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Datenverarbeitung für Bewerber

Nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung.

  1. Allgemeine Informationen – wer ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich und an wen können Sie sich bei Fragen wenden?

Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) ist:

Inspire Technologies GmbH (kurz: INSPIRE)
Leopoldstr. 1
78112 St.Georgen
Telefon +49 7724 85990-10
Telefax +49 7724 85990-29
E-Mail
kontakt(at)mrknow.ai

Unseren Datenschutzbeauftragten (m/w/d) erreichen Sie unter:

datenschutz(at)mrknow.ai
oder unserer Postadresse (siehe oben) mit dem Zusatz „z.Hd. Datenschutzbeauftragter“

Welche Daten verarbeiten wir und aus welchen Quellen stammen diese?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhalten. Diese Daten entstammen entweder aus dem von Ihnen postalisch oder per E-Mail zugesandten Bewerbungsschreiben und von Ihnen beigefügten Dokumenten oder einer E-Mailangehängten Dateien (Anschreiben, Passbild, Lebenslauf, Zeugnisse).

Weitere Einzelheiten zu den konkret verarbeiteten Datenkategorien sowie den entsprechenden Quellen finden Sie im Abschnitt – Besondere Informationen (dort Ziffer 1).

Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu verschiedenen Zwecken. Grundsätzlich kommen als Zwecke der Verarbeitung in Betracht: Die Verarbeitung zur Anbahnung von Vertragsverhältnissen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO). Die weiteren Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den Hinweisen im Abschnitt – Besondere Informationen (dort Ziffer 2) entnehmen.

Wer bekommt Ihre Daten?

Innerhalb der INSPIRE erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die mit der Vorbereitung und der Durchführung des Bewerbungsprozesses betraut sind. Das sind die Mitarbeiter in der Personalabteilung sowie die Fachbereiche, in denen eine Stelle besetzt werden soll, die Führungskräfte und die potentiellen Vorgesetzten. Auch von uns eingesetzte und im Auftrag tätige Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter, vgl. Art. 28 DSGVO, § 62 BDSG) können zu diesen genannten Zwecken Daten verarbeiten. Einzelheiten zu den von uns eingesetzten Auftragsverarbeitern sowie den konkreten Empfängern, die personenbezogene Daten erhalten, sind im Abschnitt – Besondere Informationen (dort Ziffer 3) enthalten.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer des Bewerbungsprozesses. Wenn es im Anschluss des Bewerbungsverfahrens zu einem Beschäftigungsverhältnis/Ausbildungsverhältnis/Praktikum kommt, werden die Daten zunächst weiterhin gespeichert und in die Personalakte überführt. Ansonsten endet der Bewerbungsprozess mit dem Zugang einer Absage beim Bewerber. Spätestens 6 Monate nach Zugang der Absage werden die Daten anonymisiert. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Dauer eines Rechtsstreits) erforderlich ist.

Gegebenenfalls erhalten Sie trotz einer Absage in einem konkreten Bewerbungsverfahren eine Einladung für einen sogenannten „Talentpool“ für künftige Stellenausschreibungen bei INSPIRE. Im Falle Ihrer Einwilligung werden Ihre Bewerbungsdaten für maximal drei Jahre gespeichert. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit per E-Mail an bewerbung(at)mrknow.ai widerrufen; in diesem Fall werden Ihre Daten unverzüglich gelöscht.

Schließlich beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) bis zu dreißig Jahre betragen können, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.

Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten findet nicht statt.

Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Zur Ausübungen der vorgenannten Rechte wenden Sie sich Bitte an datenschutz(at)mrknow.ai

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrnehmung unserer berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgt, können Sie dieser Verarbeitung nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben in Art. 21 DSGVO widersprechen. Hinweise zu Ihrem Widerspruchsrecht finden Sie unter dem Punkt II. 6. „Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO“.

Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit a) DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit a) DSGVO beruht, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs. Die für unser Unternehmen zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden Württemberg.

Besteht für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Es besteht keine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung von Daten. Im Rahmen Ihrer Bewerbung sollen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung der Bewerbung erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir jedoch Ihre Aufnahme in den Bewerbungsprozess ablehnen müssen.

