Geschäftsprozessmanagement mit gemeinnütziger Note

Die Lebenshilfe Braunschweig engagiert sich, um für Menschen mit einer Behinderung positive Lebensbedingungen zu schaffen. Die Zielsetzung des gemeinnützigen Unternehmens ist es, für diese Menschen eine möglichst umfassende Eingliederung in die Gesellschaft zu verwirklichen. Dabei geht das Engagement davon aus, das jeder geistig behinderte Mensch so selbstständig wie möglich leben, zugleich aber so viel Unterstützung wie nötig erhalten sollte. Die Lebenshilfe Braunschweig ermöglicht dies mit einer Vielzahl von Diensten und Einrichtungen für alle Altersgruppen und Behinderungsarten. Mit ihren Angeboten, zu denen Frühe Hilfen ebenso wie Werk- und Wohnstätten sowie ambulante Dienste und Freizeitangebote gehören, bietet die Lebenshilfe umfassende Strukturen zur „Selbstverwirklichung in sozialer Integration“. Ungefähr 400 Mitarbeiter an 23 Standorten rund um Braunschweig betreuen etwa 1.300 Menschen mit Behinderung.

Komplexer Freigabeprozess führte manuelle Rechnungsbearbeitung an die Grenzen
Durch das breite Niederlassungsnetz und die jeweils vergleichsweise kleine Anzahl der Mitarbeiter waren die Prozesse beim Rechnungseingang der Lebenshilfe sehr komplex. Um diesen Vorgang zu optimieren, Durchlaufzeiten zu reduzieren und so mehr Transparenz zu schaffen, machte sich die Lebenshilfe 2008 auf die Suche nach einer passenden Business Process Management (BPM)-Lösung. Dabei mussten die besonderen Anforderungen der gemeinnützigen GmbH berücksichtigt werden. Die größte Herausforderung in der Vergangenheit war es, die Rechnungen vor Ort sachlich zu prüfen, freizugeben und zentral zu verbuchen. Durch einen komplexen Freigabeprozess war die Bearbeitung einer Rechnung oft sehr problematisch, sprich mit Medienbrüchen und Wartezeiten verbunden. Ziel des Projekts „Rechnungseingangs-Workflow“ war es daher, den Rechnungsdurchlauf nachvollziehbar zu gestalten und den zuvor definierten Freigabeprozess automatisiert abzubilden. Neben der kurzen Einführungs- und Testphase stellte die Umsetzung des komplexen Freigabeprozesses besondere Herausforderungen an die BPM-Lösung.

Mehr Flexibilität für echte Prozesssteuerung
Aufgrund der hohen Flexibilität und dem breiten Spektrum an Template-basierten Standardprozessen fiel die Wahl der LH Braunschweig auf BPM inspire von Inspire Technologies. „Die meisten der für uns erforderlichen Prozesse konnte BPM inspire bereits im Standard abbilden“, erinnert sich Tobias Krause, Leiter Rechnungswesen der LH Braunschweig. „Durch die hohe Anpassungsfähigkeit der Lösung können wir jetzt zudem sicher sein, dass die Prozesse auch in Zukunft so effizient bleiben wie direkt nach der Implementierung.“ Durch den neuen, papierlosen Freigabeprozess fließen gescannte Papierrechnungen jetzt direkt in den Workflow von BPM inspire, wo sie web-basiert sachlich geprüft, weitergeleitet und freigezeichnet werden können.

Rollenbasierter Zugriff sorgt für maximale Transparenz
Der Echtbetrieb startete im Januar 2009 nach einer kurzen Implementierungsphase an allen 23 Standorten. Seit April 2009 wird der neue Workflow auch für interne Rechnungen genutzt, um so auch die Inhouse-Prozesse noch effizienter zu gestalten. Eingehende Rechnungen werden jetzt von den Mitarbeitern direkt mit einem kompakten Arbeitsplatz-Scanner beidseitig digitalisiert. Da BPM inspire es erlaubt, die Daten der Rechnung direkt ins Archiv zu übernehmen, kann auf diese Weise eine Menge Aufwand gespart werden. Alle weiteren Schritte erfolgen im eigentlichen Workflow als webbasierte Anwendung, die auf jedem Rechner über den Browser ausgeführt werden kann. Dabei greift eine umfassende Zugangskontrolle: Jeder Anwender kann nur die Funktionen nutzen, für die er eine entsprechende Berechtigung besitzt. Durch die Steigerung der Prozesseffizienz kann eine Rechnung so im Idealfall noch am Eingangstag sachlich geprüft, freigegeben, kontiert und verbucht werden. Tobias Krause ist mit dem Ergebnis zufrieden: „BPM inspire hat unsere Erwartungen an eine automatisierte Rechnungsbearbeitung noch übertroffen. Durch die IT-gestützte Prozesssteuerung konnten wir die Rechnungsbearbeitung extrem beschleunigen. Gleichzeitig setzen wir materielle und personelle Ressourcen jetzt viel effizienter ein und konnten so die Kosten nachhaltig senken.“