligen Bearbeiter zu bewerten. Dies ist insbesondere für Unternehmen wertvoll, die an das seit 2008 gültige Revisionsgesetz gebunden sind. Es verpflichtet diese wirtschaftlich relevanten Organisationen zu einem internen Kontrollsystem. Hierzu trägt die Lösung für die Optimierung und Automatisierung Interner Kontrollsysteme (IKS) bei. Mit dieser prozessorientierten Lösung für die automatisierte Überwachung und Kontrolle interner Risiken lässt sich der Aufwand zur Umsetzung eines IKS erheblich reduzieren. Gesetzliche Auflagen können folglich einfacher erfüllt werden und die Sicherheit steigt.
„Der Lösungsansatz von MR.KNOW - BPM orientiert sich an dem immer stärker werdenden Trend zur prozessorientierten Unternehmensorganisation. Inspire Technologies liefert dabei zahlreiche Vorlagen für die Querschnittsprozesse in Unternehmen wie etwa dem Vertragsmanagement, der Rechnungsverarbeitung und nicht zuletzt in der Königsdisziplin Risikomanagement. Die prozessorientierte Sicht sorgt für erhöhte Transparenz und dementsprechend für mehr Sicherheit in den Geschäftsprozessen“, kommentiert Andreas Mucke, Geschäftsführender Gesellschafter bei Inspire Technologies. Um sicherzustellen, dass für jedes Unternehmen die richtige individuelle Lösung gefunden wird, arbeitet Inspire Technologies mit branchenspezifischen Beratern und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zusammen. Sämtliche Anforderungen und mögliche Risiken werden auf diese Weise fachgerecht analysiert.