II. Besondere Informationen

In diesem Abschnitt - Besondere Informationen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des jeweiligen Bewerbungsprozesses informieren. Die nachfolgend dargestellten Verarbeitungstätigkeiten betreffen stets den Bewerber.

1. Welche Daten verarbeiten wir und aus welchen Quellen stammen diese?

Anknüpfend an die Ausführungen im Abschnitt „I. Allgemeine Informationen“ verarbeiten wir im Rahmen einer postalischen oder E-Mail Bewerbung die folgenden Daten bzw. Kategorien von Daten:

a) Daten, die wir von Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses erhalten

Wir verarbeiten folgende Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir von Ihnen direkt oder über von Ihnen beauftragte Personen erhalten:

  • Stammdaten:
    -Geschlecht, Name, Anschrift, Telefonnummern und E-Mail-Adresse;
    - Falls vom Bewerber im Lebenslauf angegeben: u.a. Geburtsdatum, -ort, -land und ggf. –name, Staatsangehörigkeit, Familienstand
  • Daten, wie Sie auf das Stellenangebot aufmerksam geworden sind.
  • Daten über den Grund für das angestrebte Praktikum (Nur im Falle einer Bewerbung für einen Praktikumsplatz).
  • Daten über die Schulausbildung im Einzelnen (Nur im Falle einer Bewerbung für einen Ausbildungsplatz): Beginn und Ende der Schulausbildung; Art der Schule, Art des Abschlusses, Gesamtnotendurchschnitt des letzten Zeugnisses (ohne Kopfnoten), Noten des letzten Zeugnisses in den Fächern Mathematik, Deutsch, Englisch, BWL, Rechnungswesen.
  • Daten über die Ausbildung (u.a. Schule, Universität, betriebliche Ausbildung)
  • Daten über außerberufliche Interessen: Hobbies, Ehrenamtliches Engagement
  • Daten über den Inhalt ehemaliger/aktueller Arbeitsverhältnisse, z.B. Arbeitsaufgaben, Leistungsdaten, ausgefüllte Positionen (Diese Daten können sich aus Ihrem Anschreiben/Lebenslauf/beigefügten Arbeitszeugnissen ergeben).
  • Passbild
  • Anderweitige Daten, die Sie uns im Bewerbungsprozess freiwillig überlassen, indem Sie sie hochladen oder uns anderweitig zukommen lassen, wie etwa in Ihrem Bewerbungsschreiben, Lebenslauf oder Zeugnisse.
  • Kommunikationsdaten: Inhalte persönlicher oder telefonischer Gespräche und sonstige Daten, die im Rahmen der Kommunikation (z. B. bei telefonischen Rückfragen unsererseits, bei Verwendung des Kontaktformulars) mit Ihnen anfallen.
  • Datenschutzrechtliche Erklärungen:
    - Einwilligungserklärungen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten;
    - Erklärungen zum Widerruf etwaiger von Ihnen erteilter Einwilligungen;
    - Erklärungen zum Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten;
    - Erklärungen zur Geltendmachung Ihrer Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit einschließlich der Informationen, die Sie uns bei der Geltendmachung Ihrer Rechte mitteilen.

b) Daten, die wir von Dritten erhalten

Wir verarbeiten keine Daten bzw. Kategorien von Daten, die wir von Dritten erhalten.

2. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Anknüpfend an die Ausführungen im Abschnitt „I. Allgemeine Informationen“ verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen zu den folgenden Zwecken:

Zweck / berechtigtes Interesse

Verarbeitete Daten bzw. Kategorie von

Rechtsgrundlage(n)

Vertragsanbahnung einschließlich der Kommunikation mit der betroffenen Person

Stammdaten, Daten wie Bewerber auf die Stelle aufmerksam geworden ist, Daten über den Grund für das angestrebte Praktikum, Daten über die Schulausbildung, Passbild, Daten, ob es sich um einen internen Bewerber handelt, Kommunikationsdaten, Bewerbungsnummer, Anderweitige Daten die Sie uns im Bewerbungsprozess freiwillig überlassen, indem Sie sie hochladen oder uns anderweitig zukommen lassen, wie etwa in Ihrem Bewerbungsschreiben, Lebenslauf oder Zeugnisse

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Es wird angezeigt, ob der interne Bewerber sich bereits auf mehrere Stellen beworben hat. Hierdurch haben wir die Möglichkeit, die interne Stellenvergabe besser zu koordinieren und eine für beide Seiten (Bewerber und potentieller Arbeitgeber) möglichst effiziente und zufriedenstellende Lösung zu finden.

