Effiziente Umsetzung der E-Rechnungspflicht mit MR.KNOW

Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland für alle B2B-Unternehmen die Pflicht, E-Rechnungen in einem standardisierten Format zu empfangen und zu verarbeiten. Einfache PDF-Rechnungen ohne strukturierte Daten werden dann nicht mehr als gültig anerkannt. Diese Änderung fördert eine effizientere, genauere und transparentere Rechnungsverarbeitung und beschleunigt die Umsatzsteuerabrechnung durch automatisierte Prozesse, die die europäischen Standards der CEN-Norm EN 16931 einhalten.

MR.KNOW bietet Unternehmen eine umfassende Lösung zur Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung. Diese Lösung digitalisiert und rationalisiert die Verarbeitung eingehender Rechnungen – von der Datenerfassung bis hin zur Buchung in das ERP-System. Dank der modularen Architektur von MR.KNOW wird die elektronische Rechnungsverarbeitung flexibel und erweiterbar gestaltet, sodass sie optimal auf die individuellen Anforderungen und bestehenden Systeme der Unternehmen abgestimmt werden kann. Durch Low- und No-Coding sowie die Modellierung im Standard BPMN 2.0 lässt sich das System schnell und unkompliziert an spezifische Prozesse anpassen.
Bestandskunden erhalten die Möglichkeit Ihre bestehende Lösung schnell und einfach zu erweitern.

Integration für eine optimierte E-Rechnungsplattform

Ein wesentlicher Bestandteil der MR.KNOW-Lösung ist die Unterstützung von E-Rechnungsformaten wie XRechnung und ZUGFeRD, die Unternehmen bei der Umstellung auf die E-Rechnungspflicht optimal begleitet und erleichtert. Durch standardisierte Konfigurationen und Tools wird eine reibungslose Implementierung und die nahtlose Integration in bestehende Systeme sichergestellt.

XRechnung und ZUGFeRD sind zentrale Bestandteile der E-Rechnungspflicht:

• XRechnung ist ein auf XML basierendes Format, das den elektronischen Rechnungsaustausch mit öffentlichen Stellen in Deutschland standardisiert und Interoperabilität sowie Compliance gewährleistet.
• ZUGFeRD kombiniert PDF/A-3-Dateien mit eingebetteten XML-Daten und ermöglicht eine sowohl menschenlesbare als auch maschinenverarbeitbare Rechnungsdarstellung.

Diese Standards vereinfachen den Austausch mit öffentlichen Behörden und Unternehmen erheblich und stellen die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben sicher.

Digitale Transformation der Eingangsrechnungsverarbeitung

Mit MR.KNOW erfolgt die Eingangsrechnungsverarbeitung vollständig digital und automatisiert. Hierzu gehören:

• Automatisierte Erfassung und Validierung: OCR-Technologien und Formatadapter für XRechnung und ZUGFeRD ordnen XML-Daten den jeweiligen Rechnungsfeldern zu, wodurch Daten aus digitalen Rechnungen (z.B. EDI, ZUGFeRD, Fattura, XML) effizient erfasst und geprüft werden.
• Integration in bestehende ERP-Systeme: Durch die systemübergreifende Anbindung (z.B. SAP, MS Dynamics, Datev) werden die Rechnungsdaten nach der Erfassung nahtlos mit dem ERP-System abgeglichen, um die Vollständigkeit und Konsistenz zu gewährleisten. Auch die Anbindung an andere Systeme wie ECM, CRM und DMS ist problemlos möglich.
• Automatisierung des Freigabe- und Buchungsprozesses: Die Rechnungsfreigabe und -buchung erfolgt automatisch oder manuell, je nach Bedarf. Das ermöglicht eine präzise Zuordnung zu unterschiedlichen Kostenstellen und individuellen Regelungen.
• Modulares Design und papierlose Weiterverarbeitung: MR.KNOW lässt sich einfach um Funktionen zur Ausgangsrechnungsverarbeitung erweitern. Alle Rechnungspositionen werden papierlos und gemäß klar definierten Freigaberegeln weitergeleitet.

Vorteile von MR.KNOW für die E-Rechnungsverarbeitung

MR.KNOW unterstützt nicht nur bei der Einhaltung der neuen Vorschriften, sondern optimiert zugleich die Effizienz und Genauigkeit der Rechnungsprozesse:

• Automatisierte Prüfungen: Der Abgleich mit Bestelldaten im ERP-System sorgt für eine lückenlose Plausibilitätskontrolle. Dies verhindert Fehler und ermöglicht eine schnelle Eskalation bei Unstimmigkeiten.
• Individuelle Anpassungen: Über eine benutzerfreundliche Oberfläche lassen sich individuelle Benachrichtigungen und Aufgaben zuweisen. Sichten können für verschiedene Nutzungsprofile (Buchhaltung, Manager, etc.) angepasst werden.
• Compliance und Transparenz: Über integrierte Reporting- und Monitoring-Funktionen können alle Rechnungsprozesse detailliert nachverfolgt werden, was die Transparenz und die Einhaltung regulatorischer Anforderungen erhöht.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 fordert Unternehmen dazu auf, ihre Eingangsrechnungsverarbeitung auf den neuesten Stand zu bringen. Mit MR.KNOW erhalten sie eine modulare, skalierbare Lösung, die neben der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften eine umfassende Prozessautomatisierung ermöglicht. Von der Erfassung und Prüfung über die Buchung bis hin zur Auswertung und Optimierung – MR.KNOW unterstützt Unternehmen dabei, die Effizienz und Transparenz der Rechnungsverarbeitung nachhaltig zu verbessern.

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