Ganzheitliche Posteingangsverarbeitung wichtiger Schlüssel für digitalen Erfolg
Dokumente nicht nur klassifizieren sondern Prozesse gleich automatisieren!
Automatisierungen sind wichtiger Grundpfeiler der vielfach diskutierten Digitalisierung. Doch mit einer reinen Automatisierung von Prozessen ist es nicht getan. „Unternehmen müssen verstärkt darauf achten, bereits zu Beginn eines Digitalisierungsprozesses festzulegen, dass verschiedenste Datenquellen und Kanäle effizient miteinander verzahnt und alle Abteilungen abgedeckt werden“, rät jetzt Inspire Technologies, Experte und Anbieter skalierbarer Business Process Management (BPM)-Software (MR.KNOW) zur effizienten Modellierung, Implementierung, Automatisierung sowie Auswertung von Geschäftsprozessen. Wer mehr zum Thema ganzheitliche Posteingangsverarbeitung als Bestandteil durchdachter Digitalisierungsvorhaben erfahren möchte, kann sich am Counter von MR.KNOW und SCE (gfo BPM-Gemeinschaftsstand) auf der IT&Business in Stuttgart informieren.
Vom 29. September bis 1. Oktober 2015 erfahren Messebesucher und Interessierte an Stand G13.6 in Halle 1, wie sie den Einstieg in die Digitalisierung beispielsweise mit ihren Rechnungen und Verträgen starten, und wie sie die zahlreichen Lösungsvorlagen von INSPIRE bei der ganzheitlichen Posteingangsverarbeitung unterstützen. Bestehende Systeme wie beispielsweise Archiv und ERP lassen sich hierbei problemlos integrieren und auch externe Mitarbeiter sowie Lieferanten einbinden. Werkzeuge wie Business Process Management (BPM) sowie Lösungen für die Automatisierung von Geschäftsprozessen wie Rechnungs- und Postverarbeitung leisten Schützenhilfe bei der digitalen Transformation.
Die IT&Business, die DMS EXPO und die CRM-expo sind nun zu einer Veranstaltung zusammengewachsen: die neue IT&Business. Unter einer Marke und unter dem Dach der größten Halle der Messe Stuttgart zeigen Aussteller, wie Unternehmen durch eine digitale Optimierung ihrer betrieblichen Abläufe effizienter, einfacher, sicherer und kostengünstiger arbeiten können. „Die Posteingangsverarbeitung spielt hierbei eine entscheidende Rolle“, erläutert Andreas Mucke, geschäftsführender Gesellschafter der Inspire Technologies GmbH. Viele Unternehmen verstünden unter Digitalisierung in erster Linie noch immer eine Software, die klassische Dokumente digitalisiere. Beispiele sind Rechnungen, Reklamationen oder Verträge. „Dabei sollte es vermehrt darum gehen, alle wichtigen Eingangskanäle bestmöglich miteinander zu verzahnen“, so Mucke. Mithilfe von BPM inspire lassen sich auch unstrukturierte Informationen digitalisieren und Sinnzusammenhänge erstellen. Brüche im System gehören der Vergangenheit an. So unterstützt die Software beispielsweise dabei, auch Telefonate von Kunden, Reklamationsmails oder kurze Kommentare mit klassischen Dokumenten zu verbinden: Alle Daten, die zu einem Vorgang gehören, werden zusammengeführt, das Unternehmen hat einen besseren Überblick. Unternehmen können jegliche Eingangspost direkt in die richtigen Prozesse steuern, beispielsweise Rechnungen in die Rechnungsverarbeitung, Beschwerden in das Reklamationsmanagement, Reisekostenabrechnungen in den Reisekostenworkflow oder Anträge in die Bereiche der Sachbearbeitung. Darüber hinaus lassen sich die verschiedensten Standorte und Systeme integrieren, darunter ERP, ECM oder CRM. Klare Zugriffs- und Berechtigungskonzepte gewährleisten die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien.
Die Posteingangslösung mit MR.KNOW - BPM (ehm. BPM inspire) richtet sich an Unternehmen, die über verschiedene Wege elektronische oder papiergebundene Post erhalten, und diese möglichst schnell und optimal bearbeitet werden muss. Dabei ermöglicht MR.KNOW - BPM neben der Weiterleitung der Eingangspost an direkt adressierte Personen auch die Bedienung von Gruppeneingängen eines Kundenservice oder die Unterstützung von Bestellabwicklungen. Änderungen der Stammdaten wie Adresse oder Bankverbindung, formlose Bestellungen oder auch Standardanfragen wie Vertragsverlängerungen oder -kündigungen können mit MR.KNOW - BPM automatisiert werden. Zusätzlich arbeitet die Lösung unabhängig vom Eingang eines Dokuments: Mit der flexiblen Steuerung von MR.KNOW - BPM lassen sich auch Prozesse automatisieren, bei denen erst im Laufe des Prozesslebenszyklus ein Dokumenteneingang erwartet wird. Abteilungsübergreifende Informationen, die bisher in Papierform tage- und wochenlang unterwegs waren, können durch die Posteingangslösung von MR.KNOW zeitgleich elektronisch und damit in Sekunden verarbeitet werden.
Während DMS-Anbieter oft auf fest programmierte Lösungen setzen, lassen sich mithilfe von MR.KNOW sämtliche Prozesse individuell per Modellierung auf das Unternehmen anpassen und miteinander verknüpfen. Ein weiterer Vorteil: Unternehmen können zunächst mit einem Eingangskanal beginnen und dann je nach Wunsch und Anforderung weitere Kanäle hinzufügen. Alle Lösungsvorlagen sind kostenfrei und auf das jeweilige Unternehmen angepasst. Zudem werden alle Branchen und Firmengrößen adressiert. Denn gibt es im Handel beispielsweise viele Zulieferer und die verschiedensten Warenströme, sieht der Bedarf eines herstellenden Betriebs anders aus – auch die Posteingangsverarbeitung muss anderen Herausforderungen gerecht werden. Bei MR.KNOW lassen sich Oberflächen, Felder, Eskalationen, Zugriffe oder Datenquellen individuell anpassen.