Daten, ob es sich um einen internen Bewerber handelt

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Nach Zustandekommen eines Arbeitsvertrags werden Daten in die Personalakte des Betroffenen gespeichert. Diese Daten dienen dann als Grundlage für die spätere berufliche Entwicklung des Betroffenen (z. B. Erkennen von Fortbildungs-, Weiterentwicklungsmöglichkeiten/-bedarf je nach Vorkenntnissen, Beförderungsmöglichkeiten je nach vorhandenen Qualifikationen etc.)

Stammdaten, Daten wie Bewerber auf die Stelle aufmerksam geworden ist, Daten über den Grund für das angestrebte Praktikum, Daten über die Schulausbildung, Daten, ob es sich um einen internen Bewerber handelt, Kommunikationsdaten, Anderweitige Daten die Sie uns im Bewerbungsprozess freiwillig überlassen, indem Sie sie hochladen oder uns anderweitig zukommen lassen, wie etwa in Ihrem Bewerbungsschreiben, Lebenslauf oder Zeugnisse

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Nach Zustandekommen eines Arbeitsvertrags werden die Daten außerdem zur Missbrauchskontrolle in die Personalakte des Betroffenen gespeichert.

Stammdaten, Daten wie Bewerber auf die Stelle aufmerksam geworden ist, Daten über den Grund für das angestrebte Praktikum, Daten über die Schulausbildung, Daten, ob es sich um einen internen Bewerber handelt, Kommunikationsdaten, Daten die Sie uns im Bewerbungsprozess freiwillig überlassen, indem Sie sie uns zukommen lassen, wie etwa Ihr Bewerbungsschreiben, Lebenslauf oder Zeugnisse

Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO

Auf Grund des Bewerbungsprozesses können ggf. gegenseitige Rechtsansprüche (z.B. vorvertragliche Ansprüche, AGG- Ansprüche) entstehen. Die erhobenen Daten sind erforderlich zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung dieser (potentiellen) Rechtsansprüchen.

Stammdaten, Kommunikationsdaten, Nutzungsdaten

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Einwilligungsmanagement (Verwaltung von datenschutz- und lauterkeitsrechtlichen Einwilligungs- und Widerrufserklärungen)

Stammdaten, Datenschutzrechtliche Erklärungen

Art. 6 Abs. 1 lit c DSGVO

Betroffenenrechtemanagement (Bearbeiter von Anfragen betroffener Personen zu Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit zur Erfüllung der datenschutzrechtlichen Rechte der betroffenen Personen)

Alle Daten bzw. Kategorien von Daten, die Gegenstand der jeweiligen Anfrage sind

Art. 6 Abs. 1 lit.c DSGVO

 

3. Wer bekommt Ihre Daten?

a)  Auftragsverarbeiter

Ihre Daten aus der postalischen oder E-Mail Bewerbung werden nicht an Auftragsverarbeiter weitergegeben.

b)  Verantwortliche

Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, die diese dann in eigener Verantwortung verarbeiten.

4.Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Unserer Entscheidungsfindung im Rahmen des Bewerbungsprozesses beruht nicht auf einer automatisierten Verarbeitung gemäß Artikel 22 DSGVO.

5. Inwieweit werden Ihre Daten für die Profilbildung genutzt?

Ihre Daten werden nicht zu einer Profilbildung (Profiling) genutzt. Profiling ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte zu analysieren oder vorherzusagen.

6. Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. f) der DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein etwaiges auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an die in den Datenschutzhinweisen im Abschnitt I. „Allgemeine Informationen - Wer ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich und an wen können Sie sich bei Fragen wenden?“ genannten Stellen gerichtet werden oder an datenschutz@mrknow.ai

 

MR.KNOW